Estudos de casos, redação de peças, audiências, gestão, atendimento e relacionamento com clientes. O advogado é um profissional multitarefas, e um reflexo disso é que, segundo a 2ª edição do Censo Jurídico, 18% dos profissionais jurídicos entrevistados acreditam que o grande vilão para 2019 será a desorganização.
Muitos apostam nas planilhas para organizar sua rotina e torná-la mais eficiente. No entanto, a planilha tem dois problemas fundamentais: 1 - como não há integração, a informação entre as planilhas se duplica e se perde, gerando mais desorganização; 2 - o advogado trabalha com a planilha, mas a planilha não trabalha para o advogado.
Neste material, apresentaremos como um software jurídico pode ser uma importante ferramenta de gestão e automação, tanto para escritórios quanto para departamentos jurídicos:
De que forma o software jurídico pode ajudar escritórios de advocacia
1 - Gestão de Processos
Pensar em um software jurídico é pensar em eliminar processos repetitivos e manuais, otimizando o tempo do profissional.
Avalie a seguinte situação: o advogado precisa lidar com um caso em que tem que redigir e inserir informações de clientes dentro de uma planilha ou em arquivos. Isto várias vezes no decorrer da semana. No entanto, existe uma solução que faz todo esse processo permitindo que ele se preocupe com outras atividades mais estratégicas.
É exatamente este o trabalho de um software jurídico. Ele pré-cadastra o processo eletrônico utilizando a OAB do advogado, ou o nº do CNJ. Utilizando esses dados, todas as informações são cadastradas automaticamente no software.
O ProJuris para Escritórios captura os andamentos do processo no Tribunal e avisa o advogado por meio de uma notificação. Na prática funciona assim: basta informar a OAB ou o número do CNJ no sistema que ele faz todas as buscas diárias direto na fonte e avisa o usuário! Simples, não é?
Com isso, é fácil perceber que a ineficiência é reduzida 100%, já que não tem mais necessidade de ficar atualizando o site dos tribunais e diários oficiais e que, por consequência, evita a perda de prazos processuais com a automação da busca.
2 - Cumprimento de prazos (intimações e agenda)
Todo advogado precisa gerenciar inúmeros processos por dia. Além de análise de processos, registro de informações dos clientes, atendimento de consultas, reuniões, audiências é preciso estar atento às intimações e agendas para não perder prazos e nem credibilidade.
Hoje o tempo parece ser o mais valioso, por isso é realmente importante gerenciá-lo com a máxima eficácia. O software jurídico ProJuris para Escritórios também te auxilia nessa atividade. A cada nova intimação, o advogado recebe uma notificação na página inicial do seu sistema.
É possível fazer isso, também, de forma manual. Sempre que o ProJuris encontrar uma nova intimação para o termo contratado, ele verificará se o número do processo já está cadastrado no sistema.
Depois de todo esse processo, após capturar uma intimação ou andamento processual, é possível utilizar Agenda do ProJuris para controlar e não perder os prazos. É só cadastrar o compromisso, vincular a ele advogados ou clientes, também documentos sobre o caso e gerar alertas.
Todos os envolvidos são avisados com antecedência, no período em que o profissional programar o envio do alerta, que pode ser três dias ou até mesmo 15 minutos antes.
3 - Relacionamento com os clientes
Rotineiramente clientes procuram seus advogados por meio whatsapp ou ligações para saber mais sobre o andamento do processo. Essa prática, na maioria das vezes, ocupa bastante tempo do profissional que precisa parar suas atividades para responder as mensagens.
Uma ferramenta eficaz possibilita que o cliente tenha acesso às movimentações dos próprios processos, assim, toda e qualquer dúvida que ele queira tirar com o advogado, pode solucioná-la sozinho.
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A comunicação com o cliente hoje é full-time. Alguns clientes inclusive têm pleno acesso ao sistema, podendo, consultar o nosso trabalho em tempo real. (Cliente ProJuris, Dr. Wellington Trindade) |
No software ProJuris basta apenas acessar o menu, no módulo de pessoas, selecionar o cliente e incluir o e-mail dele, que receberá todas as informaçõe de login e, a partir disso, terá possibilidade de verificar o andamento do seu processo.
4 - Gestão de documentos
Gerar documentos para seu escritório de advocacia é ainda mais fácil com um software jurídico. Com o Gerador de Documentos do ProJuris, seu escritório pode criar:
- Procurações
- Petições
- Recibos
- Declarações
- Contratos
- Entre outros
E o melhor: os documentos são 100% personalizáveis, e podem ser preenchidos com os dados de seus clientes e equipe.
