A aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados nos cartórios tem gerado polêmicas e uma das principais, sem dúvida, é as certidões. Não é por acaso. A expedição de certidões por notários e registradores é atribuição prevista no artigo 6º da lei 8.935/94 e no artigo 19 da lei 6.015/73, respectivamente. São as certidões as responsáveis por suscitar o aparente conflito entre a publicidade e o direito fundamental à proteção de dados pessoais. Muitas dúvidas são levantadas, e a implementação normativa geralmente impacta no modo de proceder cotidiano dos agentes notariais e registrais.

Embora privacidade e intimidade fossem protegidas originariamente pela Constituição Federal, a proteção de dados pessoais passou a integrar o rol de direitos e garantias fundamentais ao cidadão a partir da promulgação da Emenda Constitucional 115/2022. De acordo com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados - ANPD, "a importância dos direitos à privacidade e proteção de dados estar elencado no artigo 5º da Constituição Federal é que os direitos fundamentais são garantias com o objetivo de promover a dignidade humana e de proteger os cidadãos. O direito à privacidade e à proteção de dados pessoais é essencial à vida digna das pessoas, principalmente nesse contexto de total inserção na vida digital.¹" 

O reconhecimento específico da proteção dos dados pessoais como direito fundamental busca garantir que as condições para desenvolvimento da construção da personalidade estejam protegidas. Para Ingo Sarlet e Giovani Agostini Saavedra, "as várias novas tecnologias, que ampliam as possibilidades de exposição, troca e tratamento de dados, somente serão legítimas se não desnaturarem a base do Direito, que é a autodeterminação livre, que se expressa por meio da vontade"².

O direito à proteção de dados pessoais pode ser associado a alguns princípios e direitos fundamentais de caráter geral e especial, como o princípio da dignidade da pessoa humana, o direito fundamental ao livre desenvolvimento da personalidade, o direito geral de liberdade e os direitos à privacidade e à intimidade. Para Ingo Sarlet, o fundamento constitucional que mais se aproxima ao da proteção de dados pessoais é "o direito ao livre desenvolvimento da personalidade, radicado diretamente no princípio da dignidade da pessoa humana e no direito geral de liberdade".³ Na nova concepção da digital person, a proteção dos dados pessoais está relacionada ao livre desenvolvimento e determinação da personalidade, diretamente vinculada à proteção da personalidade, porém autônoma, enquanto direito fundamental relacionado à privacidade entendida em seu conceito clássico do the right to be left alone.

Com o objetivo de tutelar a garantia fundamental à proteção dos dados pessoais, a lei 13.709/18 estabeleceu que as atividades de tratamento de dados pessoais deverão observar a boa-fé e mais dez princípios, entre eles o da finalidade, adequação e da necessidade. A própria lei, no artigo 6º explica o significado de cada um deles. O princípio da finalidade determina que o tratamento dos dados pessoais tenha um propósito legítimo, específico e explícito, que precisam ser informados ao titular. O princípio da adequação se relaciona à compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas, de acordo com o contexto. E o princípio da necessidade, também denominado de princípio da minimização, limita o tratamento ao mínimo necessário para a realização de suas finalidades, com a abrangência dos dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação às finalidades do tratamento de dados. Esses três princípios estão interligados pelo princípio da proporcionalidade.

Enfrentar esta polêmica pode ser uma oportunidade especial de distinguir noções e separar conceitos básicos, o que, ao final, facilitará sobremaneira a atuação cotidiana dos serviços notariais e registrais resultando em mais segurança e proteção social. Como será demonstrado, o conflito entre os direitos de proteção aos dados pessoais e a publicidade (registral e das formas notariais) é, de fato, apenas aparente, e isso decorre das dimensões distintas entre a publicidade notarial e registral, e da necessidade de conjugação dos princípios da Lei Geral de Proteção de Dados com o direito de acesso a informações sob a guarda dos notários e registradores.

