O termo gestão vem do latim "gestio-gestionis" que significa executar, obter sucesso com os meios adequados, e dentro deste conceito, através do presente texto, pretendo trazer ao conhecimento do caro leitor algumas sugestões de gestão processual e da administração do escritório de advocacia que podem acelerar os resultados positivos pretendidos por qualquer advogado ou banca de advogados.
Primeiramente é importante elucidar que a boa administração de processos está visceralmente ligada ao bom desenvolvimento do escritório. O processo deve ser administrado de forma a dar o melhor resultado possível ao cliente, porém deve ser também conduzido de forma célere e sem desgastes de tempo e energia desnecessários que podem atrasar a marcha processual, o resultado pretendido pelo seu cliente e, principalmente, o crescimento do escritório de uma forma geral.
A título de exemplo de atividades processuais desnecessárias e que tomarão tempo e energia em vão podemos citar a interposição de um recurso desnecessário, o pedido de realização de provas impertinentes ou até mesmo a confecção de petições prolixas.
O escritório de advocacia deve ser entendido como um grande sistema que sofre consequências imediatas na falha ou sucesso de cada engrenagem, nesse sentido, no intuito de auxiliar o leitor a ter o melhor desempenho possível no exercício da advocacia, partimos para algumas sugestões de gestão de escritório:
Ter um software jurídico de qualidade é indispensável ao bom funcionamento do escritório, essa ferramenta otimiza sua atividade e reduz em larga escala o desgaste de tempo improdutivo.
Não basta ter o software à disposição, tem que alimentá-lo com as informações indispensáveis dos seus clientes, dos processos e do próprio escritório.
2- Ter um bom serviço de notificação de intimações processuais
O serviço de notificação de intimações processuais, na minha opinião é a ferramenta mais importante dentro de um escritório de advocacia, pois a perda de prazos é fatal. A não ser naqueles casos de prazos dilatórios, o descuido com os prazos quase sempre vem acompanhado de prejuízos para o cliente, o que gera perda de credibilidade e, consequentemente, queda no crescimento da sua marca como advogado.
3- Ter um serviço de armazenamento de arquivos em nuvens
Costumo dizer que se não fosse pelas audiências, eu poderia advogar morando até mesmo fora do país. Com o processo eletrônico e os serviços de armazenamento em nuvens disponíveis, o escritório verdadeiramente tomou forma virtual e o advogado não pode deixar de acompanhar essa evolução, sob pena de se tornar obsoleto.
O armazenamento de arquivos digitais em servidores disponíveis na internet com certeza é o meio mais adequado, dinâmico e seguro de manejar a questão dos documentos do escritório. Aconselho aos colegas leitores que já introduzam no escritório todos documentos que receberem dos seus clientes no formato digital, bem como deixem digitalizados os demais documentos outrora arquivados fisicamente e que possivelmente terão utilidade futura. Essa postura dará celeridade no cotidiano do escritório, tendo em vista que não será necessário realizar digitalizações de documentos para instrução de processos ou para realizar qualquer outra atividade, quando o necessário seria somente desenvolver uma petição ou qualquer outra peça jurídica.
4- Utilizar um serviço de agenda online
A agenda online otimiza a integração e desenvolvimento dos trabalhos do escritório, pois além de poder ser compartilhada com os demais colaboradores e advogados, atua de forma eficaz na sua notificação de tarefas previamente agendadas.
Utilizo muito esse serviço para ser lembrado das datas das audiências e de julgamentos perante o Tribunal de Justiça e Tribunais Superiores, uma vez a notificação pode ser realizada por e-mail e também através de alerta no celular. Sem dúvida é uma ferramenta indispensável no cotidiano de um escritório de advocacia. A propósito, utilizo a agenda do google.
5 – Fazer a gestão de tarefas
O advogado, no intuito de prestar um serviço célere, eficiente e de qualidade, deve saber administrar as tarefas do escritório, principalmente se não contar com um grupo expressivo de colaboradores.
Particularmente, eu sempre procuro realizar as tarefas básicas do escritório na seguinte sequência, que logicamente não é seguida de forma absoluta:
Execução dos prazos fatais, como por exemplo contestação, Apelação, Recurso Especial e outros;
Protocolo de iniciais ou cumprimento de sentença que tem risco de perecimento do direito;
Protocolo das petições iniciais que veiculam pedidos de tutela de urgência;
Realização de trabalhos solicitados com urgência pelo cliente;
Petições Iniciais convencionais em sem pedido de tutela de urgência, bem como demais tarefas que não correm risco de perecimento e não são solicitadas com urgência pelo cliente.
O atendimento ao cliente é realizado diariamente, e de modo que não comprometa a realização das demais tarefas acima apontadas. O ideal é que não sejam atendidos mais que dois clientes por dia.
6- Manutenção processual
O processo, a grosso modo, trata-se de um conjunto de atos que se destinam à concretização da tutela jurisdicional. Esses atos nem sempre são realizados exclusivamente por você advogado, sendo também executados por outros advogados, por serventuários da justiça, pelo ministério público e pelo juiz. O advogado deve ficar atento às fases processuais e ao bom andamento do curso do processo, devendo periodicamente tomar as devidas providências para que o processo tenha julgamento célere e de mérito. Em resumo, deve o advogado evitar que os processos dos seus clientes fiquem sem impulso fortuitamente.
7- Manter os clientes informados
O cliente quase sempre está angustiado diante do enfrentamento de uma demanda, e mantê-lo informado sobre cada evento processual é extremamente importante para acalmá-lo. A informação não é um Plus, é um dever e, sem embargos da incidência do Código de Defesa do Consumidor na relação advogado/cliente, decorre da boa-fé objetiva que é basilar de qualquer negócio jurídico, inclusive a prestação de serviços advocatícios. Manter o cliente informado gera confiança, fideliza, ocasiona novas contratações e indicações de novos clientes, e hoje, através de ferramentas como o WhatsApp, e-mail e outros, não há desculpas para não manter o seu cliente informado.
Espero que as minhas sugestões auxiliem o caro leitor na gestão do seu escritório, possibilitando assim melhor resultado em menor tempo e o mais importante, que através da advocacia vocês mudem a vida dos seus clientes.
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