O amigo Felipe Castanheira Rocha pergunta

"Trocar cartão é obrigatório em reuniões? Se sim, qual o momento ideal de trocar?".

Felipe, obrigado pela pergunta. O cartão é um dos mais antigos e preciosos artefatos do mundo jurídico (e de qualquer meio empresarial). Ainda, nos tempos atuais, apesar da inclusão de outras vertentes como o cartão digital, o cartão físico ainda é uma praxe a ser mantida em reuniões presenciais.

Desde sua introdução em nossa sociedade, nos primórdios do século XVII, os "tradecards" (cartões comerciais), primariamente tinham a função de ser um "lembrete" dos dados de contatos da pessoa, mas ao longo do tempo, sua evolução o lançou a patamares importantes no contato ativo e prospectivo com o mercado.

Entrando efetivamente em sua pergunta: você não trocar cartão em uma reunião inicial, acaba sendo uma gafe empresarial que você comete. Se não conseguimos ter um simples cartão com nossos dados (lembrando que este é um dos mais baratos materiais de comunicação institucional), como queremos nos posicionar solidamente no mercado? Obrigatório para reuniões presenciais, mesmo sob os protestos dos mais modernosos.

Com relação ao momento ideal para a troca de cartões na reunião. A verdade é que não existe uma regra definida. Pode ser no começo, no meio da reunião (quando surge, por exemplo, uma pergunta do tipo "onde fica seu escritório?" ou no final. O importante mesmo é não deixar a impressão de que não temos sequer esse material mais básico.

Eu, particularmente, gosto de entregar já no começo (e inclusive peço o cartão da pessoa, se ela não se tocou que o correto é troca de cartões), assim o prospectivo tem meus dados e nome disponibilizados por toda reunião. Mas isso é uma preferência minha, fique à vontade para encaixar essa rotina da maneira que melhor lhe convier.

E aproveitando o tema de hoje, comento também sobre um erro que já vi diversas vezes: o cartão coletivo. Como comentei anteriormente, o cartão tem a função de lembrar os dados de determinada pessoa, em uma esfera individual. Então é um erro - grosseiro para falar a verdade - termos um cartão com diversos nomes, com se quiséssemos economizar, colocando "todo mundo que deu" dentro do cartão. Já cheguei a ver um cartão com quatro nomes diferentes. Cartão é individual e ponto final. 

Espero ter ajudado.

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Bom crescimento!