Desta forma, o escritório de advocacia pode personalizar modelos prontos, ou criar seus próprios documentos do zero. Saiba mais sobre o Gerador de Documentos.
5 - Gestão financeira
Um software jurídico completo faz toda gestão financeira do seu escritório. É preciso entender, neste caso, que planilhas podem não ser eficientes. É possível que, em algum momento, os dados de controle de custo não sejam processados de forma correta ou as informações se percam. Além do mais, quanto tempo o profissional gasta fazendo as contas?
O software possibilita ao advogado, gerenciar fluxos de caixa, organizar honorários, receitas e custos, além de gerar relatórios personalizados. Em caso de inadimplência, por exemplo, o software é integrado aos ERPs que possibilitam um controle completo de inadimplência e cobrança.
6 - Gestão de equipes e tarefas
Muito além de todo gerenciamento completo de arquivos e processos, é possível, por meio do software, fazer a gestão de equipes e tarefas. É provável que todo escritório já passou pela situação de ter mais uma planilha e perder o controle quando apenas uma delas foi atualizada.
Além do mais, como manter todas as tarefas organizadas e em dia? Uma ferramenta de gestão é mais do que necessária para aumentar a produtividade e organizar a rotina de um escritório. Todas as informações, incluindo equipes e tarefas, ficam em um lugar só possibilitando a consulta e atualização sempre que necessário.
A ferramenta possui o TimeSheet em que é possível controlar de forma mais assertiva o valor dos honorários de acordo com as horas trabalhadas. Com essa funcionalidade você pode fazer a distribuição de tempo dedicado a cada processo. Assim, você consegue saber quanto tempo uma determinada ação exige e também fazer a cobrança ou prestação de contas de forma mais clara.
Experimente o ProJuris para Escritórios
De que forma um software jurídico pode ajudar departamentos jurídicos corporativos?
O departamento jurídico precisa se atentar para não tornar-se um setor que meramente atende requisições das demais áreas. Em suma, um setor que não apenas responde e atua de forma reativa à demanda jurídica da empresa.
O departamento jurídico é, por vezes, visto como um setor que gera custo, um “mal necessário” dentro das empresas. E só é possível transformar essa visão com uma gestão impecável, que comprove o setor como parte estratégica e indispensável da corporação.
Um software para departamento jurídico, neste sentido, é uma ferramenta que torna o trabalho da área menos manual e repetitivo, permitindo que os advogados do departamento possam focar seus esforços em tarefas táticas e estratégicas, além de ter uma visão gerencial de seus principais indicadores.
O departamento jurídico elimina o risco de revelia
Com um software jurídico, a empresa recebe notificações oficiais, antecipando-se à judicialização do processo e permitindo ao departamento jurídico mais tempo disponível para preparar ações, providências e acordos.
O ProJuris localiza o litígio em distribuição no site do Tribunal, ainda sem numeração e notifica o departamento jurídico com até 30 dias de antecedência.
Esta é uma vantagem em especial para departamento jurídicos que recebem uma alta demanda contenciosa. Neste sentido, o ProJuris dispõe de soluções específicas e exclusivas para empresas com alta demanda consumerista e também para o setor da saúde:
PROCON: a empresa recebe reclamações do PROCON automaticamente, direto do site do SINDEC, eliminando a busca manual, mitigando a revelia e se antecipando ao processo judicial. Saiba mais sobre o Módulo PROCON.
NIPs: o ProJuris ajuda departamentos jurídicos de planos de saúde e hospitais a mitigar riscos e otimizar a relação com a ANS. O software jurídico monitora e captura automaticamente NIPs , trazendo o conteúdo da reclamação e outras informações completas da demanda. Saiba mais sobre o Módulo de NIPs.
E depois da judicialização do processo?
O ProJuris faz buscas periódicas nos diários oficiais e de justiça, identificando novas citações e notificando o departamento jurídico.
Após receber a notificação, o departamento jurídico poderá filtrar as citações mais importantes ou urgentes, por meio de um filtro que dará destaque a citações com termos como, por exemplo, “penhora” e “decisão”.
Também é possível distribuir as citações, fazendo com que cada advogado assuma apenas causas aderentes à sua especialidade.
Automatização de tarefas no departamento jurídico
Entre as tarefas manuais e repetitivas que podem ser automatizadas por um software para departamentos jurídicos, encontra-se o pré-cadastro de processos.
