O artigo 23 da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) Pessoais impõe, em seus §§4º e 5º, a incidência do regime de tratamento público de dados pessoais aos serviços notariais e de registro¹, embora referida lei não traga maiores detalhes em relação às peculiaridades de sua aplicação às atividades em questão². Com o escopo de detalhar a aplicação da LGPD às serventias extrajudiciais, o Conselho Nacional de Justiça, por sua Corregedoria, publicou, no dia 24 de agosto de 2022, o Provimento n. 134, que trata especificamente das medidas a serem adotadas pelos serviços notariais e registrais.

Não é novidade que a chamada "digitalização dos cartórios" tem sido fomentada em anos recentes por iniciativas como o Provimento n. 100/2020 da Corregedoria Nacional de Justiça, que criou o inovador e festejado sistema "e-Notariado"³, ou mesmo pela recentíssima Medida Provisória 1.085, de 27/12/2021, convertida na lei 14.382, de 27/06/2022, que dispõe sobre o Sistema Eletrônico de Registros Públicos - Serp e dá outras providências⁴. Essas são iniciativas nacionais, sem prejuízo dos avanços locais que as Corregedorias Estaduais já implementam há algum tempo, alinhando-se, assim, a um propósito maior de assimilação dos impactos da sociedade da informação sobre as atividades notariais e registrais.

Na mesma linha, o aludido Provimento n. 134/2022 do CNJ⁵ contempla temas importantíssimos como a definição do controlador, a necessidade de indicação do encarregado de dados, a exigência de políticas de boas práticas e governança, o mapeamento das atividades de tratamento e a definição de procedimentos para o cumprimento de medidas técnicas e administrativas, além de outros, demandando análise cuidadosa de seu escopo de incidência.

Definição do controlador de dados

Um dos mais intricados temas relativos aos serviços notariais e de registro é a definição de quem será considerado controlador para os fins do artigo 5º, inciso VI, da LGPD e, a esse respeito, o artigo 4º do Provimento n. 134 dispõe que "os responsáveis pelas delegações dos serviços extrajudiciais de notas e de registro, na qualidade de titulares das serventias, interventores ou interinos, são controladores no exercício da atividade típica registral ou notarial, a quem compete as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais".

De modo geral, sabe-se que compete ao controlador a decisão sobre as atividades de tratamento de dados pessoais, mas, em linhas mais específicas, as atribuições do controlador, na LGPD, são inúmeras, a exemplo das seguintes: (i) elaborar relatório de impacto à proteção de dados pessoais (art. 38); (ii) comprovar o cumprimento das exigências legais para a obtenção do consentimento (art. 8º, § 2º); (iii) comunicar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados - ANPD a ocorrência de incidente de segurança (art. 48); (iv) atender requisições para o exercício de direitos dos titulares de dados (art. 18); (v) verificar a observâncias das instruções que repassa ao operador (art. 39); (vi) cooperar para o cumprimento da legislação relativa à proteção de dados pessoais (art. 39); (vii) indicar o encarregado (art. 41). E, havendo que se apurar a ocorrência de dano por violação à lei, é definido regime de responsabilidade civil, nos artigos 42, caput, e 44, parágrafo único, da LGPD, sobre o qual pairam sonoras controvérsias doutrinárias em relação à sua natureza (se objetiva ou subjetiva), mas com regra hialina acerca da solidariedade entre controlador e operador ou entre controladores conjuntos (art. 42, §1º, I e II, LGPD).

A previsão contida no Provimento 134/2022 não abre margem a dúvidas no cotejo com a recente definição do Supremo Tribunal Federal, consolidada no Tema 777, com repercussão geral, no qual se analisou os artigos 37, §6º, e 236 da Constituição da República, sendo firmada a seguinte tese: "o Estado responde, objetivamente, pelos atos dos tabeliães e registradores oficiais que, no exercício de suas funções, causem dano a terceiros, assentado o dever de regresso contra o responsável, nos casos de dolo ou culpa, sob pena de improbidade administrativa"⁶.

