Código de ética e conduta pode mitigar riscos com envolvidos e terceiros

A adoção dos programas de integridade no setor educacional vem se destacando como um forte mecanismo para garantir transparência, além de respeito às leis e normas no ambiente organizacional, gerando processos mais estruturados, sobretudo, com a finalidade de resguardar reputação positiva. A busca pela conformidade deve ser encarada de uma forma ampla e geral: tanto em relação às disposições legislativas vigentes no que tange às mais variadas matérias e temas, como em relação às disposições normativas infralegais, além de questões éticas e morais.

A criação e implementação de Código de Ética e Conduta se mostra uma ferramenta complementar fundamental para promover uma cultura organizacional ética e transparente. De forma específica, serve como eficaz material de apoio e consulta para direcionar as ações de todas as pessoas envolvidas no dia a dia com determinada instituição. Busca-se nortear o que é aceito ou não pela instituição. Dentro do conceito amplo do conjunto de regras de compliance, tal documento é uma das ferramentas disponíveis com a finalidade de mitigar riscos e ao mesmo tempo promover valores éticos e de sustentabilidade das instituições de ensino (seja por parte do Poder Público ou do setor privado¹-²), preservando-se a continuidade de atividades e o interesse dos agentes envolvidos na atividade (“stakeholders”³).

Destacam-se, nesse sentido, as vantagens da implementação de tal documento na rotina das instituições de ensino:

• Ênfase na imagem institucional: em tempos de profunda evolução e mudanças na tecnologia (a ampla utilização de mídias sociais por seus usuários, além do impacto da inteligência artificial e de outras tecnologias digitais), a implementação de tal Código transmite uma imagem de transparência para todos os personagens e integrantes da rede de relacionamentos;
• Padronização de comportamentos e relacionamentos: agir de forma ética no ambiente de trabalho é uma conduta praticada por muitas pessoas. A implementação deste Código, tem por finalidade também explicitar e potencializar a importância de proceder de forma correta em situações de dúvidas, impasses, conflitos e operacionalização de processos. Aqui, abrem-se duas situações distintas que merecem destaque. De um lado, para as pessoas que não seguem os valores propostos no documento, a consequência será o distanciamento, ensejando dificuldades na interação e no relacionamento com colaboradores. De outro lado, é aberta a oportunidade de reflexão - e consequente mudança de comportamento - para a pessoa que não compartilha os valores da instituição;
• Mapeamento e diagnósticos de desvios de condutas: a implementação de um código de conduta autoriza à instituição passar a realizar o acompanhamento, análises e a aplicação de punições por desvios de condutas praticados internamente. Ao tomar conhecimento e aceitar as previsões do código sobre esta temática, as pessoas envolvidas devem se conscientizar de que, no ambiente da instituição, concordam com todas as regras e previsões estabelecidas. E, desse modo, internalizando as regras que deverão ser seguidas, acredita-se que todos os envolvidos passarão a se comprometer em buscar a “fazer o certo em qualquer situação”, criando-se um ciclo virtuoso: o descumprimento de normas deve ser combatido, servindo de exemplo para os demais integrantes da organização.
• Fortalecimento e segurança institucional: colocando em prática as diretrizes, regras e condutas, o código servirá de instrumento para conferir mais segurança em  situações de conflito em geral, garantindo também imparcialidade e transparência nas decisões: (i) no âmbito negocial, reuniões, planejamentos envolvendo processos e projetos internos, é possível utilizá-lo com a finalidade de buscar um equilíbrio em opiniões divergentes, flexibilizando a condução de discussões e celeumas porventura instaurados; (ii) em situações em que forem detectados problemas e intercorrências, é possível que tanto a instituição como seus colaboradores, utilizem-se de tal documento como subsídio para defesa, nas mais variadas situações. A título de exemplo, em situações em que seus destinatários (sobretudo, fornecedores e terceirizados) adotam comportamentos que vão de encontro às regras dispostas no manual, é possível utilizá-lo para aplicar advertências e penalidades. Ao mesmo tempo, é importante orientar todos os envolvidos sobre como advertir sobre determinadas falhas incorridas e qual é a conduta recomendada.

