A publicação do provimento foi recebida como um importante passo para a adequação das Serventias Extrajudiciais, que tratam um grande volume de dados pessoais de toda população brasileira e estrangeiros com documentos no Brasil.
Desde a promulgação da lei 13.709/18 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), as Corregedorias Gerais de Justiça estaduais elaboraram provimentos com o intuito de definir a forma como os Serviços Notariais e de Registro deveriam atender às exigências da LGPD. Entretanto, esse movimento criou discrepâncias entre os estados da Federação, fazendo com que as Serventias Extrajudiciais de diferentes estados – que a princípio deveriam atender uniformemente à nova lei – tivessem prazos e obrigações distintos.
Tendo em vista a clara necessidade de unificação das diretrizes e requisitos às Serventias, o CNJ (Conselho Nacional de Justiça) elaborou e publicou, em fevereiro de 2022, a minuta do Provimento para adequação à LGPD das Serventias, abrindo uma consulta pública para coleta de sugestões. Como resultado, a Corregedoria Geral de Justiça, órgão ligado ao CNJ, publicou o Provimento 134, de 24 de agosto de 2022. A publicação do provimento foi recebida como um importante passo para a adequação das Serventias Extrajudiciais, que tratam um grande volume de dados pessoais e dados pessoais sensíveis de toda população brasileira e estrangeiros com documentos no Brasil.
Nessa linha, o provimento encerrou uma discussão importante sobre os agentes de tratamento. Desde 2020, quando foram publicados os primeiros provimentos estaduais, o entendimento das CGJs era de que os Oficiais das Serventias figuravam como controladores e os demais funcionários eram enquadrados como operadores. Apesar disso, o provimento recém-publicado, em seu art. 5º, definiu que os operadores serão, na verdade, as pessoas físicas ou jurídicas externas ao quadro de funcionários da Serventia. Entretanto, é preciso ressaltar que o provimento, publicado após 6 meses da minuta e análise das sugestões, suprimiu a parte que mencionava a forma na qual as serventias de classe III deveriam sustentar seu programa de governança de dados. A minuta mencionava, em seu art. 10, § 2º, a necessidade de as Serventias da classe supramencionada contarem com uma equipe multidisciplinar de apoio ao encarregado pelo tratamento de dados pessoais, composta ao menos por integrantes das áreas de tecnologia da informação, segurança de informação e jurídica.
Ademais, o provimento determinou outras obrigações importantes às Serventias, quais sejam: (i) nomear/contratar encarregado pelo tratamento de dados pessoais; (ii) elaborar e atualizar anualmente o mapeamento de todas as atividades da Serventia; (iii) adotar medidas de transparência em relação ao tratamento de dados pessoais; (iv) definir e implementar políticas de segurança da informação e de privacidade e proteção de dados; (v) realizar treinamentos periódicos com os seus prepostos e novos colaboradores, entre outras.
Todas as obrigações mencionadas no provimento deverão ser cumpridas em até 180 dias de sua publicação, ou seja, as Serventias têm até fevereiro de 2023 para se adequarem. Para isso, o provimento incumbiu às Corregedorias Gerais da Justiça dos estados e do Distrito Federal a função de fiscalizar e promover a adequação das Serventias dentro do prazo supramencionado. Além disso, as Serventias estão sujeitas a correições anuais, nas quais o Juiz Corregedor Permanente verificará o nível de adequação das Serventias à LGPD e ao provimento. Ainda, foi criada pelo provimento a Comissão de Proteção de Dados - CPD/CN/CNJ, que será responsável por elaborar diretrizes com critérios sobre a aplicação, interpretação e adequação das Serventias à LGPD.
Portanto, tendo em vista a quantidade de obrigações impostas as Serventias Extrajudiciais, bem como o prazo fixado para adequação, é essencial que os delegatórios iniciem seus projetos de adequação à LGPD o mais rápido possível, devendo considerar, inclusive, a possibilidade da contratação de serviços especializados para implementação das obrigações jurídicas e de segurança da informação.