O modelo de gestão de escritórios de advocacia permaneceu praticamente inalterado por muito tempo seguindo aquele velho ditado: “se não está quebrado, não conserte”.
Mas isso não nos parece muito certo. Estamos atualmente no meio de uma ampla mudança de tecnologia que está reestruturando toda a nossa economia. Manter o “status quo” é exatamente o que levou ao desaparecimento de alguns negócios grandes e bem-sucedidos como a Blockbuster e a Kodak.
Eles não inovaram, e eles foram substituídos por alternativas baseadas em tecnologia que poderiam atender melhor às mudanças das necessidades dos clientes.
A fim de evitar um destino semelhante, os advogados precisam adaptar o modelo do escritório de advocacia para estar mais alinhados com o ambiente de mercado de hoje.
A primeira coisa que o advogado pode fazer para ficar um passo à frente dos concorrentes é implementar softwares jurídicos na gestão do escritório de advocacia.
Estamos vendo uma mudança drástica na forma como as empresas operam e prestam serviços aos seus clientes. Na advocacia não é diferente. E tudo está acontecendo como resultado da presença constante de softwares jurídicos na gestão do escritório de advocacia.
Sim, até mesmo os escritórios de advocacia resistentes a mudanças estão gradualmente adotando softwares jurídicos na gestão do escritório de advocacia, mesmo que para funções comuns, como armazenamento de arquivos, geração de contas e gerenciamento de contabilidade.
À medida que o software continua a avançar e se tornar cada vez mais presente, os escritórios de advocacia precisam obter mais resultados e usá-lo para automatizar mais e mais processos.
Os softwares jurídicos na gestão do escritório de advocacia devem tornar-se fundamento de todas as suas operações, não apenas um lugar para armazenar coisas.
Separamos 5 motivos que demonstram a eficiência dos softwares jurídicos na gestão do escritório de advocacia. Ficou interessado? Veja!
1 -Processos aprimorados
Antes de poder desenvolver qualquer tipo de negócio, você precisa implementar processos padronizados e eficientes.
Se você não fizer isso, você não poderá continuar oferecendo a mesma qualidade de serviço em uma escala maior e sua lucratividade vai se reduzir devido a recursos desperdiçados que impedem o seu crescimento.
Como advogado, é impossível aumentar a sua prática a menos que você tenha a tempo para assumir mais clientes.
Você pode aumentar o seu tempo contratando mais funcionários, ou trabalhando mais. Entretanto, os softwares jurídicos estão aqui para ajudar na sua gestão do escritório.
Um sistema para advogados fornece a estrutura necessária para implementar processos padronizados que vão ajudar o seu crescimento pessoal, te permitir trabalhar de forma eficiente e manter-se organizado.
Os softwares jurídicos na gestão do escritório de advocacia também fornecem ferramentas para automatizar processos comuns que de outra forma consumiriam horas do seu dia.
Ao manter todos os seus dados bem organizados e simplificando suas operações para que você possa trabalhar de forma mais inteligente, você pode abrir mais horas no dia para gastar no desenvolvimento de negócios e outras atividades relacionadas ao crescimento.
2 - Reduzindo os riscos
Quanto maior for o seu escritório de advocacia, quanto mais casos você assumir, e quanto mais pessoal você contratar, maior será sua responsabilidade.
Mas é fundamental reduzir essa responsabilidade, desde que possível. Uma reivindicação de negligência pode rapidamente sufocar seu crescimento, prejudicar sua reputação ou mesmo fechar sua empresa completamente.
Implementar uma abordagem sistemática para executar sua prática é a maneira mais segura de limitar sua responsabilidade e evitar cometer um erro caro. Mais uma vez, os softwares jurídicos na gestão do escritório de advocacia são a melhor base para esse resultado.
O software irá melhorar a organização, ajudar com o calendário, gerenciar prazos e permitir que você implemente fluxos de trabalho estruturados para que nenhuma etapa importante seja ignorada.
