A competitividade do mercado jurídico pede que os advogados sejam cada vez mais organizados. Muitos escritórios ainda usam planilhas de Excel para controlar prazos de processos e dividir tarefas. Entretanto, uma planilha para advogados exige uma gestão manual e muito mais tempo dos profissionais
.Por isso, substituir a planilha para advogados por uma solução tecnológica é a principal tendência dos profissionais da atualidade. A tecnologia permite automatizar uma série de tarefas e ainda ajuda a controlar de forma mais eficaz os prazos e as atividades do escritório.
Uma das grandes dúvidas dos advogados no momento de migrar para um software jurídico é a importação de dados. Com uma funcionalidade específica para esta atividade, é possível inserir no novo sistema todas as informações importantes para o escritório de forma muito simples. O SAJ ADV, por exemplo, oferece modelos de planilhas para importação de dados de pessoas, processos, tarefas e andamentos.
Planilha para advogados: passo a passo para importar os dados para o SAJ ADV
Etapa 1: Planilha de pessoas
Este modelo de planilha para advogados é a base para toda a importação de dados para o SAJ ADV. O documento indica em vermelho os campos obrigatórios de preenchimento. Sem eles, o upload das informações no sistema não será completo. Independentemente da quantidade de pessoas cadastradas no escritório, o SAJ ADV é capaz de registrar todas automaticamente no momento em que a planilha for inserida no sistema.
Dicas importantes
Se você preencher algum campo relacionado ao endereço na planilha de pessoas, deve preencher todas as informações. Por exemplo: se você inserir o nome da rua e o número, deve anotar também o bairro, a cidade e o estado. As informações sobre endereço não são obrigatórias nesta planilha, mas quando você deixa de preencher algum campo deste tipo, o sistema reconhece como preenchimento incompleto e indica uma falha no upload. Neste caso, você terá que corrigir a planilha e fazer o upload novamente. Então, se você não tem o endereço completo, é melhor não preencher nenhum campo.
Outra dica para a planilha de pessoas é o CPF, que também não é um campo obrigatório. Quando você preenche este campo, o SAJ ADV consegue reconhecer esta informação nos processos e associá-los automaticamente a cada pessoa cadastrada no sistema. Isso economiza um tempo de trabalho dos funcionários do escritório, que não precisam vincular as partes envolvidas posteriormente. Atente-se apenas para inserir o número válido do CPF. Se você não souber esta informação, é recomendável preencher este campo posteriormente. Inserir informações inválidas, tipo "000.000", podem ocasionar um erro no sistema.
Há ainda uma maneira de vincular a pessoa ao processo automaticamente: registrar o nome exatamente igual ao que está cadastrado no processo.
Etapa 2: Planilha de processos
Este modelo de planilha para advogados organiza todos os processos do escritório. Ele também indica em vermelho quais campos são obrigatórios de preenchimento para que a migração de dados para o SAJ ADV seja bem-sucedida. Depois que a planilha estiver inserida no sistema, todos as informações sobre os processos entrarão automaticamente no software.
Durante a fase de implementação do SAJ ADV, você vai configurar a periodicidade de atualização dos andamentos dos seus processos: diária, semanal, quinzenal ou mensal. Paralelo a isso, você também vai cadastrar seu registro da OAB para receber as intimações dentro do sistema.
Dicas importantes
Entre os modelos de planilha para advogados no SAJ ADV, há o modelo de planilha de exemplos de órgãos judiciais. Você pode consultá-lo para preencher a sua planilha de processos antes de fazer o upload no sistema. Se as informações não estiverem no mesmo modelo, o carregamento do documento no sistema pode ter falha e você vai precisar ajustar a planilha para repetir a operação.
Você também pode inserir mais de um marcador para um mesmo processos. O marcador é uma espécie de palavra-chave que ajuda na busca geral do SAJ ADV. Para inserir mais de um marcador, é só separá-los com vírgula.
Etapa 3: Planilha de tarefas ou Planilha de andamentos
Para importar estes modelos de planilha para advogados, você, obrigatoriamente, já deve ter inserido no SAJ ADV a planilha de processos. As tarefas e os andamentos são vinculados aos processos e por isso você já deve ter os processos no sistema.
Você deve decidir a ordem de importação com base no que mais se usa na rotina do escritório. Se a equipe costuma se organizar mais por meio da definição de tarefas, importe a Planilha de tarefas. No caso dos funcionários que preferem fazer a gestão pelos andamentos dos processos, dê preferência para a Planilha de andamentos.
Lembre-se de que os campos de preenchimento obrigatório estão indicados em vermelho.
Dicas importantes
Estes modelos de planilha para advogados têm um campo para apontar o identificador. Este é o grande diferencial que vai ajudar os usuários a ter mais produtividade depois da migração dos dados para o SAJ ADV.
No campo identificador, você pode registrar a pasta física ou o número do processo, por exemplo. É uma informação que vai facilitar e agilizar a execução das tarefas do escritório.
Você encontra outras dicas para a migração de dados logo abaixo dos modelos de planilhas de importação dentro do SAJ ADV.
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*Luciano Martins é project owner do SAJ ADV - Software Jurídico.