Frente a este cenário, destacam-se algumas situações rotineiras que podem expor de forma negativa as atividades desempenhadas por instituições de ensino, gerando riscos. Por exemplo, irregularidades detectadas a partir de acessos indevidos com uso de “senha” de outro usuário (que não seja o titular), considerando que acesso aos sistemas corporativos e aos dados pessoais de colaboradores, alunos ou candidatos, são protegidos por lei. A implementação do código de ética visa atender e prevenir tal situação de forma ampla: de um lado, busca-se conscientizar os envolvidos sobre a gravidade desta forma de agir vedada pela instituição, e, de outro, aumenta de forma significativa controles internos para garantir a segurança da informação, tornando os fluxos mais robustos, evitando-se consequências mais graves em casos de violações envolvendo tal temática (até porque, nos dias atuais, a troca de informações com candidatos e alunos em geral, é realizada de forma predominantemente digital, isto é, vinculada à página oficial da instituição na internet⁴).

Aprofundando um pouco mais o tema, no cenário do contencioso judicial envolvendo contratos firmados com fornecedores, pergunta-se: há a possibilidade de rescindir determinado contrato firmado com fornecedor de serviços terceirizado, caso seja constatado desvio de condutas e o descumprimento de regras de compliance a partir do não atendimento de obrigações previstas em Código de Ética e Conduta?

A resposta é positiva. É possível rescindir antecipadamente determinado contrato por justa causa, caso seja constatada irregularidades pela empresa contratada, frente ao descumprimento de obrigações previstas tanto em contrato firmado, como em regras de compliance constantes no Código de Ética e Conduta (as quais são destinadas a complementar as disposições contratuais).

Com base em regras de compliance, ao identificar desvios de condutas praticados pela empresa contratada (isto é, não compatíveis com aquilo que a contratante entende ser adequado para manutenção da relação entre as partes), é possível rescindir imediatamente o contrato, bastando ser observado as cláusulas e regras para extinção contratual. A depender da complexidade e magnitude do objeto da contratação, é importante lastrear tal descumprimento, por meio de uma auditoria interna, realizada previamente.

Destacam-se alguns exemplos de casos concretos submetidos ao Poder Judiciário:

1. rescisão de contrato de prestação de serviços “de portaria, limpeza, controlador de acesso, posto de ronda e auxiliar de manutenção” por ser constatada irregularidades pela empresa contratada, tais como, possuir objeto social distinto dos serviços que a empresa exerce; ausência de cumprimento das obrigações trabalhistas, administrativas e tributárias junto aos órgãos competentes (Um exemplo é o não recolhimento de encargos trabalhistas, previdenciários e acidentários de seus funcionários; ausência de comprovação de envio à contratante de apólice de seguro de vida de seus funcionários; pendências junto à Prefeitura Local e INSS.⁵
2. rescisão de contrato de prestação de serviços de “controle massivo de cupins e outras pragas” em unidades fabris de empresa multinacional, por ser constatadas irregularidades em auditoria franqueada pela empresa contratante, subsidiada por atividade de compliance, consistente em descrição detalhada das obrigações previstas em Código de Conduta, que não foram atendidas pela empresa contratada ao prestar o serviço, circunstância explicitada e anuída antes da formalização do contrato.⁶

Nessas situações em específico, a conduta adotada por parte da empresa contratante está inserida no universo circundado pela autonomia da vontade e exercício regular de direito (arts. 188, inciso I; 927 e 475, todos do Código Civil). Em se tratando de relações contratuais de natureza privada, deve ser observado também o princípio da intervenção mínima (art. 421, parágrafo único) e a tão consagrada autonomia empresarial e a livre iniciativa (art. 170, da Constituição Federal).

Atualmente, em um mundo em transformação e de inovações tecnológicas constantes, é certo que o código de ética conduta deve ser objeto de constantes reavaliações e atualizações nas instituições de ensino, implementando novas ideias e práticas, refletindo situações do dia a dia que a organização venha a lidar, prevendo riscos e exaltando a transparência. Trata-se de documento primordial atualmente que servirá como ferramenta essencial e preventiva para que as instituições atuem de forma sustentável na esfera pública ou privada, além da possibilidade de mitigar a ocorrência de possíveis quebras de integridade da instituição em todas as relações jurídicas firmadas com os stakeholders envolvidos.