José Jeronimo Reis
As vantagens financeiras e operacionais da logística jurídica e o novo conceito de advocacia de apoio
Para polemizar, vamos iniciar afirmando que a logística jurídica, mesmo fazendo parte da gestão estratégica dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, possui aspectos financeiros e operacionais peculiares e específicos que devem ser analisados de modo isolado, não podendo ser confundidos com as estrutura financeira geral do escritório, o que geralmente não é do conhecimento de todos os profissionais vinculados aos departamentos paralegal ou financeiro.
Características particulares como recolhimentos de impostos, descontos de valores previdenciários, elevado volume de operações individuais com valores normalmente muito baixos, entre outros aspectos, exigem redobrada atenção.
Um dos primeiros aspectos positivos da contratação de empresas de logística jurídica para terceirização das atividades operacionais e meramente executivas dos atos externos é a concentração da resolução dos problemas acima pelas contratadas, o que gera redução de trabalho dos departamentos supracitados, sobretudo do departamento financeiro.
A mudança drástica experimentada pelos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos com a contratação de empresas para desenvolver projetos e operar a logística jurídica é sentida logo nos primeiros meses de trabalho, pois ocorre uma significativa redução de recibos, planilhas e faturamentos por conferir, eis que, ao invés de serem enviados centenas ou milhares de recibos e relatórios mensais pelos correspondentes, é enviada uma única fatura detalhada das atividades desenvolvidas pela empresa, com posterior emissão de nota fiscal.
A simples emissão da nota fiscal já seria, por si só, motivo de grande comemoração para o departamento financeiro, pois realizaria uma única ordem de pagamento. Contudo, outros detalhes são igualmente importantes, tais como a desnecessidade de preocupação com retenção de valores previdenciários e relativos a imposto de renda, o que é motivo de grande dor de cabeça para os responsáveis.
Profissionalismo e comprometimento são dois pontos bastante importantes, porquanto são confiadas aos correspondentes tarefas muito importantes e que podem ser muito decisivas no desenrolar de um processo, seja judicial ou administrativo.
Ter alguém que saiba, além de controlar estas atividades, bem escolher os profissionais que as desempenharão é tarefa que não deve ser desempenhada pelos profissionais do escritório, pois eles têm outros afazeres por cumprir. Além do mais, este é o core business das empresas de logística jurídica, o que gera uma maior qualidade no resultado final, consequência direta da estratégia organizacional empregada.
Operacionalmente, importa dizer que a área de logística jurídica sofre com a qualidade dos serviços prestados pelos profissionais que disponibilizam seus serviços. Em outro aspecto, caberia dizer que também a escassez de profissionais pode ser um grande transtorno.
É certo que grandes centros produzem opções baratas por conta do volume de profissionais, mas, muitas vezes, estas opções baratas trazem consigo a pecha da má qualidade, o que acaba não compensando no final.
Já nos cantões mais afastados do país, os problemas aumentam, pois, além da falta de qualidade também encontrada, é necessário lidar com a supervalorização dos preços dos serviços, resultado direto desta falta de profissionais.
Problema igualmente enfrentado em relação à qualidade dos serviços é aquele que se apresenta na forma de falta de conhecimento dos equipamentos envolvidos com a prática dos serviços, tais como smartphones, câmeras fotográficas, scanners e programas de computador para formatação de documentos para envio.
A grande contribuição das empresas de logística jurídica pode ser sentida na forma de assunção dos problemas e eventuais prejuízos causados pelos correspondentes, bem como no seu treinamento constante e até mesmo no treinamento da equipe interna, minimizando ou extirpando os resultados negativos advindos das situações apresentadas acima.
O fato de o correspondente normalmente não se preocupar com o resultado final da causa, por não ter vinculação direta com o cliente do escritório, é um grande entrave à necessária dedicação que se deve ter com o caso a ele confiado.
O profissional designado para realizar um ato por um grande escritório, não tem - e nem poderia ter - o envolvimento necessário com o cliente, tampouco com a causa em que está prestes a atuar. Da mesma forma, o retorno financeiro advindo do ato não tem o condão de motivá-lo, pois, isoladamente, é irrisório, não mais que algumas poucas dezenas de reais, o que faz com que, via de regra, a atuação forense observe a ‘lei do menor esforço’.
