A falta de tempo para as produções intelectuais na advocacia é uma realidade na advocacia brasileira. Muitos escritórios de advocacia tem se encontrado neste situação, onde os advogados a advogadas que atuam no negócio gastam boa parte do tempo em tarefas repetitivas, causando problemas como sobrecarga de trabalho, baixa lucratividade e até problemas de saúde nos profissionais.
Uma das principais razões para isso acontecer é a falta de automatização do escritório de advocacia.
Assim sendo, hoje vou trazer 5 dicas para automatizar tarefas repetitivas na advocacia.
1 – Invista em tecnologia
Apesar de a tecnologia já estar completamente inserida em nossas vidas, e na maioria dos escritórios de advocacia, muitos ainda não acreditam que investir em modernizar o escritório deste modo não é a opção ideal.
No entanto, para escritórios que desejam crescer é essencial entrar neste mundo da inovação. A dica é então, investir em tecnologia. Mas não estamos falando apenas de criar um site para o seu escritório. Estamos falando de abraçar de verdade esse novo mundo.
Assim, não se trata apenas de criar um site para o escritório ou um perfil nas redes sociais. É fato que essas coisas, para quem deseja ser visto, são essenciais no mundo moderno. Mas aqui o ponto é “mergulhar” no universo da tecnologia jurídica.
Isto significa conhecer os sistemas que podem auxiliar melhor seu dia a dia de trabalho, fazer um comparativo entre as opções existentes no mercado, nos mais diversos aspectos, como preço, layout, funcionalidades, atendimento, etc.
Assim, após pesquisa sobre as tecnologias que podem ser utilizadas no mundo jurídico, é o momento de escolher os sistemas que você considera que irão suprir as suas necessidades, e portanto, automatizar de vez atividades repetitivas.
2 - Foque sempre na boa comunicação para uma boa gestão de tarefas na advocacia
Já falamos sobre o uso das redes sociais para divulgação dos seus serviços e apresentamos, na primeira dica, algumas vantagens do uso de softwares de gestão. No entanto, um dos receios dos advogados e advogadas em relação ao uso de tecnologia é acerca da distribuição de atividades.
Utilizar um software jurídico, por exemplo, torna essa comunicação mais fácil, já que por meio deles é possível deixar anotações e recados para os colaboradores, bem como, indicar os responsáveis por determinadas tarefas diretamente no sistema, tornando-o o principal ponto de contato da equipe.
3 – Defina suas prioridades
Antes de apostar em vários sistemas para otimizar o dia a dia no escritório de advocacia, defina quais são as prioridades do mesmo.
Por exemplo, você deseja que o estagiário aprenda mais sobre as atividades intelectuais do escritório, ao invés de ficar protocolando? Então, procure um sistema que contribua com essa atividade, como um sistema de peticionamento eletrônico.
Ou então, você deseja que seus colaboradores gastem menos tempo na produção de peças? Invista em sistema que contribuam para isso.
4 – Aprenda a otimizar o tempo de reuniões
Entenda que, reuniões que são curtas demais, ou improdutivas demais só fazem você perder tempo que poderia ser melhor aproveitado. Assim, utilize programas que ajudem na contagem do tempo de reuniões para que estas não se estendam muito.
Ainda nesse aspecto, utilizar ferramentas que permitem enviar comunicações rápidas, sem a necessidade de ligação, utilize-as. Além de pode “ignorar” uma mensagem ao vê-la, você não precisa passar o dia pendurado no telefone.
5 – Fique atento às tendências
Com a transformação digital ocorrida na advocacia, diversos softwares surgiram, e com eles, a maneira de advogar também mudou. Isso significa que, a automatização de tarefas é, por exemplo, uma das mudanças que ocorreram na área.
Assim, visando estar sempre a frente do mercado e manter-se produtivio, é essencial contratar sistemas e modos de agir que podem fazer isso, atualizando-se sempre.