Podemos dizer com a máxima clareza que a TI tornou-se imprescindível no cenário estratégico na maioria dos escritórios, criando um ambiente competitivo para o mercado e trazendo maior rentabilidade às organizações.
No lado da oferta de soluções tecnológicas, existe uma pressão cada vez maior para construir sistemas mais rápidos, eficientes e com custo mais baixo.
O retorno sobre o investimento (ROI) que um escritório pode alcançar com o uso correto da tecnologia tem sido cada vez mais valorizado pelos grandes administradores. É justamente neste cenário que a TI ganha importância, especialmente quando é capaz de fazer a inter-relação do Direito com outras áreas podendo, tanto contribuir para o sucesso de uma organização, como para gerar inovação e proporcionar ganhos de produtividade.
Se eu comprar os melhores equipamentos e adquirir os melhores softwares, terei sucesso?
Uma das primeiras análises que precisamos entender é que o sucesso na aplicação da tecnologia da informação pode ser de difícil apreciação.
Mensurar o retorno sobre o investimento de um novo equipamento de informática ou serviço não é uma das tarefas mais fáceis.
Vamos a um exemplo prático: Se você NUNCA precisar restaurar um backup de uma mídia física ou servidor virtual, podemos dizer que o retorno sobre o investimento foi baixo.
Porém, se o seu escritório for vítima de sequestro de dados ou seus computadores forem infectados por um vírus, podemos dizer que o retorno sobre o investimento foi consideravelmente alto, visto que você teria que gastar muito dinheiro ou muito tempo para recuperá-lo, isso na melhor das hipóteses (conheço escritórios que tiveram que começar o controle do zero).
Se você tem dúvidas sobre o correto funcionamento da TI no seu escritório, pergunte-se:
• Você tem pleno controle dos seus processos, conseguindo qualquer informação em poucos minutos?
• Quando precisa de uma peça processual, consegue visualizá-la na tela do seu computador?
• Caso haja imprevistos físicos no seu escritório, você tem a segurança necessária para que seus dados continuem completamente seguros, não ocasionando perda de informações ou vazamento das mesmas?
• Todos os seus colaboradores estão bem alinhados e treinados em relação à utilização de recursos da TI?
• Quando novos colaboradores são inseridos na equipe, existe documentação formalizada dos fluxos que serão praticados? Essas documentações estão sempre atualizadas?
• Quando você precisa apresentar os resultados para uso interno ou para clientes, consegue fazer isso com agilidade?
• O acompanhamento de prazos e audiências é feito de forma automatizada, trazendo produtividade à equipe?
• O seu escritório faz uso de robôs que captam dados externos para uso interno ou utilizam robôs que auto preenchem informações em sistemas externos?
Se a sua resposta foi não para uma ou mais perguntas, acredito fielmente que você deve reavaliar o uso da TI no dia a dia da sua organização e nas rotinas de seus colaboradores.
Procure se manter atualizado quanto às novidades. Corra atrás, no sentido mais amplo da palavra, de profissionais qualificados que orientarão você a como se organizar de forma automatizada, diminuindo o retrabalho e o esforço mecânico ou repetitivo, trazendo eficácia absoluta!
Século XXI – a era da Tecnologia
Estamos em pleno século XXI, também conhecido como a Era da Tecnologia e da Informação. Para tudo usamos a tecnologia, desde o momento que acordamos, até o momento que vamos dormir.
Podemos dizer que a TI, com o passar dos anos, vem melhorando as coisas que já existiam, tornando tudo mais fácil para quem a utiliza. Aqui aproveito o momento e faço referência à famosa frase de Antoine Lavoisier: "na natureza nada se cria, nada se perde, tudo se transforma".
Invenções criadas há décadas são constantemente aprimoradas pela TI. Imagine a emoção de Alexander Graham Bell ou Antonio Meucci (pioneiros do telefone) ao verem os smartphones atuais, permitindo que pessoas de diferentes locais se comuniquem livremente de forma instantânea!
Por isso, pergunto: Você ainda tem dúvida de que a tecnologia e a informação não são importantes e não fazem parte dos fatores determinantes para o sucesso do seu escritório?
Segundo a revista Exame1, 'com o mundo em constante mudança, quem não se preparar para o futuro está fadado a desaparecer. No entanto, apenas 67% das empresas brasileiras estão investindo em novas tecnologias ou serviços para acompanhar as transformações digitais'.
Voltando a nossa realidade, muitos gestores de diversos escritórios 'acreditam' que tudo está indo bem, mas isso não passa de uma simples expectativa não observada ou não reconhecida.
Faça um teste, analise todas as questões formuladas anteriormente e seja sincero nas respostas. Posso garantir que não são situações criadas. É possível elevar o nível de gestão da TI no seu escritório, a ponto de você conseguir ser 100% eficaz no seu controle.
Não é porque as coisas estão indo bem que elas não poderiam estar melhores ainda. Quando criamos uma cultura de melhoria e inovação, além de dominarmos métodos de transformação, conseguimos potencializar o amadurecimento profissional para todas as pessoas envolvidas neste processo.
Lembre-se: "fazer as coisas certas é mais importante do que fazer as coisas direito." – (Peter Drucker)
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1 - Revista Exame de 18 de janeiro de 2017.
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*Tiago Oliveira é mentor em tecnologia e gestão processual na ÉOS Inovação na Advocacia.