Iniciando pelos notários, o inciso II do artigo 6º da Lei 8.935/94 dispõe que compete a eles "intervir nos atos e negócios jurídicos a que as partes devam ou queiram dar forma legal ou autenticidade, autorizando a redação ou redigindo os instrumentos adequados, conservando os originais e expedindo cópias fidedignas de seu conteúdo".

Historicamente, os tabeliães de notas exercem a função de redatores e conservadores dos documentos que consignam a manifestação da vontade dirigida a criar, modificar ou extinguir direitos. Como consequência da atribuição de guarda e conservação dos documentos, está a expedição de cópias fidedignas do conteúdo desses instrumentos públicos. Os artigos 217 do Código Civil e 425, II do Código de Processo Civil determinam que as certidões extraídas dos instrumentos arquivados pelo tabelião terão a mesma força probante que os originais. Nestes documentos constam, pelo menos, três modalidades distintas de dados: os pessoais (geolocalização, endereço, número de documentos privados, dados fiscais, dados bancários, entre outros, que inclusive poderão ser sensíveis), os referentes ao próprio negócio jurídico (dados que descrevem a forma de criação, extinção e modificação de direitos) e os incidentais (dados que eventualmente sirvam à conservação de informações relevantes atuais ou a serem comprovadas no futuro, tais como consensos compartilhados sobre temas, declarações recíprocas, condições especiais de realização do ato/negócio). 

O instrumento é público porque redigido e conservado por um agente público - que é o notário, também incumbido de expedir as certidões, e é preciso ressaltar que a lei não diz a quem essas certidões se destinam, diferentemente do que acontece com as certidões expedidas por registradores públicos. A Lei de Registros Públicos - Lei 6.015/73, em seus artigos 16 e 17, assim dispõe:

Art. 16. Os oficiais e os encarregados das repartições em que se façam os registros são obrigados:

1º a lavrar certidão do que lhes for requerido;

2º a fornecer às partes as informações solicitadas.

Art. 17. Qualquer pessoa pode requerer certidão do registro sem informar ao oficial ou ao funcionário o motivo ou interesse do pedido. (...)

Uma primeira leitura dos dispositivos já revela que a extensão da publicidade registral é muito mais ampla do que a notarial. Registradores públicos são obrigados a lavrar certidões do que lhes for requerido (objeto mais amplo) e a fornecer às partes as informações solicitadas (não apenas dos atos de registro em sentido amplo por eles praticados). Na sequência, o legislador deixa expressa a certeza de que a publicidade registral se destina a qualquer pessoa, que, sequer precisará informar o motivo ou o interesse do pedido (ponto sobre o qual se pode levantar dúvidas a partir da vigência da necessária proteção de dados e dos direitos fundamentais, mas que não tratarei neste momento). De outro lado, é importante repetir que em momento algum a lei 8.935/94 determina a expedição de certidões pelo notário a qualquer pessoa, tampouco existe previsão legal do fornecimento de certidão de outras informações que estejam sob a guarda do notário, o que limita o objeto das certidões aos atos protocolares. Até aqui, as diferenças já são notáveis.

Isso porque a publicidade notarial atua em plano distinto do da publicidade registral. Ela é requisito de validade de certos atos jurídicos, conforme dispõe o artigo 104, III, do Código Civil. Nas oportunidades em que houver a forma pública exigida pela lei, como por exemplo nos artigos 108 e 1.653 do Código Civil, o instrumento terá que ser redigido por agente público - o notário. A regra geral dos atos e negócios jurídicos entre particulares é a liberdade de conformação. A forma pública é exceção, diante do princípio da liberdade de forma consagrado no artigo 107 do Código Civil, e a publicidade notarial recai sobre a forma do negócio jurídico, porque compõe o seu núcleo de instrumentalização para acessar ao plano da validade do ato. Não há dúvidas quanto à existência, o plano de atuação da publicidade notarial é o da validade. Pelo instrumento público, pessoas, físicas ou jurídicas, privadas ou entes públicos, criam, modificam ou extinguem direitos subjetivos de natureza pessoal, cujos efeitos jurídicos se irradiam inter partes. (Para fins de adequação técnica, esclarece-se que os direitos reais exigirão título e modo para fazer frente aos planos de existência, validade e eficácia).

