De uma forma bem simplista, o Condomínio nasce quando do ato registral de sua respectiva Instituição, Discriminação e Especificação, vinculando a edificação ao terreno sobre o qual foi construído e registro da Convenção Condominial, a qual traz em seu bojo regras internas a respeito da convivência coletiva e descreve as características físicas da edificação propriamente dita. Ex.: quantidade de andares, unidades, vagas de garagem, indicação as áreas comuns etc.
Mas o que é essa tal “INSTITUIÇÃO DO CONDOMÍNIO”?
A instituição e especificação de condomínio são procedimentos de registro criados após a averbação da edificação, que é a averbação dos documentos Habite-se e CND/INSS na matrícula do imóvel, sendo que somente após a constituição de condomínio, as unidades autônomas construídas passam a existir legalmente.
A Instituição de Condomínio cria oficialmente o condomínio edilício, fazendo com que o mesmo nasça na esfera jurídica, separando as áreas comuns das áreas privativas, dando origem às unidades autônomas.
Deve ter registro obrigatório no Registro de Imóveis competente, constando a individualização de cada unidade, identificação e discriminação das frações ideais e partes comuns, ou seja, ela é a soma dos documentos de Especificação e Convenção de Condomínio, identificando a sua vinculação com a fração ideal ou coeficiente de proporcionalidade.
Com o registro da instituição de condomínio, há a definição da autonomia dos proprietários sobre os seus imóveis, da convivência dos condôminos na área coletiva do prédio, dos direitos de cada um em relação ao terreno, às áreas comuns, dos deveres, do repasse da administração e após averbada a construção do empreendimento e registrada a instituição do condomínio, as matrículas individualizadas de cada unidade autônoma serão abertas.
Reza a lei que o condomínio é instituído por ato inter vivos ou por testamento no Cartório de Registro de Imóveis e passa a produzir efeitos, em relação aos condôminos, tanto que aprovado o seu ato constitutivo por titulares de direitos, sobre as unidades, que representem, no mínimo, dois terços das frações ideais.
Nesse sentido, dispõe o art. 1.332 do Código Civil:
“Art. 1.332. Institui-se o condomínio edilício por ato entre vivos ou testamento, registrado no Cartório de Registro de Imóveis, devendo constar daquele ato, além do disposto em lei especial:
- a discriminação e individualização das unidades de propriedade exclusiva, estremadas uma das outras e das partes comuns;
- a determinação da fração ideal atribuída a cada unidade, relativamente ao terreno e partes comuns;
- o fim a que as unidades se destinam.”
E o art. 108 do Código Civil, por sua vez, reza que se a lei diz que determinado negócio jurídico se efetiva por escritura pública, por essa forma deverá ser realizado, sob pena de invalidade:
“Art. 108. Não dispondo a lei em contrário, a escritura pública é essencial à validade dos negócios jurídicos que visem à constituição, transferência, modificação ou renúncia de direitos reais sobre imóveis de valor superior a trinta vezes o maior salário mínimo vigente no País.”
Segundo a doutrina civilista, a constituição do condomínio é "ato de vontade do proprietário ou do titular de direitos tendentes à aquisição.”
No Código Civil, em seu art. 1.332, são discriminadas e individualizadas as unidades autônomas, estremando uma das outras e das partes comuns (inciso I); também é determinada a fração ideal de cada unidade em relação ao solo e áreas comuns (inciso II); além disso, é consignada a destinação das unidades, se comercial, residencial, ou outra forma qualquer (inciso III).
Consta, ainda, no caput deste artigo, que a instituição dar-se-á por ato inter vivos, ou seja, por acordo de vontades, em virtude de decisão judicial, ou proveniente de incorporação imobiliária, ou ainda por mortis causa, ou seja, em decorrência de testamento. E que a Constituição do Condomínio deve ser registrada no Registro de Imóveis competente (art. 167, I, 17, da lei 6.015/73), devendo dele constar os elementos relacionados no parágrafo anterior.
Nesse liame, os regramentos para o registro da Instituição e Convenção do Condomínio são determinantes para sua validação, condição sine qua non para que o ente jurídico tenha sua existência reconhecida e capacidade para praticar os atos da vida civil.
