Ao contrário do que muitos pensam, o desafio dos escritórios de advocacia em termos de gestão documental não é eliminar o papel. Atualmente, o grande desafio é fazer uma gestão documental eficiente, integrando documentos físicos e digitais, além de otimizar as impressões e o uso do papel.
Como todo advogado sabe, apenas documentos físicos tem fé pública. Portanto, nem sempre o advogado consegue se livrar totalmente deles, já que os documentos digitalizados não substituem a validade dos documentos físicos.
Para saber como fazer uma gestão documental eficiente no seu escritório, melhorando assim a produtividade da sua banca, vale a pena conferir!
1. Documentos devem ter um lugar próprio
Faz parte da gestão documental contar com ferramentas e métodos que possibilitem o acesso fácil e o arquivamento eficiente de documentos. Porém, para que as ferramentas e métodos sejam efetivos, é essencial que os documentos tenham um lugar próprio, seja no ambiente físico, seja no ambiente online.
Com esse local específico escolhido, você já pode começar a fazer uma triagem de quais são os documentos mais acessados e os menos acessados, quais podem ser digitalizados e quais necessitam serem arquivados no espaço físico. É a partir do espaço físico que a organização e as ferramentas de gestão documental entram em ação.
2. Estabeleça critérios próprios para a gestão documental
Depois de encontrar um espaço físico, chegou a hora de organizar toda a documentação. E, é aqui que muitos advogados se perdem. Quem não conta com os auxílios de um biblioteconomista ou mesmo um arquivista, encontra dificuldades na hora de se organizar. Isso porque, nem sempre é simples estabelecer um critério que seja altamente eficiente.
Para quem já usa um software jurídico sabe que a base da organização de dados é o cliente. Esse costuma ser um bom critério de organização, em vez do número ou nome de processos.
O primeiro passo para estabelecer uma boa gestão documental é separar os documentos por pastas de clientes. Nessas pastas também é essencial criar subpastas com cada processo.
Quem já utiliza um software jurídico, onde esse critério já é utilizado, basta "importar" a lógica para os documentos físicos. Quem não utiliza, precisará perder um tempinho criando pastas digitais. Porém, independentemente do recurso, é fundamental estabelecer critérios.
3. Otimize o uso do papel
Sim, os papéis comprometem muito a produtividade dentro de um escritório de advocacia. Parece um mero detalhe, porém o tempo perdido na hora de encontrar papéis e documentos é um recurso desperdiçado que pode sim comprometer a eficiência dos serviços jurídicos.
Além de desestimular o uso de papeis, o escritório deve priorizar a digitalização dos documentos, especialmente aqueles que precisam ser acessados por diferentes advogados. Como explicamos, os documentos digitalizados não possuem fé pública e, portanto, ainda não substituem os documentos físicos. Porém, quando um documento físico precisa ser acessado mais de uma vez por diferentes advogados, o ideal é manter uma cópia digitalizada.
4. Aposte na tecnologia
Os softwares jurídicos chegaram ao mercado para facilitar o dia a dia do advogado. Essa ferramenta possui inúmeras vantagens e que vão muito além do gerenciamento de processos. Em termos de gestão documental, um bom software facilita a organização, promove a acessibilidade dos documentos e estabelece um método de gestão intuitivo, onde o advogado só precisa inserir os documentos corretos, nos locais apropriados.
Com a tecnologia de armazenamento na nuvem, o advogado não precisa mais investir e hardwares e pode guardar uma boa quantidade de documentos que ficam disponíveis a qualquer hora e em qualquer lugar.
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Um software jurídico também proporciona a segurança necessária na gestão de documentos, evitando a perda e o extravio de documentos importantes.
5. Terceirize o armazenamento de arquivos
Hoje há uma tendência das empresas em investir no chamado Business Process Outsoursing (BPO), que nada mais é do que a terceirização de processos que dão suporte às atividades da empresa. Serviços de TI, gestão de impressões, guarda de documentos, contabilidade, entre outros, já podem ser assumidos por profissionais e empresas especializados. Mesmo no cenário dos escritórios médios e pequenos a terceirização desses processos pode ser algo interessante. Vale a pena avaliar, quando se tratar de garantir mais eficiência para o dia a dia.
Em termos de gestão documental não existe uma receita única. O que existem são recursos e ferramentas que devem ser testados pelo advogado até que ele encontre as que mais se adequam à sua estrutura e o seu negócio.
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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.