Em 11 de dezembro de 2014 foi publicado o decreto 8.373. Esse decreto instituiu o tão conhecido eSocial, presente na vida das empresas e pessoas físicas desde então.
Por meio desse sistema, os empregadores passaram a comunicar ao Governo Federal as informações relativas aos seus empregados, como admissões, vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, FGTS, imposto de renda, férias, rescisões contratuais, comunicações de acidente de trabalho (CAT), atestado de saúde ocupacional (ASO), horas extras, adicional noturno, adicionais pagos, dentre inúmeros outros dados.
O projeto eSocial teve, e ainda tem, a participação de diversos órgãos e entidades do Governo, incluindo a Receita Federal do Brasil (RFB), o Ministério do Trabalho e Emprego e o Ministério da Previdência Social, que inclui diversas entidades como a Caixa Econômica Federal (CEF), o Instituto Nacional da Seguridade Social (INSS) e outras subsecretarias.
O uso do eSocial passou a ser obrigatório desde janeiro de 2018 e seguiu um cronograma de implantação dividido – à época – em diversas fases e grupos de empresas.
De lá para cá muitos rumores surgiram, principalmente no tocante à possibilidade de estender o uso do eSocial para as obrigações advindas dos processos trabalhistas, e em julho de 2022 – não poderia ser diferente – foi publicada a Instrução Normativa RFB 2.094, que determinou que as empresas deveriam declarar, via DCTFWeb, a confissão de dívida relativa às contribuições previdenciárias e contribuições sociais devidas decorrentes de decisões condenatórias ou homologatórias proferidas pela Justiça do Trabalho.
O calendário inicial determinava que as informações relacionadas a processos trabalhistas fossem declaradas via DCTFWeb em janeiro de 2023, porém a Receita Federal do Brasil (RFB) publicou uma nota prorrogando a transmissão dos eventos para abril de 2023.
Pois bem.
Nesse cenário, surge a primeira pergunta: a GFIP será substituída?
E essa pergunta exige duas respostas!
Em primeiro lugar, sim, tecnicamente a partir de 1º de abril de 2023, a GFIP Trabalhista (conhecida como "GFIP 650” ou “GFIP 660") será substituída pela DCTFWeb.
Em segundo lugar, é importante lembrar que a GFIP é uma obrigação acessória, logo toda obrigação acessória – tributária-previdenciária – segue um prazo determinado pela legislação em relação à guarda da documentação.
Temos, portanto, outras perguntas. Qual é o prazo de guarda da GFIP? É o mesmo prazo previsto no Código Tributário Nacional (CTN)?
Segundo redação dada pelo decreto 10.410/20 que alterou o dispositivo do § 5º do Art. 225 do decreto 3.048/99:
“A empresa manterá arquivados os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações de que trata este artigo e os documentos comprobatórios do pagamento de benefícios previdenciários reembolsados até que ocorra a prescrição relativa aos créditos decorrentes das operações a que os documentos se refiram, observados o disposto no § 22 e nas normas estabelecidas pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil do Ministério da Economia e pelo Conselho Curador do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.” (Grifo nosso)
O parágrafo 22 do mencionado artigo, traz:
“A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária fica obrigada a arquivar e conservar, devidamente certificados, os sistemas e os arquivos, em meio eletrônico ou assemelhado, durante o prazo decadencial de que trata o art. 348, os quais ficarão à disposição da fiscalização.” (Grifo nosso)
Neste sentido, segundo a regra-matriz trazida pelo Regulamento Geral da Previdência Social (RPS), o direito do Fisco de cobrar contribuições sociais previdenciárias prescreve no prazo de 5 anos, contados da data de sua constituição definitiva. Esse entendimento, inclusive, é referendado pela nova Instrução Normativa RFB 2.110/22. Inteligência dada pelo § 4º do Art. 25.
Podemos dizer, portanto, que o prazo de guarda da GFIP é de 5 anos?
Infelizmente, não.
Como o próprio nome diz a GFIP é a ‘Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social’, ou seja, todas as informações relativas às contribuições fundiárias, isto é, FGTS, também são reportadas nesta obrigação acessória.
Prosseguindo.
Para entender o FGTS – obrigatoriamente – devemos nos remeter a lei 8.036/90, que dispõe sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
A lei em si traz diversos prazos, porém a prescrição relacionada à cobrança do FGTS está prevista na Súmula 362 do TST. Vejamos:
SÚMULA 362. FGTS. PRESCRIÇÃO
- Para os casos em que a ciência da lesão ocorreu a partir de 13.11.2014, é quinquenal a prescrição do direito de reclamar contra o não-recolhimento de contribuição para o FGTS, observado o prazo de dois anos após o término do contrato;
- Para os casos em que o prazo prescricional já estava em curso em 13.11.2014, aplica-se o prazo prescricional que se consumar primeiro: trinta anos, contados do termo inicial, ou cinco anos, a partir de 13.11.14. (Grifo nosso)
Temos, portanto, dois prazos a serem observados sobre o FGTS: prazo quinquenal (15 anos) para fatos ocorridos a partir de 13/11/14 e prazo trintenário (30 anos) para fatos que já estavam em curso na data de 13/11/14.
Não menos importante, segundo a regra trazida pelo manual do eSocial, até que o FGTS Digital seja implementado, mesmo que as informações sobre as bases do FGTS sejam fornecidas no novo módulo do eSocial, o empregador ainda deverá recolher o FGTS por meio da GFIP Trabalhista (650/660).
Concatenando o exposto e respondendo à questão central, não, não é o fim da GFIP. Pelo contrário, será uma nova era de adaptabilidade às regras previstas no novo módulo do eSocial e será imprescindível que as empresas mantenham controles rígidos quanto à guarda, adequabilidade e veracidade das informações transmitidas na GFIP, eis que a qualquer momento poderão ser questionadas pelas autoridades legais.