Como otimizar a produtividade do escritório de advocacia?

Um escritório de advocacia produtivo é sinônimo de rentabilidade. Uma equipe de trabalho que presta serviços de forma otimizada é, também, mais motivada. Se tem mais motivação, seus resultados são melhores - e bons resultados trazem mais lucro: é uma equação perfeita.

Mas como atingir esse nível de produtividade? Existem várias formas de melhorar os processos internos e garantir uma melhoria no trabalho de todos. Apontamos 5 delas a seguir. Acompanhe!

#1 Fazer uma boa gestão do tempo

O gestor jurídico possui muitas preocupações no escritório de advocacia. Ele deve coordenar as equipes e realizar o planejamento estratégico. Enquanto faz reuniões com os colaboradores, deve se preocupar com a gestão financeira. Em suma, além de se preocupar com a advocacia em si (na maior parte dos casos), assume as tarefas de administração de um negócio.

Para dar conta de tantas responsabilidades, é preciso ser produtivo. Neste caso, uma boa gestão do tempo é a melhor solução. Existem tarefas que podem ser delegadas a terceiros? Ótimo.

Delegue e se limite a acompanhar prazos e manter a comunicação aberta. Adote um software jurídico para automatizar atividades burocráticas e repetitivas. Tenha uma agenda com todos os compromissos para que não se esqueça de nada e se programe para realizar suas tarefas. Essa organização é importante para otimizar a produtividade - principalmente considerando os inúmeros prazos processuais. 

Algumas ferramentas de gestão de tempo contribuem para uma boa rotina no escritório de advocacia. Dê uma olhada no Kanban, no Timesheet e no Workflow - eles podem ser muito úteis.

#2 Mapear processos e controlar prazos

É impossível otimizar a produtividade do escritório de advocacia sem mapear processos e controlar prazos. Essas duas atividades identificam os gargalos que devem ser corrigidos na prestação dos serviços. Ao analisá-los, o gestor pode traçar as melhores estratégias para suas equipes, proporcionando o crescimento do negócio. É uma maneira, também, de melhorar a gestão do escritório.

Com o controle de prazos, cada responsável pela etapa terá um tempo determinado para resolver sua questão. Isso contribui para evitar a procrastinação, já que existe uma meta a ser cumprida. 

Se você tem dificuldade para mapear processos, tenha em mente 4 passos básicos: trace objetivos, determine entradas e saídas dos processos, conheça os clientes e os componentes dos processos, e identifique falhas e adote melhorias nos processos. 

#3 Estabelecer prioridades

O que é importante e urgente para você? Nem todas as tarefas importantes são urgentes. Por isso, para fazer uma boa gestão de tempo e otimizar a produtividade do escritório de advocacia, é fundamental estabelecer prioridades.

Devem ser priorizadas as atividades com prazo definido, que impedem e atrapalham o trabalho de terceiros ou que solucionam problemas relevantes para o pleno funcionamento do escritório. Separe as tarefas em urgentes, importantes, importantes e delegáveis, não importantes e não urgentes.

#4 Manter o foco no escritório de advocacia

O gestor pode ter uma boa gestão do tempo, processos mapeados e prazos controlados - mas nada adianta se não existir foco. Metas sem foco perdem o propósito. As equipes e o gestor que conseguem mantê-lo dão atenção à rotina, evitando interferências e distrações na hora de executar suas tarefas. 

Separe um tempo para descanso, redes sociais e outras atividades. Aproveite o tempo livre para lazer e se mantenha imergido no trabalho enquanto estiver no escritório. O método Pomodoro é uma ótima opção. São 25 minutos de foco total para 5 minutos de descanso. Após 4 ciclos, o descanso é de 30 minutos.

#5 Utilizar tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada da produtividade em qualquer negócio, não só no escritório de advocacia. Para auxiliar na gestão e nos processos de trabalho, um bom software jurídico é fundamental.

O Lawyer Eleven e o Alkaflow são bons exemplos disso, pois otimizam a gestão de forma global. Suas funcionalidades incluem registro e acompanhamento de atividades, agenda de compromissos, cadastro de tarefas, controle de prazos e compromissos vinculados aos processos. Também há soluções de gestão (kanban, timesheet etc.), que proporciona um controle prático e objetivo de prazos, tarefas e registros de trabalho.  

Além disso, permite o armazenamento de todos os dados completos referentes aos stakeholders do escritório, a visualização rápida do progresso das atividades, o gerenciamento de pastas de processos, e muito mais.

Se você quer otimizar a produtividade do seu escritório de advocacia, existem boas maneiras de conseguir. Gestão do tempo, controle de prazos e priorização de atividades são algumas delas. A tecnologia permeia tudo isso e pode dar ao gestor as ferramentas necessárias para melhorar de forma geral o negócio.