Confira abaixo 3 pontos para analisar na hora de contratar um software jurídico
Tecnologia
No post Advogado, confira as diferenças entre a computação em nuvem e local mostramos os vários tipos de servidores existentes e destacamos que, um servidor local necessita da compra de computadores de última geração, pagar licença de banco de dados e se preocupar com back ups. Já um sistema informatizado pode ser contratado na modalidade SaaS (Software como serviço). O SAJ ADV, por exemplo, pode ser adquirido da mesma forma com que você assina um pacote de TV a cabo, ou seja, as funcionalidades e a capacidade de armazenamento podem ser ajustadas a qualquer momento e de acordo com a necessidade do escritório de advocacia.
Funcionalidades
Este ponto está diretamente ligado com as atividades que são executadas diariamente no escritório. Responda as perguntas abaixo e verifique se o software jurídico pode contribuir para a redução dos gargalos do escritório:
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Seu escritório trabalha com consultivo? Então, verifique se o software jurídico possui um mecanismo de registro de atendimentos consultivos.
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A demanda do contencioso é grande? Avalie se o software registra as informações que você necessita: dados básicos do processo, lançamento de tarefas, andamentos, registro dos pedidos do processos e valores envolvidos.
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Os advogados precisam ler intimações e distribuir prazos? Veja se o software jurídico permite receber as intimações judiciais de forma integrada e com a possibilidade de criar tarefas para a equipe, delegando e acompanhando sua execução.
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E o cálculo de prazos? Como tem sido realizado? Identifique se o software permite a criação de templates de atividades com prazos padrões, como por exemplo a aplicação de prazos de acordo com o antigo CPC e o novo CPC.
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O escritório tem dificuldade em manter uma comunicação eficaz com os clientes?
Avalie se o software possibilita a troca e registro de informações com os clientes para o acompanhamento dos processos e atendimentos . -
A gestão financeira é trabalhosa e, às vezes, as contas não fecham? Confira se o software jurídico permite o controle das receitas e despesas por cliente, possibilitando a criação de lançamentos financeiros por atendimentos e processos. O escritório trabalha com apontamento de horas? Observe se o software jurídico tem essa funcionalidade.
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Os advogados necessitam gerar ou armazenar documentos eletrônicos? Verifique se o sistema possibilita a criação de modelos automáticos de petições e procurações. Além disso, analise se a solução permite a busca de arquivos vinculados aos processos e atendimentos.
Testes de softwares jurídicos
Na hora de realizar testes com o software jurídico é essencial selecionar pessoas chaves do seu escritório, como coordenadores, responsáveis pela leitura e distribuição de prazos, além dos advogados mais experientes da equipe. Se você atuar com um sócio, ambos devem participar da fase de testes.
Depois de selecionar quem vai analisar a usabilidade do software jurídico, é hora de iniciar o cadastro das informações e as configurações do sistema. Registre os processos das áreas atendidas pelo escritório: cível, trabalhista, tributário, etc. Você pode, por exemplo, iniciar o cadastro dos processos a partir das intimações recebidas durante o período da avaliação do produto, cadastrar e fazer a distribuição deste prazo.
O próximo passo é executar as demandas mais comuns do dia a dia do escritório. Conclua as atividades e crie o histórico de um processo ou atendimento. Esse procedimento serve para você ter a noção de como as informações vão estar organizadas no futuro, quando necessitar delas novamente. Solicite para outra pessoa procurar o histórico do processo e se ela consegue entender os fatos e as atividades realizadas pelo escritório. Caso os dados estejam bem estruturados e as informações forem encontradas facilmente, o teste foi realizado com sucesso.
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