Geralmente, quando gestores de escritório de advocacia ouvem falar em orçamento acham que é algo muito distante da sua realidade, algo que somente grandes empresas utilizam.
Desde logo vamos deixar claro que isso na realidade é um paradigma. Orçamento não é uma ferramenta apenas para grandes empresas e para começarmos a utilizá-lo precisamos de uma estrutura básica de gestão financeira.
Podemos fazer uma analogia da construção da gestão financeira com a construção de uma casa. Primeiro é necessário aplainar o terreno, depois construir as estruturas de base, posteriormente paredes e cobertura, para no final realizar todo o acabamento.
Plano de contas, o início do seu orçamento
Para conseguirmos elaborar um orçamento aderente ao seu escritório, precisamos de um plano de contas bem desenvolvido, o fluxo de caixa e a demonstração de resultados do exercício.
Tratando de forma clara, o orçamento nada mais é do que a representação do planejamento estratégico em números. Ou seja, o orçamento mostrará como chegar onde o planejamento estratégico aponta.
A construção do orçamento consiste em planejar as receitas, gastos e investimentos que serão realizados pelo negócio em um período futuro.
Na primeira vez que for elaborar o orçamento, sugiro que planeje 1 ano para frente. Por exemplo, no segundo semestre de 2018, pode ser feito o planejamento para todo o ano de 2019.
Conforme essa ferramenta seja executada, você ficará mais confortável para planejar períodos maiores, podendo planejar dois ou três anos.
Esse planejamento mais longo é de fundamental importância, pois não os resultados dos negócios não aparecem de uma hora para outra, vão se mostrando gradativamente.
Diagnóstico
Compreender o estágio em que o escritório se encontra é fundamental para que sejam definidas metas e objetivos alinhados ao seu planejamento estratégico.
Já citamos que o orçamento irá prever todas as receitas, gastos e investimentos em um período futuro. Essa previsão terá como base seu histórico passado, porém não deve se basear única e exclusivamente no passado, mas sim em uma análise objetiva das possibilidades futuras.
De maneira resumida, podemos detalhar a construção do orçamento em 4 passos principais:
-
Estudo das informações financeiras atuais
-
Análises e definições baseadas no planejamento estratégico
-
Elaboração do orçamento
-
Monitoramento e acompanhamento constante
Para a elaboração do orçamento em si, precisaremos passar por 3 grandes passos principais:
1) Projeção de gastos
O primeiro é a projeção de todos os gastos do negócio. Custos e despesas, fixas e variáveis, que serão consumidos para a execução dos serviços advocatícios.
Todas as despesas como por exemplo aluguel, luz, telefone, condomínio devem ser consideradas e projetadas no fluxo futuro.
Todos os custos também devem ser considerados, como quantidade de advogados, estagiários, impostos e todos os outros gastos utilizados diretamente na prestação do serviço jurídico.
Os investimentos por sua vez, também devem ser planejados, como por exemplo reformas, aquisições de equipamentos, móveis, eventos de marketing e etc.
2) Margem de lucro
O segundo grande passo é definir sua margem de lucro, de acordo com seu planejamento estratégico.
Observe que um dos objetivos de qualquer negócio é sempre a geração de lucro. Além de garantir a remuneração dos sócios, os lucros podem servir como um fluxo de reinvestimento no negócio, visando o crescimento e expansão.
3) Meta de receita
Por fim, o terceiro e importantíssimo passo é definir uma meta de receita para o seu escritório.
Se você define o lucro alvo a ser alcançado e todos os gastos previstos, somando um ao outro, encontramos a receita ideal que deve ser atingida. E essa receita que deverá ser buscada continuadamente pelo escritório, seja pela entrada de novos processos ou de novos clientes, tudo com base no planejamento estratégico.
Os números constantes no seu orçamento servem para definir planos e ajustar expectativas. É fundamental que ele seja monitorado mensalmente, compadrando-se suas metas com o que de fato aconteceu, pois se algum gargalo aparecer, será mais fácil tratá-lo.
_____________