Desarquivamento de processos
Lentidão no desarquivamento de processos prejudica advogados e jurisdicionados
Diante da dimensão que o problema acabou ganhando, a OAB/SP resolveu criar a Comissão especial para averiguar os problemas referentes ao arquivo do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo - integrada pelos Conselheiros Marcelo de Almeida Villaça Azevedo, Laerte Soares, Paulo Roberto Chenquer, Henrique Crivelli Alvarez e pelo advogado Fernando Guimarães Souza, Presidente da 39ª Subsecção de São Bernardo do Campo. Essa Comissão esteve na cidade de Jundiaí, no último dia 6/4, na sede da Recall - empresa contratada pelo TJ/SP para centralizar o arquivamento dos processos de todas as comarcas do Estado.
No entender do presidente da OAB/SP, o descontentamento dos advogados é procedente e deve ser resolvido pelo TJ junto aos cartórios e pela empresa com a maior brevidade possível, sanando as deficiências detectadas no serviço de desarquivamento. “A situação atual atinge os direitos do jurisdicionado e afronta as prerrogativas dos advogados, impedindo o andamento da Justiça. Por isso, a OAB/SP saiu a campo para buscar esclarecimentos sobre o processo de centralização dos arquivos da Justiça Estadual”, afirma D’Urso.
O volume de atendimento de desarquivamento de processos, segundo a Recall, atualmente, está em 2.700/dia ou 54 mil/mês. No ano passado, no início do atendimento, foram registrados 1.600 pedidos/dia, que caiu durante a greve dos servidores do judiciário para 800/dia, propiciando uma demanda sobrecarregada no período posterior, que ultrapassou o total de 3 mil solicitações/dia. Segundo o diretor de operações da empresa, Jorge Silva, ela está capacitada para atender este volume de solicitações.
Um dos grandes problemas detectados pela Comissão da OAB/SP foi o fato de a empresa ter controle apenas da caixa-arquivo e não do seu conteúdo. Dessa forma, quando é realizada a solicitação do desarquivamento do processo, ele pode estar ou não na caixa indicada, que recebe um código, pelo qual é localizada em um depósito de 3 mil metros quadrados e sete andares. Em uma das auditorias realizadas pela empresa, dos 165 pedidos de processos, 12 não foram encontrados. Segundo a empresa, entre 2% e 20% não são localizados. Somente quando o processo é resgatado pela primeira vez, ele passa a ter “vida” no sistema, ou seja, tem todos os seus dados cadastrado e é inseridos na base de dados.
“O grande problema é que quando a empresa informa que o processo não foi encontrado, não são tomadas medidas para sua localização. A busca é encerrada”, diz o conselheiro Crivelli, que não consegue localizar um processo que o Cartório afirma estar na caixa-arquivo e que a empresa, nega. O arquivamento por caixa também suscita outro problema: do envio de um só volume, quando o processo tem vários, o que não é informado pelo Cartório na Ordem de Serviço. É um transtorno extra para os advogados. “Temos registrado um caso da Subsecção de Socorro, onde o primeiro volume chegou em janeiro e dos outros cinco , somente um mês depois”, diz D’Urso. Ele também cita o caso de um advogado que pediu o desarquivamento de um processo da Vara Distrital de Jandira em outubro de 2004.
Como não foi encontrado o advogado acionou a Vara e de posse do número da caixa-arquivo, entrou em contato telefônico com a Recall, que localizou a Ordem de serviço, em fevereiro de 2005. Em março de 2005, contudo, o Cartório informava que o processo ainda não havia chegado, mas a empresa garantia que tinha enviado “O cliente do advogado dependia de documentos encartados nos autos e teve seu direito protelado. Isso é inadmissível”, avalia D’Urso.
O envio dos processos em caixas fechadas, sem discriminação e checagem do conteúdo, foi detectado pela Comissão da OAB/SP como o principal “nó górdio” da demora. “Não há responsabilização. Não há conferência do conteúdo. A empresa abre a caixa, não encontra o processo e quem deve ser responsabilizado pelos erros detectados no envio? Este procedimento de arquivamento foi adotado pelas partes por ter custo mais baixo, mas vem criando problemas insolúveis e começarão a ser indexados todos os processos inseridos na caixa-arquivo através de uma relação fixada externamente. Segundo a Recall, a experiência vai ser implantada em outras 50 comarcas, onde os funcionários da justiça receberão treinamento e esclarecimento do Departamento Técnico de Primeira Instância (Depatri) e da empresa.
Para pedir o desarquivamento de um processo, o advogado tem de pagar uma taxa de R$15, fazer a petição, entregar no Cartório, cabendo ao juiz determinar ou não o desarquivamento. O Cartório faz uma Ordem de Serviço, que é enviada on-line, com utilização de senha, para a empresa solicitando o desarquivamento. Cada OS pode incluir até 50 documentos. A Comissão da OAB/SP questionou a qualidade do treinamento dos funcionários da Justiça para enviar esta requisição do desarquivamento por meio eletrônico e se há controle sobre o envio dessas ordens. A Comissão também questionou se o funcionário pode pedir várias vezes o mesmo documento, procedimento que segundo a empresa, não seria aceito pelo sistema.
Na avaliação que a Recall fez para a OAB/SP, alguns problemas extras surgiram no processo do gerenciamento e guarda dos processos. Um deles, está no aumento do número de volumes de processos estimados, que eram de 1,4 milhão de caixa-arquivo, cada uma com um total entre 10 e 15 processos, mas que subiu para 1,9 milhão. O outro foi o prazo para implantação do sistema e conclusão do remanejamento físico do acervo, que era de 180 dias e acabou se estendendo para 270 dias.
A Comissão especial da OAB/SP reúne-se amanhã para preparar um relatório que será entregue ao presidente do TJ/SP, como colaboração para solucionar o problema. Neste relatório, os advogados querem levantar alguns tópicos, como: despreparo dos cartorários frente a informatização necessária ao desarquivamento, deficiências na fiscalização das ordens de serviço, descontrole dos pedidos e recebimentos, inseguranças detectadas no processo de desarquivamento e responsabilização das senhas utilizadas nas OS.
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