Assim, embora não se negue que é o titular da serventia, o interventor ou o interino quem, de fato, tem poder de decisão sobre as atividades notariais e registrais e, ainda, sobre o tratamento de dados pessoais levado a efeito no contexto de sua serventia extrajudicial, a incidência do Capítulo IV da LGPD (arts. 23 a 32) e a definição jurisprudencial sacramentada pelo STF não deixam dúvidas de que as atividades exercidas na condição de controlador de dados não poderão implicar a sua responsabilização direta e solidária, seja em caráter objetivo ou subjetivo, com fundamento no artigo 42, caput, ou no artigo 44, parágrafo único, da LGPD.

Sobre isso, em complemento à definição trazida pelo CNJ, é absolutamente fundamental que a ANPD se pronuncie, especialmente no exercício de sua competência regulatória infralegal⁷, para atualizar o Guia Orientativo sobre Tratamento de Dados Pessoais pelo Poder Público⁸, cuja primeira versão, de janeiro de 2022, nada detalha em relação aos §§4º e 5º do artigo 23 da LGPD e à peculiar situação de tabeliães e registradores.

Indicação do encarregado de dados

Outro tema fundamental elucidado pelo Provimento 134/2022 é o da nomeação do encarregado pela proteção de dados, incumbência do responsável pela serventia extrajudicial (artigo 6º, inc. I). Sem dúvidas, trata-se de medida fundamental, especialmente em razão da exigência contida no artigo 23, inciso III, da LGPD, que, no regime de tratamento de dados pessoais levado a efeito pelo Poder Público, impõe a indicação do encarregado, em reforço à previsão do artigo 41 da lei.

De fato, por estarem os serviços notariais e de registro sujeitos ao regime de tratamento público de dados pessoais e, portanto, incumbidos de fornecer acesso aos dados, por meio eletrônico, à administração pública, por força do §5º do artigo 23 da LGPD, é de fundamental relevância o papel do encarregado, que atua como interlocutor em matéria de tratamento de dados pessoais, propiciando justamente a facilitação do intercâmbio comunicacional com a ANPD e, no caso específico, com o Estado.

É de se registrar que, seguindo o entendimento acolhido pela ANPD em seu Guia Orientativo sobre Agentes de Tratamento⁹ (versão 2, de abril de 2022), não há óbice a que o encarregado seja pessoa natural ou jurídica ou mesmo que atue em prol de múltiplas serventias ao mesmo tempo, sendo a sua nomeação e contratação de livre escolha do titular da serventia, com possibilidade, ainda, de que seja escolhido e contratado de forma conjunta, ou mesmo de que seja subsidiado ou custeado pelas entidades de classe (art. 10, §§1º a 3º, do Provimento n. 134/2022).

Políticas de boas práticas e governança

Em que pese a facultatividade da definição de políticas de boas práticas e de governança no artigo 50, caput, da LGPD, o CNJ foi assertivo em relação à exigência de que sejam adotadas medidas de governança na implementação dos procedimentos de tratamento de dados para cumprimento das atribuições das serventias notariais e registrais. O artigo 6º do Provimento n. 134/2022 se alinha, em grande medida, às exigências cogentes do artigo 46 da LGPD (dever geral de segurança no tratamento de dados pessoais) e, também, do artigo 49 da LGPD (exigência de segurança dos sistemas e dispositivos informáticos empregados nas atividades de tratamento).

Além dos dados pessoais sensíveis, e, ainda em matéria de governança, é imperioso que se considere a parametrização procedimental para o atendimento de requerimentos de certidões envolvendo dados restritos ou sigilosos (art. 38 do Provimento), que demandam avaliação específica. Quanto aos elementos restritos, deve-se observar o disposto nos artigos 45 e 95 da lei 6.015/1973, no artigo 6º da lei 8.560/1992, no artigo 5º do Provimento n. 73/2018, da Corregedoria Nacional de Justiça, e, quanto aos elementos sigilosos, o artigo 57, §7º, da lei 6.015/1973.

