No âmbito dos serviços notariais e registrais, mais comumente conhecidos como cartórios extrajudiciais (como, por exemplo, de cartório de registro de imóveis ou de notas), a Constituição Federal (CF) consagrou que esses serviços seriam exercidos em caráter privado, exercidos por delegação do Poder Público (artigo 236).
Na prática, temos o seguinte: é feito concurso público e aquele que é aprovado para assumir um desses cartórios extrajudiciais (Serviços de Notas ou de Registros) exercerá a atividade por sua conta e risco (pagando todos os custos), sendo autorizado a cobrar valores pelo serviço prestado (denominados de emolumentos). Também será seu o lucro da atividade, portanto.
A atividade é fiscalizada pelo Poder Judiciário, normalmente exercida a fiscalização pelas corregedorias dos Tribunais de Justiça (TJs). Os valores cobrados não são livres. Há tabelas específicas, por meio das legislações estaduais, que estabelecem os preços por cada ato praticado.
O titular – concursado – de um cartório extrajudicial indica entre seus funcionários aquele que exercerá a função de substituto (podendo haver mais de um indicado, de forma sucessiva). Essa pessoa, na normalidade, poderá praticar todos os atos do titular, sob a responsabilidade dele, em especial nas suas ausências eventuais.
A lei 8.935/94, vislumbrando a continuidade do serviço público, estabelece que, vagando a delegação (por morte ou aposentadoria, por exemplo), o substituto mais antigo assumirá o serviço do cartório extrajudicial, abrindo-se concurso público para preenchimento da vaga.
Questão relevante foi posta em julgamento no Supremo Tribunal Federal (STF), por meio da Ação Direta de Inconstitucionalidade (ADIn) 1183, em relação à possibilidade de o substituto permanecer no exercício da função de Notário ou Registrar por prazo indeterminado. Tal fato poderia acontecer, por exemplo, se houver demora na realização de novo concurso público.
No julgamento, ocorrido no plenário virtual, tendo como relator o ministro Nunes Marques, foi definida como inconstitucional a interpretação dada ao artigo 20 da Lei nº 8.935/94 que possibilitaria os substitutos indicados por Notários ou Registradores exercerem as funções dos titulares por período superior a seis meses.
No julgamento, está consignado que, ultrapassado esse período, haveria duas soluções possíveis: a substituição temporária poderia ser exercida pelo titular de outro cartório extrajudicial ou, excepcionalmente, por preposto indicado para o exercício da função pelo Tribunal de Justiça. Em qualquer das hipóteses, a abertura de concurso público de forma imediata é obrigatória.
Essa decisão deverá provocar a adequação do provimento 77/18 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) que regulamenta a situação de designação de responsável interino por um cartório extrajudicial. O referido Provimento, ao passo que reconhece o substituto mais antigo como aquele que será, preferencialmente, designado temporariamente para a função, não estabelece prazo limite para o exercício da atividade.
Confirmado esse julgamento (ainda há prazo para interposição de recursos e eventual modulação dos efeitos da decisão), haverá a necessidade de adequação das eventuais situações existentes que contrariem o que foi estabelecido.