A legislação brasileira exige que todos os atos societários de uma sociedade anônima (S.A.) de capital fechado ou aberto sejam lavrados em seus livros sociais.
Destacamos os seguintes livros:
• Livro de Registro de Ações;
• Livro de Registro de Transferência de Ações;
• Livro de Atas de Assembleia Geral;
• Livro de Presença de Acionistas;
• Livro de Atas de Reunião da Diretoria e Livro de Atas de Reunião de Conselho de Administração; e
• Livro de Atas do Conselho Fiscal.
Muito mais do que uma obrigação legal, a regularidade e a atualização dos livros sociais de uma S.A. impactam em diversos aspectos, inclusive negociais, dentre os quais ressaltamos:
i) A propriedade das ações presume-se pela transcrição atualizada nos livros sociais.
Muitos ainda se lembram da ação judicial ajuizada pelo Sr. Luiz Rodolfo Landim contra o Sr. Eike Batista, pleiteando a transferência de participações societárias de empresas do grupo deste famoso empresário, com base em uma carta escrita pelo próprio. Além de outros aspectos contratuais, um fato significativo foi abordado em favor do empresário: a ausência da formalização de transferência das ações através dos livros sociais das empresas envolvidas.
ii) O penhor, o usufruto, a alienação fiduciária em garantia, a opção de compra ou qualquer outro gravame instituído nas ações deverá ser averbado nos competentes livros sociais para ser oponível contra terceiros.
Em analogia à hipoteca constante na matrícula de um imóvel, a formalidade nos livros é necessária para dar ciência a qualquer terceiro interessado nas referidas ações da existência de um gravame sobre elas, que, dependendo de sua característica, pode até mesmo obstar a negociação com o terceiro.
iii) Sob pena de invalidade da eleição, os diretores e conselheiros somente estarão investidos em seus respectivos cargos – portanto, legitimados a exercer suas funções – mediante a assinatura do correspondente Termo de Posse a ser lavrado no competente livro social.
A falta dessa formalidade pode trazer efeitos práticos imediatos, tais como o questionamento sobre a validade da representação da empresa, especialmente por parte das instituições financeiras.
iv) Otimização para a captação de recursos financeiros, seja através de instituições financeiras, seja através de investimento direto com participação acionária de fundos de investimento.
Até mesmo na fase prévia de prospecção para portfólio de investimento, os fundos de investimento solicitam, dentre outros documentos, a apresentação dos livros sociais da empresa, devidamente atualizados. Ainda que se trate de uma empresa de capital fechado, o nível de governança corporativo exigido para este tipo de acionista investidor é alto, podendo resultar na exclusão da empresa no portfólio a ser prospectado.
Tais impactos são exemplificativos, podendo variar o grau de prejuízo sofrido pela empresa com a irregularidade de seus livros sociais, ressaltando, ainda, a responsabilidade dos administradores pelos prejuízos decorrentes de tal irregularidade.
Para evitar tais riscos e prejuízos, recomendamos que seja realizada, preventiva e periodicamente, uma revisão completa e detalhada em todos os atos societários e livros sociais de uma S.A.
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*Roberta Cunha Andrade Azeredo é diretora da Divisão de Consultoria Societária de Braga & Moreno Consultores e Advogados.