Apesar da LGPD não dispor especificamente sobre as relações de trabalho, verifica-se sua aplicação nos contratos de trabalho.
O tratamento de dados pessoais dos empregados deve ser realizado com a utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação, difusão, de forma a prevenir a ocorrência de danos, conforme preconiza os princípios da segurança e prevenção (art. 6º, VII e VIII da LGPD).
É preciso observar também outros princípios previstos na LGPD, como a finalidade, a adequação e a necessidade (art. 6º), isto é, quais dados são necessários para que aquele contrato de trabalho se desenvolva? Estes são adequados para atender essa finalidade? Desse modo é preciso verificar se não há uma coleta de dados excessivos que extrapolam a relação de emprego e, em caso positivo, excluir esses dados do banco de dados visto que poderá configurar uma violação da lei.
É preciso ficar claro que nem sempre será necessário o "consentimento" do titular para o tratamento de dados. Embora o primeiro contato com a matéria remeta o raciocínio a tal exigência, certo é que referida hipótese só deve ser utilizada quando da ausência e/ou impossibilidade de enquadramento de todas outras. Nesse sentido, a LGPD traz em seus artigos 7 e 11 outras bases legais, diversas do consentimento, que autorizam o tratamento dos dados pessoais e dos dados sensíveis. Assim, não é possível tratar um dado pessoal sem que exista uma base legal que justifique esse tratamento.
Nesse contexto deve-se questionar: em qual o momento se começa a coletar os dados do empregado? No momento da contratação? Em muitos casos, antes mesmo da efetiva contratação, há procedimentos preliminares à execução de um contrato, como, por exemplo, o envio de currículos com informações sobre o candidato e seu histórico e entrevistas de possíveis candidatos que se enquadram na hipótese do art. 7º, inciso V da LGPD para seu tratamento:
Art. 7º O tratamento de dados pessoais somente poderá ser realizado nas seguintes hipóteses:
[...]
V - quando necessário para a execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido do titular dos dados;
Uma vez contratado, o próprio ato de admissão e a execução do contrato de trabalho (com informações referentes à jornada de trabalho, valor do salário, descontos, faltas, motivos das faltas, doenças, acidentes, inclusão de um dependente no plano de saúde, etc.), tem sua base legal para autorização de tratamento de dados do empregado no mesmo inciso citado anteriormente.
E quanto tempo esse currículo ficará no banco de dados da empresa? É necessário também estabelecer um período máximo em que esses dados ficarão armazenados.
Ademais após o desligamento do empregado da empresa é possível manter seus dados pessoais no banco de dados para, em caso de judicialização de um conflito, e necessidade de produção de provas, serem utilizados no exercício regular de direitos em processo judicial ou administrativo conforme dispõe o art. 7º, VI, LGPD, observando o fim do prazo prescricional.
A exclusão ou descarte de dados levará em consideração que alcançada a finalidade ou quando deixarem de ser necessários (artigo 15, I, com correspondência com o artigo 16), devem ser prontamente eliminados, partindo-se da premissa de que não foi necessário obter o consentimento do titular, o que poderia ensejar revogação (artigo 15, III).
Com relação aos dados de saúde do empregado, estes são considerados dados “sensíveis” e por isso possuem uma proteção especial da lei. As hipóteses legais de tratamento de dados sensíveis estão previstas no art. 11, II, “a”, LGPD, ou seja, os dados de saúde são coletados em decorrência do cumprimento de obrigação legal do empregador no contexto da relação de emprego. O empregador coleta dados de saúde do empregado ao realizar exames admissionais, periódicos e demissionais, além de receber atestados médicos e documentos de afastamento do INSS.
Assim, é imperiosa a adequação dos contratos de trabalho a LGPD.
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*Letícia Faga de Figueiredo é advogada no Schneebeli, Gimenes, Moraes e Pepe Advogados e Professora Universitária na Faculdade Pio XII . Pós-Graduação em Direito Civil e Processual Civil pela FGV e mestranda em Direitos e Garantias Fundamentais pela FDV.