Uma das maneiras de se minimizar o prejuízo advindo desta situação é agregar demandas de vários escritórios para motivar o correspondente a bem atuar no seu mister. Esta simples solução resolve dois problemas, uma vez que, não obstante gerar uma satisfação ao correspondente, faz com que ele se dedique, pois, se não desempenhar bem sua função, outro profissional irá ocupar seu lugar, agora que é compensatório financeiramente.
Na busca pela boa empresa de logística jurídica, deve ser sopesada a utilização prática da regra acima, pois esta mesma sistemática operacional que favorece a atuação por se calcar na acumulação de demandas de diversos clientes, quando mal utilizada, pode acarretar deficiência na prestação de serviços, levando a pretensa solução a ser mais um entrave.
Desta maneira, caso seja mal escolhida a empresa de logística jurídica parceira do escritório, os problemas oriundos da falta de qualidade e motivação acabam por persistir, tal qual ocorria quando da contratação avulsa de correspondentes.
Ainda no que se refere à metodologia empregada pelas empresas de logística jurídica, deve-se destacar que elas usufruem de um fenômeno administrativo conhecido como economia de escala, que ocorre, neste caso, quando o aumento do volume da produção de serviços por período leva à redução de seus custos, ou seja, mesmo agregando-se valor à prestação de serviços oferecidos, o preço final do serviço atinge, por vezes, patamares inferiores aos praticados pelos correspondentes contratados de modo avulso.
Tal fato se dá pela diluição do custo fixo da empresa quando da ampliação dos serviços prestados, acarretando um preço final mais competitivo, mesmo ante aos serviços de correspondente avulsos, cujo custo fixo é irrisório.
Parece-nos um contrassenso que ainda haja escritórios de advocacia que atuem no contencioso de volume e recorram à contratação de expedientes avulsos para ampliar a abrangência territorial, o que até autoriza a indagação: como ser estratégico na gestão de todo o escritório e esquecer a estratégia no setor paralegal?
Ora, se os clientes se utilizam de sua volumetria de carteira de processos para barganhar custo, o escritório deve usufruir igualmente de tal artimanha e não deixar a critério de seus colaboradores internos - ótimos advogados, mas, certamente, não tão habilidosos no aspecto administrativo da negociação - a contratação de seus profissionais de apoio, fato que desencadearia uma notória diferença no repasse dos recursos, reduzindo o lucro das atividades.
Neste sentido, insta reiterar que a contratação de empresas especializadas em gestão terceirizada de contencioso acarreta a desnecessidade de retenção de valores previdenciários e de imposto de renda, o que otimiza ainda mais a receita do escritório.
O descompasso entre o fluxo de receitas e pagamentos é outro fator que depõe contra a contratação avulsa de profissionais, pois muitos dos correspondentes exigem que a contrapartida pecuniária seja adimplida de modo imediato, ou ainda antecipadamente, sendo que o recurso financeiro do mês em exercício será adimplido, por vezes, em até trinta dias ou mais do envio da fatura ao cliente do escritório.
Empresas de logística jurídica conseguem prorrogar o pagamento das solicitações, conciliando-o com o recebimento da fatura do cliente de seu parceiro escritório, o que representa uma enorme vantagem contábil, eis que os recursos financeiros que seriam alocados na advocacia de apoio poderão ser destinados a outros investimentos no interregno temporal entre o fechamento da fatura e o efetivo adimplemento.
Ademais, manobras financeiras totalmente legais possibilitam o repasse de vários custos diretamente aos clientes dos escritórios, pois a comprovação efetiva de despesas reembolsáveis, além de outros pontos, contribui para o crescimento da receita no final do mês, diminuindo os gargalos de escoamento de receitas.
Por tudo o que foi aqui apresentado, é possível concluir que as empresas de logística jurídica vieram para ficar no cenário jurídico nacional, repetindo o sucesso que vem sendo experimentado lá fora por grandes empresas de LPO – Legal Process Outsourcing.
Não se pode renegar a enorme contribuição das empresas de logística jurídica para a facilitação do desenvolvimento do trabalho interno dos escritórios e departamentos jurídicos, pois poupam muito tempo e serviço, otimizando sobremaneira a receita e o lucro final.
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* José Jeronimo Reis é advogado, diretor administrativo da Inove Logística Jurídica, coordenador e fundador da Comissão de Administração Legal da OAB/SP – 12.ª Subsecção Ribeirão Preto, membro do CEAE, especialista em Direito Empresarial e Consumerista, colunista e articulista em jornais e sites
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