Nada com o saber exatamente o que precisa ser feito e chegar ao fim do dia com a sensação de que foi tudo cumprido. Mas nem sempre a rotina permite isso. Listas intermináveis de tarefas que se perdem ao longo do dia, enquanto tudo parecer estar perdido? Algo bastante comum em rotinas corridas como a da advocacia. Com uma planilha de controle de atividades para escritórios de advocacia, contudo, você ganha em tempo e produtividade. E vê, assim, seus números aumentarem vertiginosamente!
Você acessa a planilha de controle de atividades para escritórios de advocacia aqui!
Planilhas jurídicas para a gestão na advocacia
Seja através de planilhas ou de um software jurídico, ferramentas são importantes para a organização. E algumas delas apresentam, ainda, opções gratuitas na internet, como as planilhas jurídicas disponibilizadas pelo SAJ ADV. Ou seja, não há desculpa para não se organizar.
A vantagem de um software de gestão na advocacia é a automação e a integração entre as informações. Assim, o profissional precisa cadastrar os dados apenas uma vez e eles são compartilhados entre as diversas funcionalidades do sistema. Além disso, benefícios com o uso de inteligência artificial ajudam na economia de até 4,76 horas/semana por colaborador.
Apesar dessas vantagens planilhas excel pensadas para a rotina dos escritórios de advocacia cumprem com a sua função. Seja para a gestão de processos, de honorários advocatícios, de clientes ou uma planilha de controle de atividades, as planilhas fornecem um registro dos dados e facilitam na hora de elaborar relatórios e tomar decisões estratégicas para o escritório.
Benefícios da gestão de tarefas em escritórios de advocacia
Fazer uma gestão de tarefas eficiente é um das grandes estratégias da gestão de escritório de advocacia. Afinal, a advocacia orbita, quase que majoritariamente, em torno de prazos processuais. Portanto, o tempo é um aspecto indispensável do sucesso de um escritório de advocacia. E alinhar o tempo disponível com os itens elencados em uma agenda é imprescindível.
O primeiro passo, então, é definir as tarefas. O que os seus colaboradores fazem dentro do seu escritórios. Na planilha de controle de atividades do SAJ ADV, por exemplo, você elenca:
tarefas administrativas;
contatos com clientes;
importação de processos;
prazos processuais;
pagamentos de contas e fornecedores;
tarefas processuais diversas.
Em seguida, você registra quem são os colaboradores entre as quais as tarefas serão distribuídas. Assim, pode controlar o status delas (se estão concluídas, em andamento ou canceladas), e como anda o cumprimento dessas atividades. Seus colaboradores fazem o que precisa ser feito ou há tarefas importantes deixadas para trás? Com uma planilha de controle de atividades você faz a gestão de tarefas e garante que as urgências, prioridades e necessidades do seu escritório de advocacia são atendidas.
Controle de horas e gestão de tempo para advogados
Já passou por uma dia que parecer ter 48h e outro que passa em 2h? A percepção do tempo sempre varia conforme a quantidade de trabalho com que precisamos lidar. Certamente, se houver uma audiência na sua agenda, o dia parecerá ser consumido quase pela metade por esse compromisso. Mas o que você pode fazer para otimizar o seu dia e conseguir produzir mais?
Acesse a planilha de controle de atividades gratuita e controle o tempo que você e seus colaboradores gastam em cada atividade. Será que vocês precisam gastar 10h da semana em um único processo? Pode ser que haja algo que dificulte esse produção e que, se resolvido, diminuiria pela metade o tempo gasto. Ou, por exemplo, se o seu gasto semanal com consulta de publicações e intimações é muito grande, talvez seja o momento de investir em um software de captura de intimações.
Por fim, quer saber se os seus colaboradores cumprem o total de horas mensais acordadas? Veja se o total de horas trabalhadas por cada um deles confere com as horas contratadas.
Cálculo de tempo trabalhado por cliente
Hora de calcular honorários advocatícios, mas você acordou com seu cliente que o valor seria pago por horas trabalhadas e não apenas pelos atos. Algo difícil de mensurar sem um registro. Com uma planilha de controle de atividades, além de saber o quanto cada colaborador trabalhou ao final de um mês, você consegue ver quanto foi gasto com cada cliente. Assim, pode utilizar esses dados para fazer o cálculo de horas devidas.
Aumento de produtividade na advocacia
Preencha a planilha conforme os responsáveis e tenha gráficos de performance de sua equipe. Assim, você saberá como e onde investir em melhorias.
O que você ganha com uma planilha de controle de atividades
Nada melhor do que saber tudo o que ocorre dentro do seu escritório e não ser pego de surpresa. Veja, então, todas as atividades de sua equipe e as pendências relativas a atendimentos e processos.
Para utilizar a planilha de controle de atividades gratuitas, acesse: https://materiais.sajadv.com.br/controle-atividades-juridicas
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