É fato que um dos assuntos mais recorrentes em eventos, palestras, encontros, rodas de discussões e reuniões de diretoria das empresas é a necessidade de adequação dos processos e procedimentos à lei geral de proteção de dados (Lei 13.709/18, com as alterações da lei 13.853/19), a agora popular LGPD.
A LGPD é uma lei abrangente, que dispõe sobre as regras para o tratamento de dados pessoais de clientes, empregados, terceirizados, fornecedores e outros indivíduos, estejam eles em meios físicos ou digitais, e se aplica para praticamente a integralidade do universo de empresas em exercício no Brasil, salvo raras exceções, o que justifica tamanho interesse pelo tema.
Faltando menos de 1 ano para a vigência efetiva da lei, que se dará a partir de 16 de agosto de 2020, é certo que muitas empresas ainda não iniciaram seus projetos internos de adequação. Um dos principais motivos para tanto é a ausência de uma previsão orçamentária compatível para o desenvolvimento do projeto no exercício de 2019, seja pelas restritivas políticas orçamentárias da empresa, seja pela burocracia e necessidade de aprovações internas, que demandam tempo.
Nesse sentido, é um fato que diversas empresas iniciam o seu planejamento orçamentário para o próximo exercício no último trimestre ou quadrimestre do ano corrente, razão pela qual mostra-se extremamente pertinente a oportunidade para que aquelas empresas que ainda não iniciaram seus projetos internos lembrem-se de já orçarem o projeto para o ano de 2020, permitindo que se desenvolva um trabalho adequado e criterioso.
Quais são os benefícios da adequação à LGPD?
Trata-se de questão desafiadora o necessário convencimento dos tomadores de decisão de uma empresa da necessidade de dispender valores tão consideráveis para o projeto. É uma premissa básica para o correto desenrolar de um projeto de adequação à LGPD que o C-Level da empresa compreenda e patrocine o projeto irrestritamente, uma vez que ele afetará todas as áreas e colaboradores de diferentes níveis hierárquicos da companhia.
Buscando tal convencimento, é relevante que sejam apresentados os benefícios que o projeto trará para a empresa, sejam eles em curto, médio ou longo prazo. Pontos que devem ser levados em conta são os benefícios que serão trazidos à imagem e reputação da empresa, que será reconhecida por clientes, parceiros e terceiros como uma empresa preocupada em proteger os dados pessoais que trata, o que certamente acarretará em uma evidente vantagem competitiva em relação àqueles concorrentes que não demonstram a mesma preocupação.
Essa vantagem, por sua vez, tem o poder de gerar o famoso efeito viral, a partir do qual consumidores conscientes, os quais representam uma gigantesca parcela atualmente, passarão a preferir contratar com a empresa e, por sua vez, influenciarão amigos, parentes e conhecidos a fazerem o mesmo. Além disso, fornecedores também irão preferir desenvolver e manter relações comerciais com empresas que elegem o cuidado com os dados pessoais como um pilar do negócio.
Não menos importante, é evidente que o projeto trará, por meio de uma profunda revisão que se fará da estrutura e da governança em vigor, maior eficiência de processos, o que causa considerável redução de custos. A busca pela eficiência e pela redução de custos são desafios diários das empresas mundo afora, sendo importante que se vincule a necessidade de adequação à LGPD com esses benefícios diretos, cujo atingimento se mostra cada vez mais complexo.
O que pode acontecer se a empresa não conduzir o projeto de adequação à LGPD?
O projeto de adequação permitirá à empresa que esteja isenta ou reduza, consideravelmente, as famosas penalidades previstas pela LGPD, sendo a mais lembrada delas a possibilidade de receber uma multa de R$ 50.000.000,00 (cinquenta milhões de reais). Não menos importante há o evidente abalo de reputação que pode vir a ocorrer decorrente de um episódio de vazamento de dados pessoais pela empresa, demonstrando precários procedimentos internos de proteção do conteúdo, tão relevante para aqueles envolvidos no processo, sejam clientes, terceiros ou empregados.
A LGPD prevê ainda outras igualmente graves penalidades administrativas que poderão ser aplicadas em casos de infrações, tais como a publicização da infração, o bloqueio e a eliminação dos dados pessoais a que se referem a infração.
É válido dizer que essas penalidades administrativas em nenhum momento afastam a possibilidade de existirem condenações judiciais as quais, por sua vez, não possuem os mesmos limites que os previstos em lei. O projeto de adequação, por sua vez, permitirá que a empresa demonstre sua preocupação com o tema e, no caso infortuno de um vazamento, dará à Autoridade Nacional de Proteção de Dados, a ANPD, criada para fiscalizar o cumprimento da Lei, todos os meios para que sopese o valor de uma possível multa, aplique penas mais brandas e, em casos ideais, transforme-as somente em uma advertência.
Por fim, é extremamente importante que seja considerado no orçamento, ainda, a contratação de um prestador de serviços externo, nomeadamente um escritório de advocacia, para auxiliar a empresa no projeto de adequação. Isso se dá por alguns motivos, sendo os principais deles: o necessário alto grau de especialização em matéria nova e de difícil interpretação como a legislação de proteção de dados, em constante mudança e que ainda depende de uma série de regulamentações específicas; buscar evitar transtornos ao dia-a-dia dos colaboradores da empresa, que já possuem uma carga-horária alta, com as atividades pertinentes à sua função, evitando-se assim a sobrecarga e o acúmulo de funções e, ainda, para que o projeto, que é de alta complexidade, seja conduzido de forma mais fluida e indolor possível para a empresa, com o menor impacto concebível em suas atividades diárias.
Quanto orçar para um projeto de adequação à LGPD?
Um dos principais desafios nesse sentido é saber o quanto deve ser orçado para o projeto em si. A resposta dependerá do nível de maturidade prévio da empresa (por exemplo, se a empresa já envidou anteriormente esforços para a adequação à legislação europeia de proteção de dados, a GDPR, se já possui diretrizes aplicadas, ou se nunca se preocupou com o tema) e, claro, seu número de colaboradores, número de subsidiárias e ramo de atividade. Apesar da dificuldade de se precisar um valor exato, pode-se dizer que tais projetos costumam variar de R$ 25.000,00 a R$ 3.000.000,00, o que só poderá ser definido por um prestador de serviços especializado com informações concretas sobre a empresa, tanto da parte tecnológica como da jurídica. A variável também é grande em razão das prováveis adequações tecnológicas que serão necessárias para empresas antes menos preocupadas com o assunto.
Em que pese o valor inicial de investimento possa ser considerado alto, é fato que esse valor é irrisório perto de uma provável penalidade que a empresa poderá vir a sofrer em caso de não realização do projeto.
Afinal, como visto, apesar de um processo extremamente trabalhoso, o projeto de adequação à LGPD trará muito mais benefícios às empresas, com otimização de processos, redução de custos e riscos, evitar multar altíssimas e abalos de proporções imensuráveis na reputação e, sobretudo, maior eficiência, justificando cada um dos centavos, minutos e suor investido para que ele fosse possível.
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