Manter informações sobre os clientes é importante, mas garantir a proteção dos dados do cartório é vital. Muitos ainda não estão bem preparados para as investidas de hackers ou para lidar com as consequências da perda de dados de seus sistemas de informação.
Na verdade, os pequenos cartórios, ou aqueles que não estão atualizados, são alvos mais atraentes para hackers, porque eles não investem tanto em tecnologia e recursos em segurança cibernética.
Por isso, é importante que as serventias e seus funcionários estejam cientes da função estratégica da segurança da informação em qualquer tipo de negócio – e ainda mais naqueles que lidam com informações sigilosas e dados pessoais de clientes, como é o caso dos cartórios.
Neste artigo, compartilho com você um passo a passo de como respeitar a privacidade, proteger os dados e garantir a transparência nos serviços de notas e de registro. Vamos às dicas:
1. Proteja o que você coleta
Se você coleta dados e informações de seus clientes, proteja-os sempre. Implante medidas de segurança razoáveis para garantir que as informações sejam protegidas contra acesso inadequado ou não autorizado.
Para isso, esteja ciente de todas as informações pessoais que você coleta, onde estão sendo armazenadas, como estão sendo utilizadas e quem tem acesso a elas. Entenda o tipo de informação que você tem e as consequências de elas caírem na mão de terceiros.
2. Crie uma política de privacidade para proteger os dados do cartório
Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), os cartórios precisam estar preparados para garantir a privacidade de seus clientes. Eles têm que saber exatamente como você utiliza a sua informação pessoal e como está mantendo-a segura.
Portanto, para aplicá-la e melhorar o nível de segurança em sua serventia, crie uma política clara e objetiva, levando em consideração a diversidade de sua base de clientes. Essa política ajudará a construir a confiança do cliente e da opinião pública, demonstrando que você está trabalhando em favor de seus interesses.
3. Colete apenas aquilo que você precisa
Se a informação não for necessária, não a colete. Quanto mais informação você tiver, maior será o seu trabalho para mantê-la segura.
Para aumentar a segurança, opte pelo login e pelas senhas, em vez de números de CPF, telefone e e-mail, por exemplo. Considere, ainda, a exclusão de informações pessoais que você não precisa.
4. Utilize criptografia
Evite usar sistemas que usam baixa criptografia. Utilize sofisticados softwares de criptografia para todos os dados confidenciais que são armazenados no cartório, tanto de clientes quanto de funcionários.
Essa segurança vai depender da quantidade de bits. Quanto mais bits, maior a segurança criptográfica. Escolha sistemas com banco de dados descentralizado com criptografia de 128 ou 256 bits.
5. Treine os funcionários
Embora a privacidade seja uma parte importante de todos os negócios, ela é vital no serviço notarial e de registro. A violação desses dados pode provocar severas penalidades civis ou criminais.
Por isso, é fundamental treinar todos os novos e antigos funcionários em relação à privacidade e às melhores práticas para proteger os dados do cartório. É importante que os colaboradores conheçam os riscos mais recentes e se protejam contra eles.
6. Atualize seus sistemas
Sempre que disponível, atualize todos os softwares do cartório. Esse processo permite que o programa esteja sempre atualizado contra qualquer tipo de vulnerabilidade que poderia ser utilizada para invasão do sistema.
Uma alternativa é contratar sistemas disponíveis na nuvem. Como o software não fica instalado localmente no computador, o cartório tem acesso a um sistema seguro, que é atualizado constantemente e de modo automático contra brechas de segurança.
7. Faça backups constantes para proteger os dados do cartório
Um cartório que não faz backups corre o risco de perda de dados de forma permanente, tempo de inatividade e, por fim, fechamento do estabelecimento. Mesmo que você esteja operando um cartório de menor porte, é provável que seus dados sejam fundamentais, e perdê-los pode causar graves interrupções em seus negócios.
O backup na nuvem, por exemplo, é um excelente investimento para o cartório. Assim, é possível armazenar de forma automática e acessar as informações em qualquer momento, e em qualquer lugar.
Dessa forma, o cartório que deseja manter uma reputação positiva necessita ter um plano concreto de proteção de dados. É preciso ser claro sobre o que estão mantendo, porque estão usando e como estão protegendo a informação. Quanto mais técnicas seguras utilizar para proteger os dados do cartório, mais os clientes ficarão dispostos a confiar e a ser fidelizados por sua serventia.
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*Cícero Trichês é sócio e fundador da Alkasoft, empresa que há 25 anos desenvolve soluções tecnológicas para cartórios.