3 -Clientes mais felizes
Não deve ser uma surpresa que melhorar a satisfação do cliente ajudará seu escritório de advocacia a crescer.
Afinal, quanto mais clientes satisfeitos você tem, opiniões mais positivas e referências você receberá.
Tudo isso irá influenciar o seu sucesso a longo prazo. Mas como o software ajuda a tornar os clientes mais satisfeitos? Não é apenas usado internamente pela equipe de advocacia?
À medida que o software evolui, estamos vendo mais e mais oportunidades onde pode servir como meio de ampliar a satisfação do cliente.
Os softwares jurídicos gerenciam de forma a ajudar no compartilhamento de arquivos.
O acompanhamento de andamentos dos processos de forma automatizada também te ajuda a estar sempre atualizado e assim ter a resposta que seu cliente espera de você.
Isso sem falar em como um sistema para advogados contribui para uma advocacia estratégica, garantindo ao profissional estar sempre um passo à frente na defesa dos processos.
O software pode proporcionar uma experiência mais perfeita para os clientes, melhorar a comunicação e facilitar a vida de todos ao longo do caminho.
4 - Melhores dados
Os seres humanos criam uma quantidade astronômica de dados todos os dias e a taxa de criação de dados cresce exponencialmente.
Na verdade, 90% de todos os dados na internet foram criados nos últimos dois anos, apesar de a internet estar aí por décadas.
Os dados são incrivelmente poderosos e está transformando completamente a maneira como as empresas operam.
As empresas que efetivamente alavancam seus dados estão preparadas para dominar a economia de amanhã, enquanto as que não, correm o risco de interrupção e obsolescência.
Basta olhar para a indústria de publicidade digital para obter provas. O Google e o Facebook completamente monopolizaram o mercado, e é apenas um resultado da enorme quantidade de dados que eles adquirem.
Os escritórios de advocacia ainda são superficiais quando se trata de capturar e utilizar dados, mas essas informações serão um fator cada vez mais importante para o sucesso nos próximos anos.
A beleza de usar o software jurídico para executar sua prática é que os dados são capturados automaticamente e, o mais importante, os dados serão estruturados.
Se você apenas usa documentos do Word, notas e e-mails para gerenciar seus processos, você ainda está criando dados, mas está em um formato não estruturado, o que dificulta a utilização.
Quando você coloca dados em um programa de software, especialmente aquele que tem campos personalizados , você pode estruturar os dados de forma a que possa ser avançar facilmente para medir KPIs e obter outras informações valiosas para sua empresa.
5 - Mais receitas
Você, obviamente, não pode expandir seu escritório de advocacia para um negócio próspero sem ter mais receita. Mas como o software pode ajudar?
Bem, por um lado, todos os benefícios mencionados acima ajudarão a contribuir para o crescimento da firma de advocacia:
O funcionamento mais eficiente permitirá que você defenda mais clientes e casos.
Reduzir sua responsabilidade minimizará as chances de incorrer em uma reivindicação de negligência dispendiosa.
Uma experiência de cliente mais perfeita levará a uma maior satisfação, mais referências e mais negócios de repetição.
Os melhores dados fornecerão os principais insights que você pode alavancar para otimizar e melhorar continuamente.
Resumo
A chave para levar aqui é que estamos no meio de uma mudança de software que está mudando fundamentalmente como as empresas operam em todas as os setores.
Para avançar e definir a sua advocacia para o sucesso no futuro, você precisa tomar nota dessas mudanças e adotar o software em sua prática extensivamente.
O software deve ser mais do que apenas um banco de dados para colocar informações. Ele deve servir como a espinha dorsal de uma prática de direito bem-sucedida e fornece a base para gerenciar todos os seus processos e operações.
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*Marcos Aurélio Silva é analista de produção de conteúdo da Aviso Urgente.