O uso da metodologia ágil por empresas do segmento tecnológico é cada vez mais comum. Basicamente, o método faz parte de um modelo de gerenciamento pelo qual se procura ter menos hierarquia e mais liberdade na empresa. Pode ser simples de imaginar esse sistema em empresas altamente inovadoras, mas você consegue vê-lo aplicado em uma gestão de escritório de advocacia.
Um escritório de advocacia tem muito a usufruir do método, desde que ele seja bem acompanhado e que a equipe esteja bem alinhada. O modelo horizontal da gestão de escritório de advocacia busca tirar todo o poder de decisão da mão de poucas pessoas. A ideia é descentralizar as decisões e envolver a equipe nas ações da empresa. Assim, também aumenta a responsabilidade dos colaboradores e o engajamento.
No escritório de advocacia, a metodologia ágil pode tornar a gestão mais compartilhada, alinhada, com um aumento de produtividade perceptível. Para alcançar esse grau de eficácia, são necessárias reuniões periódicas, planos de metas e objetivos muito bem traçados. Veja como colocar isso em prática na gestão de um escritório de advocacia.
Ferramentas para aplicar a metodologia ágil na gestão de escritório de advocacia
Um escritório de advocacia também pode usufruir de um modelo horizontal e ter bons resultados a curto, médio e longo prazos. Quando apenas os líderes tomam decisões, sem levar em consideração a equipe, muitas vezes o planejamento da gestão de escritório de advocacia tende a falhar. É fundamental que todos os colaboradores estejam a par do que está acontecendo, buscando sempre melhorar as entregas. Sem uma metodologia eficaz para mensurá-las, o engajamento e a produtividade da equipe podem decepcionar.
Para garantir a efetividade da metodologia ágil, é preciso seguir alguns critérios e ferramentas para avaliação. Separamos três dicas simples de aplicar e altamente eficazes para otimizar a rotina na gestão de escritório de advocacia.
1. Reuniões diárias
É comum pensar que reuniões são cansativas e sem muito foco. Se você é do time que não vê efetividade nisso, é bom mudar de opinião. As reuniões diárias no método ágil, também chamadas de daily scrum meeting - devem primar pela gestão do tempo. O ideal é que sejam feitas em até 10 minutos e com todos os participantes de pé. Com o encontro rápido, as pessoas passam a ter ciência do que cada um da equipe está desenvolvendo, o que fez no dia anterior, o que pretende fazer nas próximas horas, seus prazos, o que deu errado e pode ser melhorado.
Além de todos saberem no que o escritório de advocacia está trabalhando, é uma ótima maneira de destacar a colaboração do time. Afinal, a gestão de escritório de advocacia não precisa ser feita por apenas uma pessoa. Todos podem ajudar a melhorar o gerenciamento e a produtividade da equipe, pensando de forma coletiva.
2. Reuniões semanais de planejamento
Não basta compartilhar o dia a dia de cada um. Para o funcionamento de qualquer gestão de escritório de advocacia, é necessário elaborar um planejamento a curto prazo. As tarefas individuais e coletivas devem ser pensadas para cumprir a meta da empresa. É preciso identificar o que foi finalizado, o que está sendo feito, o que está emperrado e, principalmente, os prazos para cada ação. Um status report semanal ou quinzenal é uma boa forma de monitorar e documentar os resultados da equipe. O conceito de transparência no trabalho de equipe é o mesmo das reuniões diárias. A diferença é que nas reuniões de planejamento o time pensa os projetos de forma mais ampla e organiza como vai executá-los.
3. OKRs
A metodologia ágil baseia-se no planejamento contínuo, de curta duração, para que os resultados possam ser avaliados e melhorados a médio prazo. OKRs (Objectives and Key Results) são utilizados para o acompanhamento das metas, que devem ser mensuráveis e dinâmicas. Os objetivos e as metas precisam estar claros e devem, necessariamente, ter métricas quantitativas. Eles podem ser relativos ao crescimento do número de clientes do escritório de advocacia, à quantidade de processos finalizados, indicadores financeiros e até feedback dos atendimentos, por exemplo. De forma geral, OKRs precisam estar de acordo com a visão da empresa e a gestão de escritório de advocacia, além de serem acompanhados semanalmente pelos responsáveis diretos de cada meta.
Esses exemplos simples de como aplicar a metodologia ágil podem ser colocadas em prática no escritório de advocacia para garantir resultados com rapidez. Cada colaborador fica responsável direto por alcançar a sua meta pessoal e a ajudar o colega quando ele precisa. Isso gera não só um senso de coletividade alto, como proporciona uma melhora na produtividade da gestão de escritório de advocacia.
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