O mercado jurídico vem sofrendo constantes modificações, seja de ordem técnica, como por exemplo, a reforma trabalhista, ou tecnológica, com o desenvolvimento de robôs para facilitar a demanda operacional, ou até mesmo quando entendemos que um escritório já não é mais um simples escritório e que sim, deve ter visão empresarial. Todas estas questões não fogem da lógica de que o papel do advogado no escritório de advocacia ou no departamento jurídico é indispensável, permanecendo ele insubstituível, mesmo com tantas inovações.
Neste sentido, tão importante quanto se adequar a essas alterações, escritórios e departamentos jurídicos devem buscar mecanismos de controle, para assegurar que tais mudanças sejam tranquilamente adaptadas aos fluxos e procedimentos já existentes. No tocante à esfera trabalhista, por exemplo, ainda não conseguimos mensurar os reflexos que surgirão na Justiça Laboral, como o aumento de processos e audiências, volume de prazos e consultorias. Por isso, torna-se imprescindível o controle expressivo da carteira de processos e clientes.
O advogado, por sua vez, é cobrado cada vez mais por resultados, por uma melhor gestão e bom atendimento às necessidades e expectativas dos clientes. E isso deve ser balanceado com uma demanda cada vez maior e o tempo cada vez mais escasso. Só por esses aspectos, resta evidente a necessidade de um controle interno eficaz que possa dar segurança, garantias e ao final, não menos importante, uma possível redução de custos.
Mas como isso tudo pode funcionar dentro de um escritório ou departamento jurídico?
Bem, num primeiro momento precisamos entender o que é a controladoria jurídica, quem a compõe e qual sua metodologia de funcionamento.
A controladoria nada mais é do que uma equipe de advogados, assistentes e estagiários capaz de criar e gerir procedimentos administrativos, funcionando como uma verdadeira "trincheira", que através de manobras sistematizadas, busca formas de evitar falhas processuais, assegurando o cumprimento de todas as atividades e expectativas do escritório x cliente.
Nela são concentradas, portanto, todos os atos jurídicos operacionais, tais como: recebimento de novas ações, distribuição de tarefas para advogados e/ou equipes, atualização de sistemas, controle de publicações e agendamento de prazos, realização de protocolos, relatórios, auditorias internas, etc.
A ideia é que a controladoria funcione conjuntamente com o corpo técnico, colaborando para que o advogado deixe de exercer as tarefas puramente administrativas e tenha seu tempo envolvido no desenvolvimento e na realização dos prazos, defesas e audiências.
Dessa forma, ambas as equipes se complementam, possibilitando a melhoria na prestação dos serviços.
Em outras palavras, a controladoria jurídica é uma equipe de retaguarda, que deverá interagir constantemente com a área técnica. Pode, ainda, ser uma equipe multidisciplinar, isto é, que reúna profissionais de diversas áreas – em algumas delas encontramos a presença de administradores, engenheiros, contadores, etc. - mas que possua visão sistêmica, senso de organização e proatividade e que entenda seu papel dentro da equipe jurídica. A grande vantagem da controladoria é desenvolver cada profissional de acordo com sua qualidade, objetivando sempre a evolução da equipe como um todo.
Neste sentido, separamos as atividades puramente administrativas das atividades técnicas e criamos uma equipe de especialistas em gestão jurídica, colaborativa, tendo como principais objetivos:
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Proporcionar maior visão da carteira jurídica: com maior controle conseguimos enxergar a carteira de processos, segmentando por tipo de ação, fase, comarca, etc.
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Apoiar estrategicamente a área técnica: através de relatórios processuais precisos e indicadores de desempenho da área, é possível apoiar estrategicamente a área técnica.
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Fazer a gestão dos serviços jurídicos com eficiência: controle das publicações, e organização de agenda de audiências, prazos, consultas, relatórios, etc.
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Redução de custos: uma equipe bem estruturada pode reduzir custos com contratações desnecessárias, bem como em repetições de procedimento por excesso de controles.
Fazer mudanças na equipe em um momento que vivemos, num cenário econômico incerto, realmente não é tarefa fácil e requer muito mais que um simples desejo. É necessário o envolvimento dos principais executivos e da alta gestão, uma boa comunicação entre as áreas e uma equipe com iniciativa e, principalmente, a certeza de que controladoria jurídica vai muito além de burocratizar atividades ou engessar o departamento jurídico ou escritório. Pelo contrário, é uma forma de melhorar nossos controles, oferecendo para nossos clientes internos e externos melhores resultados e um atendimento mais assertivo.
Aproveitar as inovações trazidas e investir na controladoria jurídica é uma questão extremamente relevante e deve ser considerada por todos nós, advogados e gestores. Inclusive, ao longo de sua programação, a Fenalaw 2017, o evento mais completo para advogados e profissionais da área jurídica da América Latina, que aconteceu em São Paulo, no mês de outubro/17, proporcionou algumas discussões muito ricas envolvendo a temática de controladoria jurídica.
Entre todas as exposições e palestras oferecidas ao público, restou clara que a mudança mais esperada está relacionada à gestão do tempo e serviço.
Para isso, empresas e escritórios têm desenvolvido não só suas equipes internas, mas também seus sistemas, procurando alcançar transparência e qualidade no âmbito jurídico.
Despertar um olhar crítico para a nossa realidade interna e ter visão ampla do que temos de inovação dentro do Direito e suas ramificações, quais as melhores práticas do mercado com baixo custo e melhor resultado, é sem dúvida um caminho para tornar possível uma nova realidade, aproveitando melhor nossas forças internas e desenvolvendo nossos talentos.
E você, já ouviu falar em controladoria jurídica?
Fiquem ligados nas transformações e reinvente sua forma de operacionalizar o Direito.
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*Juliana Perin é gerente geral do escritório Loguercio, Beiro e Surian Sociedade de Advogados.