"Pode ser difícil encontrar agulha no palheiro. Mas não descalço." – Millôr Fernandes.
Vivemos um contexto que mudará paradigmas em diversos setores mundiais. A pandemia da Covid-19 trouxe reflexos e vivências que muitas empresas, de vários ramos da economia não estavam preparadas. Impactou diretamente a atividade econômica, obrigando-as a adotar o trabalho remoto, a fim de reduzir a disseminação do vírus e zelar pela saúde dos colaboradores.
Trabalhar remotamente traz uma série de desafios que vão além da abrupta mudança de cultura que as empresas, instituições públicas e até Poder Judiciário enfrentam.
Para bibliotecas, arquivos jurídicos e demais unidades de informação, a mudança traz também oportunidade de reflexões acerca dos processos cotidianos para os bibliotecários e, principalmente, para os usuários, foco do presente texto.
Nas bibliotecas virtuais, na maioria das vezes o acesso a diversos títulos é limitado, seja pela falta da publicação em formato eletrônico (algumas editoras não disponibilizam seus títulos em formato digital), seja por serem exigidos direitos autorais, ou, ainda, pela ausência de um bibliotecário.
Encontrar soluções alternativas é essencial para atender a demanda do usuário. Para tanto, o profissional deve ter conhecimento de diversas fontes confiáveis para poder apresenta-las como alternativa: periódicos especializados, rede de contato para solicitar apoio e uma boa seleção de títulos eletrônicos para suprir demandas importantes. A digitalização do acervo bibliográfico é fundamental. Mesmo que o documento digitalizado não substitua o original, permitirá o acesso à distância e a correta identificação da fonte.
Adicionalmente, torna-se ainda mais importante a organização eficiente do sistema de gerenciamento de documentos. Sem isso, procurar as informações é como procurar uma agulha no palheiro. Documentos digitalizados e organizados com padrões estabelecidos dão autonomia para o usuário localizar a informação. Para facilitar a localização dos documentos eletrônicos no sistema, devem ser observados, em especial, os seguintes aspectos:
- Todos os documentos devem ser salvos com a nomenclatura padrão do escritório. Deve ser estabelecida uma política de padronização ou, em sua ausência, é importante estabelecer padrões mínimos a serem seguidos por todos, com ampla divulgação, por cartilhas ou treinamentos internos.
- Muitos documentos em formato de imagem não possuem a ferramenta de OCR (reconhecimento de texto) o que impede a recuperação por pesquisa textual (por conteúdo). Por isso, esses devem ser arquivados com uma descrição mínima feita pelo usuário.
- Os sistemas de gerenciamento de acervo possuem diversos campos e conectores para buscas que, combinados, podem “refinar” e “filtrar” resultados mais precisos. Neste ponto, o acesso a manuais de pesquisa é de grande valia;
- Todos os documentos devem ser salvos na rede e não na área de trabalho.
Assim como os livros possuem sua padronização de localização, os documentos eletrônicos também devem seguir normas de registro e arquivamento. É preciso um trabalho interdisciplinar em conjunto com os diversos setores do escritório ou da empresa, para a maximização dos resultados: os profissionais de tecnologia da informação, para adotar ferramentas capazes de fazer reconhecimento de texto; os colaboradores comprometidos em seguir à risca a política de padronização imposta e profissionais do arquivo e/ou biblioteca, para orientar e implementar os padrões.
Com todos os colaboradores envolvidos e dedicados no processo de gerenciamento do acervo, quem sabe a informação deixe de ser uma agulha no palheiro.
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*Jéssica Melissa Poquini é bibliotecária na Dias de Souza Advogados Associados. Bacharel em Biblioteconomia e Ciência da Informação pela FESPSP e pós-graduada em Gestão de Projetos Culturais pela USP.