Totalmente distinto é o âmbito de incidência da publicidade registral, que pode atuar sobre os dois outros planos, como elemento integrativo do suporte fático. Somente se pode afirmar a existência do direito subjetivo apontado se cumpridas as formalidades específicas de lei para isso, o que inclui o registro. Exemplo disso, é o direito real sobre os bens imóveis que somente ocorre mediante o registro do título junto ao Registro de Imóveis, e a própria existência da pessoa jurídica, que depende do registro no Registro Civil das Pessoas Jurídicas ou no Registro Público de Empresas Mercantis. Ademais, opera em outro plano, o da eficácia, mais precisamente, pois, capaz de agregar uma eficácia extraordinária ao ato jurídico. Da publicidade registral decorre a oponibilidade, o efeito erga omnes, tornando o ato jurídico cognoscível a todos, e por isso é pressuposto o seu acesso ilimitado. É certo que o registrador público também é agente público, afinal, o artigo 236 também define a sua atividade como pública, delegada e com exercício em caráter privado. Então, é possível afirmar que para os registradores públicos a publicidade assume uma função tríplice, atuando no plano da existência, da eficácia e garantindo a presença do Poder Público no ato de registro.

Entendida a diferença entre as publicidades, não é descabido afirmar que a expedição de certidões de que trata o artigo 6º da Lei 8.935/94 se destina às partes que figuram no instrumento público, não havendo sequer previsão de fornecimento a outras pessoas. Se até bem pouco tempo essa ideia parecia não fazer sentido, pois na prática o fornecimento de certidões sempre se deu de modo indistinto e sem questionamentos por notários e registradores, a Lei Geral de Proteção de Dados trouxe uma nova dimensão à questão, que precisa ser compreendida por todos que participam do sistema extrajudicial, principalmente diante do novo procedimento que se impõe para o fornecimento de certidões pelos notários.

Não se pode associar a expedição de uma cópia do inteiro teor (possível de ser entregue às partes ou aos seus procuradores) com o fornecimento da certidão adequada à LGPD. Esta última constitui-se verdadeiro serviço novo da atividade notarial, criado e exigido pela LGPD, porque envolve custo operacional novo, estrutura nova e procedimento específico para avaliação e validação, verificando se é possível ou não, e em quais limites pode ser expedida a certidão requerida pela parte. Por ser expediente novo, vai precisar ser regulada pelo Conselho Nacional de Justiça e Corregedorias, a fim de que se atualize a tabela de emolumentos com a previsão do procedimento, pois não se trata de uma simples certidão. Não é, e nem pode ser confundida como tal.

Considerando que expedir certidões - devidamente adequadas à LGPD -  é uma operação de tratamento de dados pessoais, pois por meio dela os dados do titular são transmitidos, compartilhados, distribuídos, utilizados, para citar algumas das operações previstas no artigo 5º, a partir da vigência da Lei Geral de Proteção de Dados, um novo procedimento para expedição de certidões de adequação se torna imperioso para atender ao disposto no artigo 21 do Provimento CNJ n. 134/2022:

Art. 21. Na emissão de certidão o Notário ou o Registrador deverá observar o conteúdo obrigatório estabelecido em legislação específica, adequado e proporcional à finalidade de comprovação de fato, ato ou relação jurídica.

Parágrafo único. Cabe ao Registrador ou Notário, na emissão de certidões, apurar a adequação, necessidade e proporcionalidade de particular conteúdo em relação à finalidade da certidão, quando este não for explicitamente exigido ou quando for apenas autorizado pela legislação específica.

