O grande desafio do SPED: manter a integridade das informações face à inconstante legislação

Fabio Rodrigues*

Desde a instituição do SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital, os investimentos em tecnologia por parte das empresas têm aumentado muito. É comum encontrarmos cifras milionárias para atender e essa nova obrigação.

No início do SPED, os elevados investimentos eram ainda mais comuns, uma vez que a demanda superava a oferta. Com o aumento do número de players de tecnologia, seguindo a conhecida "Lei da Oferta e Procura", esses valores foram sendo reduzidos, mas não que isso significasse o fim dos elevados gastos, ainda mais que a cada momento novas empresas tornam-se obrigadas e novos projetos são instituídos.

Desde a instituição do SPED, seja da Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, da Escrituração Fiscal Digital - EFD ou mesmo da Escrituração Contábil Digital - ECD, a grande preocupação das empresas tem sido realizar o envio das informações no prazo. O que é natural, uma vez que a não entrega no prazo sujeita o contribuinte a elevadas penalidades.

Para isso, essas empresas têm deslocado seus principais profissionais e contratado os melhores serviços disponíveis no mercado. E não são poucas as soluções existentes, desde aquelas que fazem a geração do arquivo a ser entregue, àquelas que possibilitam a interação com o SPED.

Nos eventos ligados ao SPED, é comum a apresentação de cases de sucesso, onde os profissionais de grandes e reconhecidas empresas apresentam as boas práticas adotadas para cumprir da melhor forma com essa obrigação. Os grandes destaques ficam por conta das empresas que, no menor tempo possível, conseguem gerar e enviar seus documentos fiscais à SEFAZ, o que é muito importante, uma vez que tem um impacto direto na operação comercial da empresa.

Mas o SPED é só isso? É só garantir que a informação seja enviada no prazo e no menor tempo possível? Sem dúvida, esse é o problema mais imediato das empresas, mas não nos enganemos, pois é apenas o primeiro passo, que não garante em nada o sucesso desse projeto. Nunca podemos nos esquecer qual é a função do SPED: ser uma poderosa ferramenta à disposição da fiscalização.

Aquilo que pode parecer o fim do nosso trabalho é apenas o começo do trabalho da fiscalização, que a partir do recebimento dos arquivos enviados iniciará sua função de identificar possíveis passivos tributários. Para que haja êxito nesse processo, portanto, é necessário garantir a qualidade das informações que estão sendo enviadas. Em um sistema tributário como o nosso, em que a inconstância da legislação é uma constante, resolver esse problema é nosso novo desafio.

Mas como manter-se atualizado a essa infinidade de alterações? São inúmeras as regras tributárias, que ainda se alteram em relação a cada Estado. E também temos a substituição tributária. Será que determinado produto está sujeito à substituição naquela operação com a Bahia? E se aquele mesmo produto for enviado a Minas Gerais, teremos substituição tributária? E aquele novo protocolo, será que mudou a relação de Estados que praticam substituição tributária com seu produto? E os MVA que mudam a todo momento; como aplicar os percentuais corretos?

O desafio do SPED pode ser muito maior ao imaginado. Neste novo cenário, de transparência na relação entre fisco e contribuinte, sua empresa só estará segura se encontrar meios para garantir a propriedade das informações que estão sendo enviadas. Aguardar que os possíveis equívocos sejam identificados apenas nas auditorias da fiscalização não pode ser uma opção. Este é o momento de investir em soluções que garantam a integridade das informações em face da cada vez mais inconstante legislação tributária. Esses devem ser os novos cases de sucesso do SPED.