Em texto desenvolvido pelo SAJ ADV - Software Jurídico, o project owner Luciano Martins fala da importância da comunicação interna em escritórios jurídicos a partir do case Toniazzo Advocacia.
Uma comunicação interna bem feita é a certeza de que todos os colaboradores estão falando a mesma língua, cientes dos objetivos e posicionamento do negócio. Confira como o escritório Toniazzo Advocacia atingiu a excelência nessa prática.
Aos 54 anos, o advogado Paulo Roberto Froes Toniazzo já ocupou diversas funções as quais um advogado pode exercer. Após 18 anos como juiz de Direito no Tribunal de Justiça de Santa Catarina, retorna ao exercício da advocacia no escritório que leva seu nome: Paulo Roberto Toniazzo Advocacia. Gaúcho de São Borja e pai de 2 filhos, sempre atento a inovações e tecnologias aplicadas ao sistema de Justiça, ele sabe o quanto é importante manter a comunicação interna alinhada. Colaboradores com troca de informações alinhadas representam maior segurança de informação, produtividade e lucratividade.
E foi nesse contexto que Paulo Toniazzo percebeu a importância de um software jurídico na rotina de um escritório de advocacia. Com duas unidades, seu escritório sentia cada dia mais a necessidade de um melhor controle das atividades e demandas operacionais. A qualidade da gestão administrativa, processual e financeira estava ficando comprometida, gerando insegurança por parte dos tomadores de decisão. A partir desse momento ficou clara a necessidade da aquisição de uma solução para melhorar tanto a comunicação interna quanto o controle dos processos dos seus clientes. Os controles informais até então utilizados não eram mais suficientes.
Dificuldades na gestão e suas consequências
Das dificuldades originadas da falta de um software jurídico, o controle das movimentações e prazos decorrentes das intimações processuais e a comunicação interna eram as que mais preocupavam Paulo. Para distribuir tarefas entre os advogados associados, era necessário um grande esforço e excessivo controle manual. Com o SAJ ADV, o escritório Toniazzo Advocacia encontrou a solução dessas dores. Com as funcionalidades de tarefas e compromissos integrados a um calendário, ficou mais fácil gerenciar as atividades. E para a comunicação interna, basta citar com "@" junto ao nome da pessoa a ser avisada, que uma notificação é enviada dentro do SAJ ADV e em tempo real ao usuário citado. Esse recurso é bastante semelhante ao funcionamento das redes sociais, fica garantido que o responsável está ciente do respectivo assunto.
[Clique aqui e saiba como fazer a integração entre calendários no SAJ ADV]
Processo de construção de confiança em um software jurídico
Tratar com informações de terceiros, muitas vezes pessoais e sigilosas é uma preocupação constante na vida de um advogado. Confiar que os dados inseridos em um software jurídico não caiam em mãos erradas é talvez o que mais afasta o advogado da contratação dessa solução. Por isso Paulo é enfático ao explicar porque confiou no SAJ ADV: "Conheci o SAJ ADV por meio da Softplan, empresa desenvolvedora do Sistema de Automação do Judiciário, utilizado pelo Tribunal de Justiça de Santa Catarina. Por conhecer a qualidade do SAJ Tribunais, logo nos identificamos e confiamos no software e nas suas funcionalidades".
O processo de confiança não acaba no ato da contratação. Uma implantação e um pós-venda de qualidade é crucial para a fidelização de clientes. E nesse quesito o SAJ ADV superou as expectativas de Paulo Toniazzo. "A instalação foi muito simples e facilitada pelo suporte disponibilizado pelo produto. A inserção na rotina foi bem tranquila. O software jurídico é bastante amigável e de fácil customização", conta o advogado.Agora implementado, foi fácil perceber a evolução da qualidade no controle de movimentações e prazos processuais, além da equânime distribuição de tarefas e tomadas de decisão entre os advogados associados. O processo de construção de confiança está enfim concluído, o escritório Toniazzo Advocacia começa então seu caminho rumo à excelência na comunicação interna com auxílio de um software jurídico.
O que mudou com a aquisição de um sistema para advogados?
Partindo da premissa de melhorar sua comunicação interna e um maior controle das atividades, será que o problema de Paulo Toniazzo foi resolvido? A resposta foi clara e direta:
"Sim, com o SAJ ADV conseguimos manter um eficiente controle das movimentações e dos prazos processuais, assim como uma distribuição efetiva das tarefas entre os advogados associados. Tivemos uma melhoria significativa na gestão administrativa, processual e financeira do escritório. Notavelmente ganhamos em segurança, transparência e qualidade nas entregas"
Hoje usando principalmente o controle de intimações, tarefas e agenda de atividades, Paulo no papel de gestor, tem uma visão totalmente integrada de seu escritório. E como tomador de decisão, perguntamos se ele indicaria o SAJ ADV para seus colegas advogados:
"Sim, com certeza indicaria. Principalmente pelo fato do SAJ ADV ser um software jurídico robusto, que pode atender às necessidades de escritórios de diferentes portes. Da compra ao pós-venda, passando pelo suporte e implementação, foi uma experiência de excelência"
Webinar grátis: Como melhorar a Gestão de Equipes na Advocacia com Paulo Toniazzo
Especialista em gestão de equipes, recentemente Paulo participou de um webinar de uma série promovida pelo SAJ ADV. Nele são tratados os seguintes tópicos:
Também são tratados no webinar assuntos como gestão de trabalho remoto na advocacia, gestão de tempo em escritórios de advocacia e como delegar tarefas de forma eficaz. Paulo conta como faz a gestão de sua equipe, de uma maneira prática e bem didática.