Daí decorre, seguramente, que a expedição de certidões como antes se fazia, somente será possível aos titulares de dados, ou aos seus procuradores. Quaisquer outros requerimentos, não são meras certidões, mas requerimento específico ao notário de um procedimento especial, que exige análise, validação de fundamentos materiais pelos quais se requer o acesso aos dados pessoais e, após isso, adaptação à LGPD, eventualmente omitindo dados pessoais e incidentais, para então ser extraída a certidão adequada. O custo operacional para realização deste processo é completamente diferente da extração simples de certidões e vai precisar ser fixado pelos órgãos competentes, a partir da compreensão de que há um processamento envolvido, com avaliação de razões e atividades artesanalmente realizadas pelo notário, com comprometimento de tempo de funcionário devidamente especializado e qualificado.

A adoção de um procedimento específico sempre que as certidões não forem expedidas para os próprios titulares a quem os dados se referem, ou seu representante, vai muito além de um novo termo ou nova designação para tratar das certidões. De fato, há uma verdadeira mudança de paradigma, no sentido de que não devem ser admitidos dados pessoais irrelevantes transitando na sociedade da informação, com potencial à violação de direitos fundamentais.

Quando Conselho Nacional de Justiça dispõe que cabe ao registrador ou ao notário, na expedição de certidões, apurar a adequação, necessidade e proporcionalidade de particular conteúdo em relação à finalidade da certidão, está determinando que o pedido de certidão de um ato lavrado no tabelionato de notas deve instaurar um procedimento, que como tal, desenvolve-se em pelo menos quatro etapas distintas:

Etapa 1 - Requerimento escrito pela parte interessada, que deverá ser identificada e deverá informar os motivos (justificativa) pelo qual deseja ter acesso ao conteúdo do instrumento público.

Etapa 2 - Análise do pedido pelo tabelião ou seu preposto, para verificar, mediante a aplicação dos princípios da finalidade, da necessidade e da adequação quais informações constarão da certidão a ser expedida.

Etapa 3 - Tratamento do documento originário, a fim de que a certidão a terceiros não contenha dados excessivos ou desproporcionais às finalidades contidas na solicitação.

Etapa 4 - Expedição da certidão adequada, observados os limites da Lei Geral de Proteção de Dados.

Isso não significa que terceiros estranhos ao ato notarial estão impedidos de ter acesso ao conteúdo, mas que deverão identificar-se e justificar o seu pedido, demonstrando interesse jurídico em sentido lato e permitindo que o notário forneça apenas os dados necessários à finalidade indicada, nada a mais e nem a menos.

Tem-se um verdadeiro procedimento novo: protocolo, instauração do procedimento, avaliação do pedido, tratamento do documento originário e expedição da certidão. E isso significa dizer que é evidente que o novo procedimento exigirá tempo e atenção do notário maiores do que a expedição de certidão aos próprios titulares de dados, que pode ser inclusive por cópia reprográfica do ato arquivado no livro, ou impressão do ato arquivado eletronicamente.

Em conclusão, de forma a atender a lei 10.169/2000, deverão ser previstos emolumentos para este procedimento, com valores que correspondam ao efetivo custo operacional elevado e à adequada e suficiente remuneração dos serviços prestados. Afinal, é consenso que a Lei Geral de Proteção de Dados não veio para impedir o desenvolvimento de nenhuma atividade econômica, mas para tutelar uma garantia fundamental de todo cidadão, que é a proteção de seus dados pessoais.

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2 Sarlet, Ingo Wolfang e Saavedra, Giovani Agostini. Proteção de Dados e Inteligência Artificial: Perspectivas Éticas e Regulatórias. RDP, Brasília, Volume 17, n. 93, 33-57, mai/jun.2020, p. 39. Disponível aqui. (Acesso em 4 junho 2023)

3 Sarlet, Info Wolfgang. O Direito Fundamental à Proteção de Dados Pessoais na Constituição Federal Brasileira de 1988. Privacy and Data Protection Magazine - Revista Científica na área jurídica, n. 01, 2021, online. Disponível aqui. (Acesso em 4 junho 2023)