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA REGISTRO DE INSTITUIÇÃO E ESPECIFICAÇÃO DE CONDOMÍNIO E INDIVIDUALIZAÇÃO DE UNIDADES AUTÔNOMAS:
- requerimento ao Oficial do Registro de Imóveis, firmado por todos os proprietários, com as firmas reconhecidas, solicitando a averbação da edificação e, nos termos do art. 7º da Lei nº 4.591/64 e 1.332 do CC, o registro da instituição e especificação de condomínio com individualização das unidades e o registro da convenção de condomínio, mencionando, expressamente, que não houve alterações nas especificações da obra projetada após o registro da incorporação;
- CND/INSS referente à obra;
- Habite-se, para averbação da construção do prédio;
- RRT ou ART/CREA (Anotação de Responsabilidade Técnica) ou RRT/CAU (Registro de Responsabilidade Técnica) – referente à execução e projeto da obra;
- Convenção de Condomínio elaborada de acordo com o disposto no art. 9º e seguintes da lei 4.591/64 e art. 1333 a 1358 do CC, contendo a assinatura dos proprietários;
- Memorial de Instituição e Especificação de condomínio, constando a composição pormenorizada do condomínio, a distinção das áreas comuns e privadas, composição das unidades autônomas, frações das unidades, destinação do empreendimento, descrição do terreno, declarações pertinentes, e outras informações técnicas;
- Quadros de áreas da NBR 12.721;
- IPTU do atual exercício.
OBSERVAÇÕES:
1. Em todos os instrumentos particulares devem ser reconhecidas as firmas e todos os demais documentos juntados devem ser apresentados em formato original ou cópia autenticada.
2. O prazo de validade das certidões é de 90 dias, salvo se outro constar expressamente no documento, segundo norma adotada pelo órgão expedido, exceto as fiscais, que serão por exercício.
Superada essa fase, passa-se à instalação do Condomínio. Tal se dá através da realização da primeira Assembleia, elegendo-se a Diretoria Executiva (Síndico e Conselho) e aprovando-se a previsão orçamentária, necessária para que os condôminos passem a contribuir com o rateio das despesas atinentes à manutenção e preservação comuns.
Logo no início da gestão recomendamos que esta máquina funcione mediante a contratação de duas engrenagens que julgamos imprescindíveis: ADMINISTRADORA e DEPARTAMENTO JURÍDICO.
A função destes dois prestadores de serviços é dar guarida ao Corpo Diretivo sob o aspecto técnico na gestão do patrimônio coletivo e zelar para que o Condomínio se consolide como uma estrutura bem organizada e financeiramente saudável, evitando demandas desnecessárias, prevenindo riscos e defendendo-o de intempéries de forma preventiva, através de um consultivo presente e atuante.
Estas duas pessoas jurídicas, cada qual na sua forma de atuação, logo de imediato, patrocinarão os interesses do Condomínio no que tange a:
- inscrever o condomínio no Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas (CNPJ);
- apresentar na agência da Receita Federal na jurisdição à qual pertence o condomínio, a convenção condominial registrada em cartório, a ata da Assembleia que elegeu o síndico, a Ficha de Inscrição Cadastral (FIC) e a cópia do CPF do síndico, que assinará a FIC;
- providenciar o seguro do condomínio (a lei 4.591/64 estabelece o prazo de 120 dias, contados a partir do Habite-se, para contratar o seguro);
- providenciar o registro do Livro de Registro de Empregados e o Livro de Inspeção de Trabalho junto ao Ministério do Trabalho;
- requerer o desmembramento do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) junto à Prefeitura.
e tantas outras providências.
Ao fazer uma boa gestão de condomínio, o síndico terá sua administração bem avaliada não só pela competência como também pelo bom uso dos recursos.
Além disso, haverá mais economia, maior produtividade e eficiência nas tomadas de decisões, fazendo com que o condomínio ganhe mais visibilidade e investimentos sintonizados com os desejos dos moradores.
Com isso, a gestão de condomínio poderá ser espelho para outros síndicos, mantendo a qualidade, transparência e responsabilidade que o cargo exige.