Enfim, é de se destacar a relevância atribuída ao mapeamento de dados (art. 6º, inc. II, c/c art. 7º do Provimento n. 134/2022), que tem a finalidade de propiciar leitura estratégica das avaliações procedimentais relacionadas ao implemento de medidas técnicas e administrativas relacionadas ao tratamento de dados pessoais. A isso se somam algumas outras boas práticas e ações de governança estabelecidas no provimento, tais como: (i) adotar medidas de transparência aos usuários sobre o tratamento de dados pessoais (art. 6º, inc. IV); (ii) definir e implementar Política de Segurança da Informação (art. 6º, inc. V); (iii) definir e implementar Política Interna de Privacidade e Proteção de Dados (art. 6º, inc. VI); (iv) criar procedimentos internos eficazes, gratuitos, e de fácil acesso para atendimento aos direitos dos titulares (art. 6º, inc. VII); (v) zelar para que terceiros contratados estejam em conformidade com a LGPD, questionando-os sobre sua adequação e revisando cláusulas de contratação para que incluam previsões sobre proteção de dados pessoais (art. 6º, inc. VIII); (vi) treinar e capacitar os prepostos (art. 6º, inc. IX).

Assinaturas eletrônicas, ICP-Brasil e digitalização de documentos

Outro tema fundamental abordado pelo Provimento n. 134/2022 diz respeito aos critérios de integridade, autenticidade e confiabilidade dos registros públicos, uma vez que se definiu que é atribuição do responsável pela serventia extrajudicial a digitalização dos documentos¹⁰ físicos ainda utilizados (art. 15, inc. I) e o armazenamento dos documentos físicos que contenham dados pessoais e dados pessoais sensíveis em salas ou compartimentos com controles de acesso (art. 15, inc. II), facultando-se a eliminação de documentos físicos, depois de digitalizados, com observância ao disposto no Provimento n. 50/2015 da Corregedoria Nacional de Justiça (art. 15, parágrafo único).

A previsão é bem-vinda, mas a ela devem se somar as exigências mais específicas contidas na lei 12.682/2012 (Lei da Digitalização¹¹) e no decreto 8.539/2015 (que a regulamentou), pois categorias conceituais sobre documentos digitais (art. 2º, inc. II, do Dec. 8.539/2015) envolvem a diferenciação entre documentos nato-digitais e documentos digitalizados, sendo exigida, para esses últimos, a adoção de criptografia assimétrica de padrão ICP-Brasil para fins de arquivamento (art. 2º-A, §8º, da lei 12.682/2012, com reforma realizada pela lei 13.874/2019).

A preocupação com a higidez dos requerimentos e com a segurança da informação também consta do Provimento 134/2022, como, por exemplo, verifica-se no art. 39 quanto aos requerimentos de certidões de inteiro teor, para os quais se exige assinatura eletrônica qualificada (de padrão ICP-Brasil) ou avançada (que adote os mecanismos do assinador Gov.br do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação - ITI), denotando sintonia com as classificações definidas para assinaturas eletrônicas¹² nas interações de particulares com o Poder Público, no plano federal, pelo artigo 4º da lei 14.063/2020.

Por fim, a eliminação de documentos físicos que já tenham sido digitalizados demandará observância estrita ao disposto no artigo 55, §1º, do Provimento 134/2022 e reforçada cautela para evitar a duplicidade documental, inclusive para fins de governança de dados, sendo essencial que se avalie cada caso em função das exigências e dos permissivos dos artigos 15 e 16 da LGPD para fins de eliminação de dados.

Das particularidades do provimento em relação às especialidades

O Provimento 134/2022, em seus capítulos XI a XV, traz um detalhamento com relação a cada especialidade extrajudicial.

Com relação aos Tabelionatos de Notas, o Provimento avança e uniformiza regras que eram disciplinadas de maneiras diversas nos variados Estados Brasileiros. Agora, o fornecimento de certidões de fichas de firma e testamentos, por exemplo, obedecerão aos mesmos requisitos em todo território nacional (arts. 28 a 33).

No tocante às certidões do Registro Civil das Pessoas Naturais, o Provimento impõe restrições severas ao fornecimento de certidões, principalmente as de inteiro teor. A aplicabilidade, viabilidade e até mesmo a fiscalização desse controle demandarão análise profunda.

Curiosamente, as certidões do Registro de Imóveis tiveram tratamento menos severo, muito embora possam refletir dados sensíveis constantes de certidões do Registro Civil.

Uma questão que se coloca é a da exigência de indicação da finalidade para obtenção da certidão. Não há, nem por parte da lei, muito menos do Provimento, rol elucidativo acerca do que seria legítimo ou aceitável como finalidade para solicitação de uma certidão cujo conteúdo é, por disposição legal, público. A quem caberá a análise dessa finalidade?

Por fim, no tocante aos Tabelionato de protesto, o Provimento impõe a exclusão do endereço do devedor e seu telefone da certidão (art. 51), bem como disciplina a unificação da CENPROT com facilitação de compartilhamento de endereços entre os tabeliães de modo a facilitar as intimações.

Notas conclusivas

O Provimento 134/2022 é repleto de nuances e detalhamentos essenciais para a adequação das serventias extrajudiciais à LGPD, especialmente em função da transformação digital que foi acentuada durante o período pandêmico de 2020-2021. Sem dúvidas, há necessidade de adequação/aperfeiçoamento por parte da Autoridade Nacional de Proteção de Dados, cujo múnus regulatório infralegal será muito beneficiado caso se acrescente, no cronograma de sua Agenda Regulatória¹³, para o próximo biênio (2023-2024), iniciativa voltada especificamente às atividades notariais e registrais.

Temas ainda controversos, como a atuação do titular da serventia extrajudicial, na condição de controlador, e a necessidade de compatibilização de seu regime de responsabilidade civil - já sacramentado no Tema 777 do STF, com repercussão geral -, com as regras específicas dos artigos 42, caput, e 44, parágrafo único, da LGPD, bem como o delineamento de contornos mais claros para a aplicação das exigências dos demais dispositivos do Capítulo IV da LGPD aos serviços notariais e de registro são alguns dos assuntos que a ANPD terá de esmiuçar por força da competência que lhe é imposta pelo artigo 55-J, inciso XIII, da LGPD.

As restrições severas à obtenção de certidões que essencialmente são públicas chocam-se com o princípio da publicidade que é essencial aos serviços notarias e de registro, e com a própria Lei n. 6.015/1973 que, em seu artigo 17, autoriza a obtenção de certidões sem informar motivo ou interesse. Curioso é que o Provimento faz menção a este artigo em seus considerandos, mas impõe a necessidade de indicação de finalidade à obtenção de determinadas certidões e até mesmo de autorização judicial.

No mais, a atuação do CNJ, por sua Corregedoria Nacional de Justiça, é elogiável e muito bem-vinda, pois traz luz à aplicação da LGPD, com toda a sua complexidade, a um setor permeado por peculiaridades. Espera-se que o debate evolua ainda mais para que esclarecimentos complementares sejam trazidos à tona com máxima brevidade. Cabe agora às Corregedorias Estaduais a complementação do provimento através de Normas de Serviço, o que possibilitará a efetiva aplicabilidade do provimento em todo território nacional.

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1 LIMBERGER, Têmis. Comentários ao artigo 23. In: MARTINS, Guilherme Magalhães; LONGHI, João Victor Rozatti; FALEIROS JÚNIOR, José Luiz de Moura (coord.). Comentários à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. Indaiatuba: Foco, 2022, p. 281-303.