Sistema de Registro Único - SRU

Stanley Martins Frasão*

Na qualidade de consultor externo do Prêmio Innovare (clique aqui), que tem por objetivo o desenvolvimento de projetos para pesquisa e modernização da Justiça Brasileira), em 2009, fui recebido pelos autores da Prática, categoria Ministério Público, SRU - Sistema de Registro Único, Jairo Cruz Moreira, Adilson de Oliveira Nascimento, Alexandre Carlos Botrel e Maria Cláudia Guatimosim Samarane.

O SRU - Sistema de Registro Único é um sistema de gerenciamento de processos e procedimentos afetos à atuação do Ministério Público do Estado de Minas Gerais, oficialmente em operação a partir de 15 de fevereiro de 2008, que tem por escopo proporcionar maior celeridade na atuação do MPMG, através de um controle efetivo da tramitação dos feitos e os respectivos prazos, além da geração automatizada e padronizada de diversos documentos. O SRU é um sistema institucional, de uso perene e obrigatório em todas as 295 Comarcas do Estado de Minas Gerais.

Vale informar os benefícios do SRU, pois no primeiro ano de utilização do Sistema verificou-se uma redução no tempo médio de tramitação dos inquéritos civis e outros feitos da ordem de 18%, o que representa um benefício direto à população, ou seja, a pacificação social mais célere.

O Sistema conta com um eficiente controle de prazos que gerencia as prorrogações dos mesmos, o cumprimento de diligências e o adimplemento das cláusulas de Termos de Ajustamento de Conduta. Mediante tal controle, o presidente do feito e os servidores que nele praticam atos recebem relatórios automatizados do vencimento dos prazos, podendo concentrar seus esforços naqueles feitos que demandarem maior atenção.

Além disso, com a utilização do SRU várias tarefas que consumiam grande tempo dos servidores e membros foram automatizadas, como a expedição de intimações e notificações, geração de termos processuais/procedimentais, controle da alocação física dos autos, substituição de diversas comunicações interna corporis antes realizadas por meio de ofícios, via de regra, encaminhados pelos correios por comunicações eletrônicas automatizadas.

Outro benefício que conferiu maior eficiência foi a padronização dos trâmites procedimentais por meio da edição de atos normativos que disciplinam a utilização do Sistema e o "iter" dos processos e procedimentos.

Com a implementação do SRU, a Instituição agora dispõe de relatórios estratégicos e estatísticos que norteiam a Administração Superior, de forma objetiva, na alocação de recursos humanos e materiais, bem como na definição das políticas institucionais.

Foram resolvidos 11.096 processos até agosto de 2009, apresentando uma conclusão, em média, 20% mais célere.

O alcance territorial é o Estado de Minas Gerais, mas o SRU está sendo demandado para utilização em outros Estados.

A população do Estado de Minas Gerais foi beneficiada, gerando alcance social: (i) Celeridade - os procedimentos administrativos, no 1º. ano apresentaram conclusão em média 20% mais célere; (ii) Eficiência - propicia efetivo controle de resultados com a otimização de recursos; (iii) Satisfação do Usuário - Interface amigável, telas padronizadas e de fácil utilização; (iv) Criatividade - Pioneiro no Brasil no gerenciamento dos feitos relacionados à atuação do Ministério Público; (v) Qualidade - Excelência na execução dos serviços, controles, processos e alcance de resultados; (vi) Desburocratização - Automação de tarefas, com a eliminação de rotinas administrativas;e, (vii) Exportabilidade - O sistema vem sendo demandado para utilização em outros estados. Sua tecnologia é acessível e de fácil incorporação.

O sucesso da implantação do SRU decorre de vários fatores, mormente à filosofia adotada de não impingir aos membros e servidores um trabalho a mais, mas a substituição de rotinas repetitivas pela automação dessas tarefas com vantagens. Ademais, foi disponibilizada a geração automatizada de um conjunto de documentos (ofícios, portarias, capas dos autos, certidões, etc.) padronizados, que conferiu maior celeridade e confiabilidade na realização dessas tarefas.

O gerenciamento dos prazos de diligências, dos termos de ajustamento de conduta, das recomendações e do andamento dos feitos, permitiu aos Promotores de Justiça e servidores um controle efetivo de sua tramitação. A adoção dessas medidas propiciou uma redução média de cinco meses no tempo de tramitação dos feitos, beneficiando a sociedade com celeridade na tramitação dos feitos.

Foi criado um Núcleo de Gerência que conta com diversos canais de comunicação com os usuários, inclusive uma central de atendimento para dirimir dúvidas na utilização do Sistema bem como para receber sugestões de melhorias.

A implantação do SRU afetou a organização e os métodos de trabalho de membros e servidores do Ministério Público. Em consequência disso, houve uma natural resistência à sua utilização. Como estratégia para vencer a aludida resistência foi realizado um longo programa de treinamento presencial, disponibilizado a todos os membros e servidores, no qual destacou-se as inúmeras vantagens e contrapartidas da utilização do SRU. Além disso, foi necessário aguardar a estruturação do acesso à Internet, por meio de provedores de banda larga, em todas as 295 Comarcas do Estado, o que já constava de planejamento anterior da Diretoria de Informática da Instituição.

O SRU é gerido por uma Equipe Multidisciplinar formada por membros e servidores da Instituição.

A Comissão de Implantação, Expansão e Utilização do SRU é composta por dois membros representando a Procuradoria-Geral de Justiça, um membro representando a Corregedoria-Geral do Ministério Público, um servidor representante do Centro de Estudos e Aperfeiçoamento Funcional - CEAF, além dos dois servidores gerentes do Sistema. Todos foram indicados por ato do Procurador-Geral de Justiça.

A Gerência do SRU conta com dois gerentes. O Núcleo de Gerência do SRU dispõe, ainda, de uma Central de Atendimento com dois servidores.

Em uma atuação sinérgica com a Diretoria de Informática existe um núcleo de desenvolvimento formado por quatro analistas de sistemas com dedicação exclusiva ao SRU.

Todos os integrantes da equipe foram escolhidos por sua ampla experiência nas respectivas áreas de atuação necessárias ao desenvolvimento do Sistema. Além disso, parte da equipe viajou por todo o Estado disponibilizando treinamento presencial a todos os membros e servidores da Instituição, tanto nas alterações normativas pertinentes e suas implicações no dia-a-dia de Promotores de Justiça e Servidores, quanto na efetiva utilização do Sistema.

O SRU - Sistema de Registro Único certamente traz benefícios específicos que tornaram a Justiça mais Rápida e Eficaz, devendo ser replicado pelos demais Estados da Federação.

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*Sócio do escritório Homero Costa Advogados