Uma das principais atividades que as empresas de diversos ramos tem no seu dia a dia é a elaboração de contratos. Além da elaboração, uma atividade comum é a entrega desses contratos para assinaturas ou as reuniões realizadas por essa razão. No entanto, com a pandemia da covid-19, essa prática precisou se transformar. Assim, intensificou-se a elaboração e assinatura de contrato online.
Não que os contratos online só tenham surgido agora, mas o seu uso tomou proporções muito maiores devido à pandemia, e agora já faz parte do dia a dia das empresas. Isso porque, percebeu-se que por meio deles se permite mais celeridade no processo de contratação de serviços, bem como, deixa-o mais enxuto e organizado.
O que é um contrato online?
Basicamente, é o mesmo que um contrato físico. Em outras palavras, trata-se de um documento produzido em ambiente virtual, cujo texto dita as regras do acordo negociado sendo assinado por ambas as partes, também de modo eletrônico.
Tanto no contato online quanto no físico, alguns cuidados devem ser tomados na elaboração do contrato, são eles:
- Identifique as partes (quem contrata e quem é contratado)
- Defina detalhadamente o objeto do contrato
- Especifique valores e detalhes de pagamento
- Detalhe os direitos e deveres das partes
- Insira serviços e valores adicionais
- Preveja indicadores de desempenho do serviço prestado
- Estabeleça, em cláusulas, o tempo de contrato.
- Detalhe as sanções de descumprimento de contrato por ambas as partes.
Como fazer um contrato online?
A primeira etapa importante na elaboração de um contrato online é a definição da plataforma onde ele será redigido, e posteriormente, armazenado.
Você pode optar pelo uso do Word (seja o virtual ou instalado) para a redação do contrato. Após redigido, você pode salvar em PDF e subir para um armazenamento digital. Você pode ainda utilizar o Google Docs e redigir o contrato diretamente na nuvem.
Agora, se o seu desejo é manter os documentos todos, no mesmo sistema onde você faz a gestão das atividades, você pode usar um sistema que tenha essa funcionalidade.
Qual a validade de um contrato online?
A validade do contrato vai depender da assinatura do mesmo. Afinal, é assim como nos contratos físicos, só tem validade jurídica os que foram devidamente assinados.
O que é uma assinatura eletrônica em contratos?
Após a elaboração de um contrato, ele deve ser enviado para a coleta de assinaturas. Se antes uma reunião era marcada apenas para essa atividade, hoje, já existem diversas plataformas onde a assinatura pode acontecer.
Em resumo, uma assinatura eletrônica é, basicamente, a assinatura da identificação, que comprova que a parte é ela mesma e que concorda com os termos do contrato.
Para realizar assinaturas eletrônicas, apenas é necessário que os dados da parte estejam corretos. Já, as assinaturas digitais, tratam-se de um tipo de assinatura com certificado digital, isto é, um documento que certifica que a parte é ela mesma. Uma assinatura digital não acontece sem certificado. Mas uma assinatura eletrônica sim.
Como assinar um contrato online?
Por fim, é importante entender como assinar um contrato online. Basicamente, você pode fazê-lo por meio das plataformas de assinatura e fazer os seguintes passos:
- Escolha a plataforma de assinatura eletrônica
- Adicione as pessoas que devem assinar o contrato
- Escolha o tipo de assinatura
- Colete as assinaturas
Por que utilizar um contrato eletrônico e não um físico?
Já abordamos o fato de que com um contrato online as atividades ganham celeridade. Mas quais as outras razões para apostar nesta tecnologia?
Em primeiro lugar, devido ao aumento da produtividade. Veja, sem o tempo de deslocamento em busca da assinatura do contrato, as atividades ficam ainda mais rápidas. Dessa forma, o tempo é economizado, portanto, os profissionais conseguem se dedicar mais a atividades intelectuais e menos mecânicas.
Além disso, considera-se também a redução de custos, já que os gastos com papel, tinta, locomoção e aluguel de espaços de arquivos diminui. A segurança também se fortalece, já que a computação em nuvem não permite perder um documento, e até mesmo, utiliza a criptografia, para limitar o acesso aos documentos.
Isso tudo sem contar que a redução de papel torna o negócio mais consciente e sustentável, e por consequência, melhora a imagem da empresa.
Na advocacia, a elaboração de contratos pode ser feita totalmente online. Não só a elaboração, mas toda a gestão. Inclusive, hoje já existem diversos advogados e advogadas que apostam em um escritório digital de advocacia. Ou seja, atuam 100% no online.
Para isso, é importante contar com um sistema com armazenamento na nuvem, que permite aos colaboradores acessar as informações do escritório de qualquer lugar.