O departamento jurídico da empresa, no que toca ao universo da gestão de contencioso, deve seguir alguns guidelines, sempre de modo a apoiar a organização empresarial da forma mais eficiente possível.
Pode-se dizer que são vetores comuns da administração de contencioso: (i) o refino dos controles internos do departamento, (ii) a gestão detalhada da informação, (iii) a atuação preventiva, com compreensão e apoio ao negócio da empresa, (iv) o domínio das técnicas jurídicas de resolução de disputas, (v) a seleção e gestão adequada dos escritórios de advocacia parceiros, e (vi) o controle das contingências da empresa e do orçamento do departamento.
O departamento jurídico deve ter um controle exemplar das informações dos processos que se relacionam com a empresa, sendo necessário implementar sistemas de acompanhamento, os quais devem estar sempre atualizados com a inserção dos andamentos processuais e dos respectivos valores envolvidos. É recomendável que o departamento jurídico tenha também cópias das principais peças e decisões processuais e relatórios atualizados dos escritórios quanto aos processos por eles conduzidos. O departamento precisa ter profissionais especializados para gerir adequadamente os processos que envolvem a empresa.
Por gestão de informação, compreende-se "um conjunto de estratégias que visa identificar as necessidades informacionais, mapear os fluxos formais de informação nos diferentes ambientes da organização, assim como sua coleta, filtragem, análise, organização, armazenagem e disseminação, objetivando apoiar o desenvolvimento das atividades cotidianas e a tomada de decisão no ambiente corporativo. A gestão do conhecimento é um conjunto de estratégias para criar, adquirir, compartilhar e utilizar ativos de conhecimento, bem como estabelecer fluxos que garantam a informação necessária no tempo e formato adequados, a fim de auxiliar na geração de ideias, solução de problemas e tomada de decisão".
A gestão de informação implica na preocupação do departamento em apoiar no desenho e na implementação de políticas adequadas para a documentação dos negócios da empresa, garantindo-se o registro das informações mais relevantes para a companhia, bem como disciplinando as áreas da empresa quanto aos melhores critérios para a formação de documentos.
A gestão de contencioso também não se resume na simples administração de processos em curso. A atuação preventiva é necessária.
Além de compreender as particularidades do negócio da empresa e apoiar as áreas de produção, o departamento precisa desenvolver um trabalho de prevenção quanto à formação de litígios, promovendo-se treinamentos, criando-se comitês internos de estudos, atuando-se de forma conjunta com as áreas de contratos e de planejamento; tudo de modo a mapear-se o real custo e benefício de se litigar. A atuação preventiva também implica uma análise do perfil do contencioso da organização empresarial, identificando-se as situações possíveis de composição amigável para o encerramento de litígios desnecessários.
O advogado de um departamento jurídico é e continua sendo um advogado, além de ser gestor. Faz parte do passado a falha crença de que o advogado da empresa não pode opinar na rotina de condução dos processos que envolvem a empresa. Para atuar de forma proativa, o advogado da empresa, contudo, precisa dominar adequadamente as técnicas e ferramentas processuais, o que vai lhe permitir, inclusive, selecionar e gerir de forma mais eficiente os escritórios de advocacia contratados pela organização.
Neste passo, é missão do advogado da empresa, que atua com contencioso, conhecer bem o teor da nova lei de mediação (lei 13.140/15), da nova lei de arbitragem (lei 13.129/15), e do novo código de processo civil (lei 13.105/15).
Selecionar e gerir escritórios de advocacia contratados pela empresa é uma arte que vai muito além da simples análise de relatórios periódicos do andamento de processos.
Uma boa gestão de contencioso implica na busca do escritório que realmente seja parceiro da empresa, entenda as particularidades do negócio da organização e compreenda e mapeie quais são as principais teses jurídicas que podem afetar a empresa. O escritório deve manter o departamento jurídico informado dos trâmites dos processos, sendo recomendável o debate com o departamento acerca da estratégia processual e do teor das peças processuais a serem apresentadas.
A contratação do escritório também deve ser bem refletida quanto aos honorários envolvidos, definindo-se critérios adequados para a remuneração do escritório, para reembolso de custos e despesas, bem como se alertando o escritório quanto aos procedimentos e políticas da organização.
O controle religioso do orçamento do departamento, bem como o necessário cuidado com a política de contingências que afetam a empresa, podem ser apontados como importantes missões da gestão de contencioso.
Quanto às contingências, vale lembrar que é fundamental a compreensão das normas do IFRS e do Comitê de Pronunciamentos Contábeis (IAS37 e CPC 25):
"Uma provisão é um passivo de prazo ou valor incerto.
Reconhecimento
Uma provisão será reconhecida quando:
(a) uma entidade tiver uma obrigação presente (legal ou presumida) como resultado de um evento passado;
(b) for provável que um fluxo de saída de recursos que incorporam benefícios econômicos será exigido para liquidar a obrigação; e
(c) puder ser feita uma estimativa confiável do valor da obrigação.
Se essas condições não forem atendidas, nenhuma provisão será reconhecida"; e "Em casos raros, não fica claro se há uma obrigação presente. Nesses casos, um evento passado é considerado como dando origem a uma obrigação presente se, considerando todas as evidências disponíveis, houver maior probabilidade de que exista uma obrigação presente no final do período de relatório".
As normas acima disciplinam o regime de reconhecimento de quais são as contingências relevantes para fins de provisionamento, sendo que, quando for provável que um valor tenha que ser pago pela organização empresarial, o montante deverá ser reservado para fins de pagamento no futuro.
Na política de gestão de contingências não pode haver surpresas, sendo necessária a aproximação da área de contencioso com a área financeira da empresa. A previsibilidade e a segurança da informação, aqui, são expressões de ordem.
Não se pode esquecer que os próprios diretores jurídicos já elencaram o contencioso e a gestão de risco como seus principais pontos de preocupação na rotina do departamento, conforme pesquisa divulgada no ano de 2010 pela Lex Martindale:
Humildemente, apontam-se estes guidelines como os grandes pontos da gestão de contencioso em uma empresa, sendo missão do departamento jurídico se organizar adequadamente para implementar o apoio adequado ao negócio da empresa.
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*Elias Marques de Medeiros Neto é diretor do departamento jurídico da Cosan.