Nos quatro primeiros meses seguintes ao encerramento de cada exercício social, as sociedades devem deliberar acerca das contas de seus administradores, das demonstrações financeiras e também da destinação dos lucros. Via de regra, o exercício social coincide com o ano civil, sendo encerrado em 31 de dezembro de cada ano.
Desta forma, o prazo para que seja efetuada a assembleia de acionistas ou reunião de sócios para formalizar tal deliberação, referente ao exercício social encerrado em 2022, está próximo, ou seja, deve ocorrer até o final deste mês de abril.
Tanto as sociedades anônimas como as limitadas, tipos societários mais utilizados no Brasil, estão sujeitas à referida obrigatoriedade, conforme determinado pelos arts. 132 da Lei das S.A. (lei 6.404/76) e 1.078 do Código Civil (lei 10.406/02), devendo ser observada, conforme o caso, a necessidade ou não de publicação das demonstrações financeiras.
Embora a deliberação em pauta seja uma obrigação legal, não está prevista qualquer sanção pecuniária para o seu descumprimento, o que faz com que muitas sociedades, tanto limitadas quanto anônimas de capital fechado, deixem de formalizar as respectivas reuniões de sócios e assembleias de acionistas.
No entanto, o descumprimento de tal obrigação pode causar diversos outros prejuízos às sociedades, impedindo ou dificultando o andamento de algumas operações, como, por exemplo, a participação em processos de licitação e a tomada de empréstimos bancários, as quais, em geral, dependem da apresentação da ata de aprovação devidamente registrada na Junta Comercial, demonstrando o cumprimento das formalidades exigidas.
Além disso, a deliberação acerca das contas da administração, das demonstrações financeiras e da destinação dos lucros do exercício, é de suma importância para os administradores, diretores e membros do Conselho Fiscal, já que a respectiva aprovação lhes dará maior segurança em relação aos atos praticados durante o exercício social objeto da deliberação, de modo a exonerá-los de eventual responsabilização, ressalvados os casos em que restar verificado erro, dolo ou simulação.
A formalização de tal deliberação proporciona também maior transparência aos sócios e acionistas quanto ao esclarecimento de dúvidas, identificação dos resultados, informações contábeis e eventuais irregularidades que possam existir na atuação dos responsáveis durante aquele exercício.
Sendo assim, é importante que as sociedades estejam atentas à elaboração tempestiva das contas e demonstrações financeiras, bem como às formalidades legais e contratuais de convocação e realização das reuniões e assembleias, à necessidade de publicação das demonstrações financeiras e, ainda, à demais providências com relação à formalização das deliberações em ata, dentre outros detalhes.