"Todo final de ano aqui no escritório é um Deus nos acuda. Ninguém sabe o que fazer e que deve dar aos clientes. Quais são as regras?"

Vanessa, obrigado pela pergunta. Em primeiro lugar me desculpe ter demorado tanto a responder (ela me fez essa pergunta em agosto), mas segurei um pouco a resposta justamente para responder em uma ocasião condizente com a pergunta. E isso ocorre agora!

Entrando em seu questionamento, é importante saber que esse "Deus nos acuda" como você colocou, acontece em muitos escritórios que ainda não estão organizados corretamente. Você não é a única. Mas isso não significa que está correto. Na verdade, passar por um final de ano desorganizadamente é um grande consumidor de tempo e dinheiro.

Não existem regras, como perguntado, mas sim alinhamento para produtividade que o escritório deveria fazer. Então vamos à alguns pontos:

Banco de dados atualizado: esse é um dos principais problemas de qualquer escritório. Ter sua base acertada. Não só para brindes de final de ano, mas também para diversas ações de um plano bem projetado de marketing, os dados de clientes (incluindo nome, endereço, telefone, e-mail e data de aniversário, entre outros) deveriam ser revistos e atualizados pelo menos uma vez por ano. Acho incrível escritórios que não tem dados de clientes ativos (e isso acontece muito). Se você ganhar a ação, como vai comunicar o cliente?

Segmentação: se temos nossa base de dados acertada e o escritório escolheu dar brindes de final de ano, uma das coisas mais importantes é segmentar qual brinde deve ser dado para qual cliente. Em uma estrutura adequada, deveríamos dar brindes melhores para clientes mais rentáveis, criando uma classificação pontual. Por exemplo: público A (20 melhores clientes que receberão garrafas de vinho personalizados), público B (50 melhores clientes que receberão agendas personalizadas) e assim por diante. Este é apenas um exemplo. Vale lembrar que os brindes devem ser personalizados com o logotipo e cartão do escritório. Uma dica importante é não deixarmos para fazer estas cotações muito no final do ano pois, devido a demanda das empresas, os preços sobem e a possibilidade de entrega tardia é grande. É interessante compramos antes para estocar e assim, com valores menores e programação correta, enviarmos para nossa listagem.

Para quem enviar: ao selecionar as pessoas que vão receber os brindes e cartões, é importante entender que eles devem ser enviados para dois grupos: o que chamo de "grupo poder" (donos, diretores, administradores, a própria pessoa física dona da ação, etc. Basicamente são as pessoas que fecham o negócio) e "grupo facilitadores" (secretárias, administradores, assistentes diretas, etc. Ou seja, as pessoas que podem facilitar nossa chegada até o grupo do poder). Basicamente todas as pessoas que temos contato (seja empresa ou pessoa física) que nos auxiliam a manter nossos negócios atuantes devem receber brindes. Vale lembrar que imprensa (jornalistas, contatos em mídias, etc.) também são importantes no contexto de marketing.

Dica 1: é muito importante conhecer seu cliente para que não ocorram erros básicos de felicitação. Por exemplo: se seu cliente é vegano e você dá de brinde um kit de churrasco, errou feio. Se seu cliente é judeu e você manda um cartão de "Feliz Natal", ele entende automaticamente que o escritório não o conhece profundamente. Se a premissa do marketing é entender seus clientes, isso vem em dobro na hora de escolher o brinde ou texto de final de ano.

Dica 2: algumas empresas, depois da lei de compliance, ficaram receosas de receber brindes ou presentes de seus contatos. Quando esta for a situação, uma saída interessante é enviar um cartão aos envolvidos dizendo que o valor do brinde/presente/lembrança foi enviado para uma entidade de caridade no nome da pessoa. Dessa maneira não existe nenhum tipo de implicação e todos saem ganhando.

Dica 3: é importante avisar se o escritório entra em recesso ou não para o mercado. Use o e-mail, as redes sociais ou o sistema de envio de newsletter para enviar a todos um anúncio de recesso explicando qual o tempo o escritório estará parado e - se possível - qual o telefone de emergência em caso de algo extraordinário acontecer.

Acredito que, seguindo esses pequenos lembretes e diretrizes, a empresa vai sair do "Deus nos acuda" de final de ano.

Espero ter ajudado! E no ensejo do tema de hoje, aproveito para comunicar aos meus leitores que a coluna vai fazer uma pausa de final de ano e volta com tudo em meados de janeiro de 2020. Boas festas e uma excelente passagem de ano!

Confira toda sexta-feira a coluna "Marketing Jurídico" e envie suas dúvidas sobre marketing jurídico, gestão de escritórios, cotidiano dos advogados empreendedores ou dúvidas gerais sobre o dia a dia jurídico por e-mail (com o título Coluna Marketing Jurídico) que terei um grande prazer em ajudar.

Bom crescimento!