O ProJuris para Empresas elimina o controle por pastas físicas e Excel. Além de armazenar todas as informações do processo, ele automatiza seu cadastro. Após a distribuição nos tribunais, o ProJuris anexa a petição inicial, classificando a causa-raiz e gerenciando subsídios.
Em seguida, também é possível automatizar a captura de andamentos processuais. Desta forma, cada vez que houver alguma novidade sobre o processo ou algum prazo importante a ser cumprido, os advogados do departamento serão instantaneamente informados.
Provisionamento impecável e ágil com um software jurídico
Com um software jurídico, não apenas o provisionamento do departamento jurídico fica mais assertivo e preciso, como também toma menos tempo dos advogados da empresa.
Com o ProJuris para Empresas, após o cadastro de um processo, o departamento jurídico pode:
- Controlar saldo e adiantamento
- Lançar honorários e controlar vencimentos
- Controlar histórico de provisão, ajustes e aprovações
- Controlar pedidos, prognóstico, valores e índices
Além de acompanhar em tempo real o provisionamento na ferramenta Legal Analytics, o B.I. do departamento jurídico.
Confira também: Apresentação de Resultados para Departamentos Jurídicos (PPT personalizável)
Organização e controle de documentos, processos e contratos
Um software jurídico é também uma ferramenta de armazenamento e gestão. É como se fosse seu arquivo físico, porém mais seguro, inteligente e facilmente consultável. Nele, é possível guardar seus documentos, processos e contratos.
E o melhor: o armazenamento pode ser feito tanto em nuvem (cloud), quanto no servidor de sua empresa, atendendo as exigências de compliance de cada projeto.
O armazenamento em nuvem, no entanto, é tão seguro e eficiente quanto, além de gerar uma grande economia para a empresa.
Padronização e geração de documentos
Com um software jurídico, não existe mais a necessidade de gravar seus documentos em arquivos de Word, ou outra plataforma, e alterá-los toda vez que um novo documento daquele padrão for necessário.
O ProJuris para Empresas possui uma biblioteca jurídica à sua disposição com uma série de modelos de documentos e minutas pré-definidos, prontos para serem personalizados e utilizados rapidamente.
Quando o assunto é contratos, um software jurídico também permite definir minutas padrões que poderão ser utilizadas pelas diversas áreas da empresa conforme cada tipo de contrato, agilizando o processo de elaboração e análise.
Consolidação de dados de escritórios terceirizados
Dependendo do volume de demanda do seu jurídico, e da extensão territorial de seu negócio, o departamento jurídico estará conectado com mais de um escritório de advocacia, sendo que cada um deles trabalham de forma diferente.
Com um software de gestão, o departamento jurídico consolida essa informação, tornando o provisionamento mais eficiente e preciso, facilitando a gestão desta informação e sua apresentação à diretoria.
No que se refere à relação com escritórios terceiros, o ProJuris também permite:
- Gerir histórico de cobrança e pagamento
- Cadastrar escritórios terceiros
- Administrar contratos de serviços dos escritórios
- Gerar previsões com base nas contratações registradas no sistema
- Controlar adiantamento
- Controlar custas
- Ratear honorários de processos
- Armazenar documentos, como notas e recibos.
- Controlar eventos e prazos.
Controle de volume e tempo de atendimento de requisições (SLA)
O ProJuris auxilia o departamento jurídico a gerenciar todas as demandas e requisições feitas a ele por outras áreas da empresa. Desde a formalização de um contrato a um parecer, é possível orientar toda a atividade da equipe jurídica da organização dentro de um único sistema.
Para isso, os outros setores da empresa podem interagir com o software jurídico, controlando o tempo de SLA de cada etapa dos processos de aprovação e execução das requisições.
Com o ProJuris, o departamento jurídico controla:
- Fluxo de Requisições:
- Demandante; Aprovadores; Executores; Gestor; Convidados
- Formulários associados.
- Exigíveis associados – informações e documentos.
- Controle de alçada.
- SLA para gestão do tempo de resposta.
- Notificações.
- Controle de situação.
- Condição de sigilo.
- Envolvidos por nome, cargo ou função.
- Integrado com os módulos ProJuris.
E o melhor: os indicadores relacionados a requisições podem ser controlados em tempo real no Legal Analytics, o B.I. do departamento jurídico.
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*Tiago Fachini é gerente de marketing da ProJuris Software Jurídico.