Problema prático enfrentado por diversos operadores do direito reside no registro fidedigno de informações e esclarecimentos prestados no curso das assembleias gerais. Isto ocorre tanto pela dinâmica do próprio conclave, quanto pela larga utilização do registro dos acontecimentos em atas sumárias (§1º do art. 130 da lei de sociedades anônimas).
Como consequência, na maioria das vezes, tem-se a perda de dados essenciais que permitirão o regular e pleno exercício dos direitos dos acionistas.
Neste contexto surge a seguinte questão: Como conciliar o registro integral dos acontecimentos da assembleia geral sem prejudicar o bom andamento do conclave, já que a lavratura da ata de inteiro teor torna-se impraticável?
A resposta a esta questão prática reside na utilização de recursos tecnológicos (gravação de áudio ou vídeo) das assembleias gerais.
A adoção desta simples medida permitirá aos operadores do direito assegurar o registro fidedigno das discussões e esclarecimentos ocorridos no curso do conclave, evitando-se, assim, a perda de qualquer informação relevante.
Outro efeito benéfico da gravação das assembleias gerais repousa na ampliação do grau de governança das Companhias, na medida em que será assegurado aos acionistas acesso integral aos eventos ocorridos no conclave, reduzindo o risco da elaboração de atas atécnicas, incompletas e/ou direcionadas aos interesses de determinado grupo de acionistas.
Para evitar quaisquer questionamentos sobre a validade da gravação do conclave, deve o operador do direito informar ao presidente da mesa sua intenção de gravar. Deverá, ainda, depositar na sede da Companhia cópia integral da gravação realizada.
Entendemos que, a despeito da falta de previsão legal quanto à obrigatoriedade da gravação das assembleias, a recusa do presidente da mesa de acatar o pedido de gravação configura cerceamento a direito essencial do acionista (direito de fiscalizar), o qual se encontra previsto no artigo 109 da lei societária.
Para evitar abusos por parte de qualquer acionista, recomenda-se, inclusive, que a própria Companhia efetue a gravação do conclave, com sua posterior disponibilização aos acionistas. Tal prática encontra-se amparada nas melhores práticas de governança corporativa, constando inclusive das recomendações do Instituto Brasileiro de Governança Corporativa em seu caderno de boas práticas para Assembleia de Acionistas.
Diante dos atuais avanços tecnológicos, bem como da crescente necessidade da implementação de medidas que tragam maior transparência e governança para as Companhias, seria interessante que o legislador pátrio propusesse a modificação da lei societária de modo a prever expressamente a obrigatoriedade da gravação das assembleias gerais, evitando-se, assim, eventuais questionamentos sobre sua realização, que acarretarão, sem dúvida, violação do direito essencial de fiscalizar garantido aos acionistas.
Por fim, há que se registrar que as considerações aqui apresentadas são aplicáveis não apenas às sociedades por ações (abertas e fechadas), mas a qualquer tipo societário que realize reuniões ou assembleias.
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