Na era moderna de maior conscientização pública e de notícias instantâneas, a complacência no cumprimento e nas funções legais não é um luxo que as empresas podem pagar. Em vez disso, a administração de uma organização deve adotar uma abordagem proativa para mitigar o risco de fraude.
Com muita frequência, a conformidade é tratada como um exercício de "caixa de seleção" seguindo os protocolos de negócios, verificando as listas de critérios e supondo que o trabalho esteja concluído. Mas essa abordagem não vai longe o suficiente. As empresas não devem apenas considerar o tipo de transações ou registros, mas também testar sua substância continuamente, consultando transações e documentação de suporte subjacente para que se sintam confortáveis.
Para lidar com essas questões de maneira adequada, a alta gerência e os conselhos devem implementar processos
Os programas de prevenção de fraudes mais eficazes também considerarão mecanismos que poderiam ser implementados para contornar controles estruturados e permitir que atividades fraudulentas ocorram. Os departamentos de auditoria interna podem desempenhar um papel importante, e o desenvolvimento de sua função para assumir um maior envolvimento deve ser incentivado.
Além disso, é provável que as organizações sejam melhores em identificar atividades suspeitas se considerarem onde as informações poderiam ser manipuladas ou disfarçadas, e como os ativos da empresa podem ser desviados, impedindo efetivamente a fraude antes que ela cause danos irreparáveis.
Embora seja essencial que as organizações tomem essas medidas, elas serão tão eficazes quanto o elo mais fraco de qualquer sistema que normalmente são seus funcionários. Portanto, os conselhos devem criar e promover um ambiente que transcenda a mera conformidade, capacitando os funcionários em todo o negócio para fazer perguntas e obter respostas que se somam. A fraude é mais comum nos níveis de operações de nível médio e inferior, e, como tal, os que estão no local precisam estar cientes do impacto da fraude e do papel que desempenham para ajudar a detectá-la.
Claramente, as ferramentas e táticas estão disponíveis para as empresas lidarem com riscos de fraude, mas a chave para sua implementação bem-sucedida é a combinação de uma cultura profundamente enraizada de fazer a coisa certa, com estratégias específicas para detectar e prevenir fraudes. É vital que isso seja feito de forma proativa e como parte de um processo holístico e evolutivo que pode ser moldado para enfrentar os desafios lançados pelo ambiente empresarial moderno.
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*Matthew Weitz é diretor de inteligência e de investigações da Kroll de Londres.