Era uma vez um papel... Não deve ser primeira nem a segunda vez que você provavelmente ouve isso. “Estava em cima da minha mesa, mas sumiu”. E assim documentos importantes vão parar em um limbo. Com o advento dos computadores, é claro, a situação se modificou. Hoje você tem a certeza de que aquele documento está em um lugar seguro. O problema todo é achá-lo em meio a tantos documentos. Se não é a pasta que você não encontra, pode ser o nome que está diferente. Enfim, é difícil fugir de uma organização, independentemente do meio. Agora, contudo, você verá como uma planilha jurídica pode resolver os problemas de gestão de documentos.
O bom controle sobre os documentos não significa, contudo, apenas segurança. É claro que a preocupação acaba menor quando se sabe que existe um lugar para documentar o que é feito com uma peça processual importante ou um documento essencial ao processo do seu cliente. Apesar disso, você verá que se trata também de ganhar tempo. E assim, aumentar a qualidade do seu trabalho.
Organização de documentos físicos e digitais
Seja documento físico ou digital, a organização é imprescindível. Nos exemplos apresentados, pode-se perceber que os problemas são diferentes, mas existem em qualquer que seja o meio.
Com o advento do processo digital, muitos advogados e advogadas pensaram que isto se resolveria. É claro que a facilidade foi grande. No entanto, o manuseio adequado desses instrumentos depende do profissional. Investir também na gestão de documentos, com uma planilha ou com um software jurídico, é algo essencial para quem deseja fazer o negócio crescer. E isto se aplica também à advocacia.
Facilidade na busca por documentos com uma planilha
Pegue um relógio. Pense num documento que não vê há muito tempo, um físico e um digital. Agora calcule quanto tempo leva para achar cada um deles. Para o documento digital, que seria o mais fácil, é preciso abrir o excel, entrar na pasta específica e abrir documento por documento quando não há um padrão de nomenclatura.
Isto, todavia, poderia ter sido resolvido com uma planilha de gestão de documentos, em que os documentos do escritório de advocacia estivessem documentados. Bastaria digitar no campo de pesquisa do windows e pronto: o documento seria aberto.
Imagine, então, uma situação ainda mais prática. E se na planilha o nome do documento já estivesse acompanhado de sua localização ou tivesse um hiperlink para o documento. Com um clique, assim, seria possível acessá-lo.
Embora pareça algo simples, é algo significativo a longo prazo. Implica, por exemplo mais tempo para focar em outras questões ou necessidades do escritório de advocacia. E quem trabalhar com a advocacia sabe como o tempo é relevante.
Controle com histórico de edições em uma planilha de gestão de documentos
Além do tempo ganho com uma planilha de gestão de documentos, a ferramenta pode ser benéfica para aqueles que desejam controle das alterações. Com uma aba de edições, é possível registrar:
- quem alterou por último o documento;
- quando foi alterado pela última vez;
- qual a última alteração
- quantas vezes foi alterado;
- onde se encontrava originalmente;
- onde se encontra atualmente;
- quem criou o documento;
- quem foi o último a alterar o documento.
Dessa maneira, além de ser mais fácil encontrar o documento, pode-se ter uma visão do que foi feito com ele. O histórico permite ainda que se saiba quem foi o responsável pelo que dentro do escritório de advocacia e em relação àquele documento. E evita, assim, eventuais falhas de comunicação entre as equipes.
Gestão de documentos como estratégia em escritórios de advocacia
Por fim, a gestão de documentos deve estar associada à gestão do escritório de advocacia de modo geral. Profissionais organizados conseguem enxergar os problemas do seu negócio com mais facilidade, ganham em tempo e produtividade, mas também veem com mais rapidez os frutos dos seus esforços.
Você pode acessar a planilha de gestão de documentos para advogados, lançada pelo SAJ ADV - software jurídico, e desfrutar dos benefícios dessa organização aqui.
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