A maioria dos escritórios hoje conta com uma base grande de processos e uma equipe enxuta para gerenciá-los. E, como a contratação de mais profissionais não é sinônimo de gestão eficiente, é preciso saber como ganhar tempo no acompanhamento processual.
Para quem quer ganhar tempo no acompanhamento processual, o ideal é unir capacitação, boas práticas e recursos digitais, que possibilitem que essa atividade seja realizada de forma mais rápida e simples. Agora, “como fazer isso” é a grande questão, não é mesmo? Para ajudar você nessa tarefa, separamos algumas dicas que podem trazer mais agilidade para o acompanhamento processual do seu escritório. Confira!
Promova o mapeamento de publicações
As publicações têm um papel importante dentro do andamento processual. Afinal, é por meio delas que o advogado toma conhecimento de quais medidas deve tomar dentro do processo e qual é a situação do caso.
Porém, muitos advogados perdem tempo procurando publicações nos Diários Oficiais, bem como, se cadastrando em sistemas de envio de notificações automáticas que nem sempre atendem os casos que estão sob sua responsabilidade.
Para quem quer ganhar agilidade no andamento processual, o primeiro passo é mapear quais são as publicações relevantes para cada um dos processos que você possui em seu escritório. Além de mapear os Diários Oficiais, o advogado também deve se cadastrar diretamente nos sites dos Tribunais, fazendo com que a dupla checagem não gere erros na contagem e cumprimento de prazos.
Invista em automatização para o acompanhamento processual
Advogados e escritórios já perceberam que para ganhar tempo no acompanhamento de processual é preciso investir em automação. Não por outra razão, os softwares jurídicos vem sendo cada dia mais utilizado por escritórios de todos os portes e também por profissionais que atuam de forma autônoma.
Uma das principais funcionalidades que auxilia o advogado a ganhar tempo na hora de acompanhar seus processos é a captura automática dos andamentos. Por meio deste recurso, robôs capturam o conteúdo dos sites dos tribunais e convertem esses dados para o software jurídico. Assim, com a velocidade alguns cliques, o advogado tem em mãos informações que vão desde a identificação do processo, partes, etapas e andamentos.
[Quer saber como funciona a captura automática de andamentos? Então, confira!]
Além de dispensar a necessidade de se consultar processo por processo individualmente nos diversos sites dos tribunais, essa funcionalidade auxilia a execução de tarefas pelo profissional, já com a simples consulta ele já sabe o que é necessário fazer para cada caso sob sua responsabilidade.
Integre o andamento aos documentos
Muitas vezes, só de olhar um documento o advogado já sabe qual é a situação de um determinado processo. Por isso, integrar o andamento à cópia de documentos pode ser uma forma eficiente de ganhar tempo na hora de acompanhar seus processos. Além disso, ter documentos anexados ao andamento facilita a compreensão das informações. Isso sem mencionar que, documentos evitam equívocos sérios, que podem gerar desde a perda de prazos até o envio de informações erradas ao cliente.
Hoje, com o desenvolvimento da tecnologia, alguns softwares jurídicos permitem que o advogado anexe todos os documentos que forem necessários no andamento de cada processo. Isso facilita a localização de informações, agiliza as tarefas do advogado e minimiza a possibilidade de equívocos.
Melhore o engajamento da sua equipe
Para escritórios e advogados que desejam ganhar tempo no acompanhamento processual, trabalhar em equipe é fundamental. Hoje a maioria dos advogados possui uma rotina multitarefa bastante atribulada. Muitas vezes não sobra tempo para o profissional realizar o acompanhamento de seus processos da maneira como deve ser feita. Por isso, ter mais de um profissional atuando em um caso, ou uma equipe envolvida, é a forma mais eficiente de fazer com que informações e dados importantes não escapem e erros não ocorram.
[Saiba como estimular sua equipe a usar um software jurídico e aumentar a produtividade. Confira!]
Para que o trabalho em equipe seja eficiente, no entanto, o uso de treinamentos ou mesmo de ferramentas é essencial. Hoje, alguns softwares jurídicos já trabalham com um conceito de redes sociais. Com essa ferramenta, todos os membros envolvidos no andamento de um processo se comunicam. Isso facilita a obtenção de informações, execução de tarefas, além de promover uma delegação assertiva de atividades.
Promover um acompanhamento processual ágil e eficiente é um desafio para todos os escritórios de advocacia. Com o aumento da competitividade no mercado, garantir a rapidez e a assertividade no acompanhamento processual deixou de ser um diferencial, para se tornar uma necessidade de todo escritório. Por isso, não deixe estabelecer boas práticas para a sua banca e invista na melhoria dos seus procedimentos.
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