Este é um tema que teve uma mudança drástica nos últimos anos, influenciado pelas alterações do mercado consumidor de serviços jurídicos, pois tradicionalmente os escritórios de advocacia na pratica não faziam orçamentos ou propostas para seus clientes (ou potenciais clientes). O mercado consumidor de serviços jurídicos corporativos estava acostumado à cobrança horaria, ou seja, a cobrança das horas técnicas de cada um de seus colaboradores dedicadas aos assuntos de seus clientes com valores baseados numa tabela de taxas horárias (atualizada periodicamente).
Os valores cobrados dos clientes eram (e ainda são em vários casos) calculados basicamente multiplicando-se as horas trabalhadas, retiradas de um timesheet, pelas respectivas taxas horárias dos profissionais envolvidos num determinado assunto. Desta forma o cliente tinha apenas uma ideia do valor da fatura que iria receber tendo em mãos somente a relação de taxas horarias cobradas por tipo de profissional (sócio, senior, pleno, etc.).
Felizmente para os consumidores e infelizmente para os escritórios de advocacia esta pratica vem se tornando cada vez mais rara e menos aceita pelos clientes decorrentes de vários fatores já extensivamente discutida em outras publicações minhas e que não é o tema desta discussão. Apenas para lembrar, cito alguns fatores: aumento exponencial da quantidade de bons escritórios de advocacia com decorrente aumento da concorrência; crescimento na quantidade de escritórios muito maior do que o crescimento de clientes e assuntos; crises econômicas mundiais e locais; mudança na estrutura jurídica interna de clientes; novas gerações com novas expectativas; novas tecnologias, etc.
A grande mudança reside no fato que os clientes estão cada vez mais empenhados na diminuição de seus custos (internos e externos) e também na menor variabilidade entre as previsões colocadas em seus “budgets” e a realidade ocorrida ou, em outras palavras, maior previsibilidade e menor variabilidade.
Como então os fornecedores de serviços jurídicos devem se adaptar a essa mudança?
De maneira geral sabemos que existem dois limitadores para qualquer proposta de valor fixo. O valor máximo possível é aquele cobrado baseado nas horas trabalhadas (como nos velhos tempos) e o mínimo inferior é aquele representado pelo valor cobrado apenas para cobrir os custos internos (imaginando uma situação onde, por uma decisão estratégica, se decide propor esse valor para “pegar” o cliente).
Como chegar a esse valor fixo da proposta sem correr muito risco de erro ?
A primeira premissa (sempre defendida por mim) é ter adotado a utilização do famigerado timesheet para todos os trabalhos executados e não somente para aqueles cobrados por hora, tendo desta forma estatísticas anteriores de assuntos / casos parecidos realizados no passado. Se o timesheet tiver sido preenchido por todos os profissionais envolvidos e principalmente revisado pelo sócio responsável poderemos extrair as seguintes informações: horas lançadas; horas cortadas e horas utilizadas nas faturas.
A segunda é haver um sistema de faturamento que possibilite a extração dos valores cobrados em cada fatura (com eventuais descontos concedidos) com a obtenção das taxas reais cobradas de cada profissional envolvido. Com a compilação de todas as faturas emitidas para aquele determinado assunto obtemos as seguintes informações fundamentais:
- quantidade de profissionais envolvidos e suas respectivas senioridades;
- quantidade de horas lançadas e utilizadas por profissional;
- taxa media de cobrança por tipo de profissional e
- valor total cobrado do cliente.
A terceira premissa é haver um sistema de controle financeiro capaz de identificar todos os custos envolvidos naquele serviço especificamente. Neste caso estou me referindo aos custos diretos, indiretos e fixos de modo a podermos ter a correta visão do resultado obtido.
Apenas a título ilustrativo cito os seguintes (que podem variar de empresa a empresa)
- Diretos: remuneração e bonificações.
- Indiretos: outros custos associados, tais como seguros, prêmios, etc.
- Fixos: ocupação, administração, despesas operacionais, financeiras e gerais.
Com essas informações teremos uma visão do passado que pode ser uma boa base para se criar uma previsão futura. Junte-se a isto a experiência pessoal do sócio ou sócios que irão criar a nova proposta. A tradição mostra que um bom orçamento se baseia na estimativa mais próxima possível da realidade da quantidade de horas que cada profissional deverá se dedicar a cada atividade envolvida naquele assunto.
Juntando as duas visões pode-se chegar a uma estimativa de horas que deverão ser dedicadas àquele assunto alvo da proposta. Quanto maior a experiência do(s) sócio(s) e maior acuidade nos levantamentos passados podemos chegar a propostas com menores riscos de erros.
Até este ponto anterior chegamos a ter uma noção bastante aproximada dos custos e valores executados no passado e estimativas de dedicação de profissionais nas atividades envolvidas na proposta futura, mas agora vem a pergunta mãos difícil:
Qual o valor final da proposta ?
Um fator importantíssimo a ser considerado na definição do valor final da proposta é a visão de mercado do(s) sócio(s), ou seja, saber o que outros escritórios de perfil semelhante estão cobrando por aquele determinado trabalho. Entre o valor máximo ideal (cobrando por valor da taxa horaria) e o mínimo para apenas cobrir os custo pode haver uma infinidade de possíveis valores e esta decisão é puramente estratégica!
Para facilitar a organização mental do(s) sócio(s) envolvido(s) no processo de criação da proposta criei duas planilhas simples apresentadas a seguir : (com, obviamente os valores são hipotéticos).
1 – A primeira tem o objetivo de dar uma visão dos custos envolvidos:
2 - A segunda tem o objetivo de facilitar a elaboração da proposta: