Muitos apostam no esforço, na busca pelo conhecimento e na modernização para alcançar o sucesso. Nesse artigo vamos te mostrar que independente da forma como o advogado acredita que vai alcançar seus objetivos, ele precisa contar com uma organização gerencial para sua carreira profissional e realização pessoal. É aqui que começaremos a falar sobre como o melhor software jurídico é primordial para o seu sucesso.
Quando você se torna admirador de um escritório ou modelo de negócio de sucesso, com certeza é pelo seu gosto e identificação pela inovação. Se você busca uma gestão de impacto com soluções criativas e úteis, continue lendo e saiba tudo que precisa para a escolha do melhor software jurídico para seu escritório.
Advocacia moderna e o software jurídico
Ter em mãos o melhor software jurídico é um fator estratégico para o escritório de advocacia que deseja tornar-se mais ágil e competitivo.
Os advogados usam softwares jurídicos para gerenciar os escritórios como um negócio.
Além de gerir a rotina jurídica, como o dia-a-dia dos processos, cadastros de advogados, clientes etc, um software jurídico bem cotado ainda realiza a gestão administrativa moderna.
A principal característica da advocacia moderna é ter a tecnologia como sua aliada. A tecnologia está aí para te auxiliar integralmente na realização de suas tarefas diárias.
Seja um advogado moderno e use a tecnologia a seu favor.
Qual o melhor software jurídico?
O melhor software jurídico é aquele que traz praticidade para suas atividades, que conte com a automação de funções burocráticas e repetitivas, resguardando o tempo do advogado.
Também é importante que permita que o advogado consiga compartilhar mais momentos com a família e para investir no que realmente importa em sua carreira.
É preciso que seu software lhe garante ferramentas para que os dados e informações colhidos no escritório permita a produção de relatórios indispensáveis para a gerenciamento de sucesso.
Não estamos falando apenas na necessidade de acompanhar resultados, custos, prazos e equipes.
É preciso utilizar a favor do seu escritório estes e muitos outros indicadores de desempenho: a utilização do Business Intelligence (BI) para advogados.
Business Intelligence
Os dados colhidos diariamente pelo advogado, sócios e colaboradores precisam ter um olhar mais analítico.
Isso pode determinar as relações com clientes e o sucesso ou fracasso do escritório.
É nesse ponto que podemos dizer que o melhor software jurídico pode definir o perfil do advogado bem-sucedido do século 21.
O melhor software jurídico precisa ser eficiente na tarefa de reunir dados dispersos e desorganizados para gerar informações úteis permitindo que os advogados possam tomar decisões rapidamente.
O melhor software jurídico tem a função de te garantir que qualquer decisão tomada deixe de ser apenas pelo achismo, e torne-se um risco.
Vai permitir que você analise históricos e relatórios, fazendo com que suas decisões sejam baseada em fatos concretos, pois a resposta para as suas dúvidas estarão lá, em forma de dados fáceis de interpretar.
Use melhor o seu tempo
Se você precisa otimizar o seu tempo, que é cada vez mais valioso e escasso. Se você precisa organizar sua rotina e estar online todo o tempo para atender solicitações de clientes. Se você precisa estar atualizado com o que acontece nos processos. Então você precisa ter o melhor o software jurídico.
Felizmente está cada vez mais difícil encontrar escritórios que ainda baseiam sua atuação em tarefas executadas manualmente e antiquada. Mas na medida que aumenta a demanda por tecnologia a concorrência na advocacia também se amplia.
Por isso é normal ouvir comentários de que o software jurídico é o mais novo e melhor amigo do advogado.
Isso porque toda a rotina administrativa e de processos do escritório de advocacia está centralizada em soluções tecnológicas inclusas nas ferramentas do software.
Veja a seguir como o software jurídico pode mudar sua gestão:
Seja o melhor advogado gestor. Conte com o melhor software jurídico.
Guia para escolher o melhor software jurídico
Com certeza todo advogado quer ter em seu escritório o melhor software jurídico. Por isso o processo de escolha deve ser cuidadoso e levar em conta alguns detalhes.
Escolher o software errado é desperdício de tempo e dinheiro. Antes de se decidir confira nossas dicas:
Facilitador
A gestão se adapta de acordo com a cultura, costumes, contexto, ecossistema mercadológico, necessidades do consumidor, e com outras questões ainda mais complexas.
Nesse sentido, é imprescindível otimizar ao máximo alguns pontos que facilitem a gestão do escritório e essa situação é possível por meio de ferramentas de última geração.
É assim que deve funcionar o melhor software jurídico.
No processo de escolha do seu software jurídico pense que ele deve promover o gerenciamento e a melhoria das funções e atividades do seu escritório, mantendo-as organizadas dentro de um planejamento pré-estabelecido.
Depois do planejamento, o software deve permitir o acompanhamento e progresso das tarefas que são executadas, gerando relatórios de mensuração dos dados de todo o trabalho do escritório.
Integração
A integração da equipe do escritório também é um ponto a favor de um software. Como os colaboradores conhecem todas as etapas dos processos, o ambiente se torna muito mais colaborativo quando, a partir do software jurídico é possível que todos tenham acesso as informações necessárias para aumentar a produtividade e impulsionar o crescimento do escritório.
O que é essencial para ser o melhor software jurídico?
Estamos vivendo a 3ª Revolução Industrial desde a década de 40 e a tecnologia sempre presente na automatização de tarefas repetitivas.
E é exatamente a automação de tarefas que faz com que seu sistema seja o melhor software jurídico para seu escritório. É essencial!
Um bom software jurídico é aquele que traz organização para seu escritório.
Por mais que o sistema trabalhe de forma simplificada, dúvidas podem surgir e uma ajuda é sempre bem-vinda.
Sendo assim, preparamos alguns tópicos sobre as automações fundamentais para sua rotina e como elas auxiliam no sucesso do advogado. Veja:
Automações
Acompanhamento de publicações
O advogado gestor precisa estar focado em inúmeras tarefas do escritório. Não pode perder tempo ou dinheiro fazendo o acompanhamento de publicações em Diários da Justiça e Diários Oficiais de forma manual.
É aí que se evidência uma das principais importâncias do software jurídico. Com um sistema desenvolvido para a rotina do escritório o advogado passa a acompanhar, em tempo real, suas as publicações e intimações.
Agilidade e segurança
Se o seu sistema conta com uma ferramenta para automatizar o Acompanhamento de Publicações, ele possui um atributo primordial para ganhar o título de melhor software jurídico.
Cada publicação passa a ficar disponível para ser consultada a hora que quiser dentro da respectiva pasta, com filtros personalizados da melhor forma possível para o controle do advogado, permitindo a emissão de relatórios dos recortes judiciais.
Tudo de forma fácil e ágil. É assim que deve funcionar o melhor software jurídico.
Sem riscos
Não basta contratar um software jurídico. O sistema de seu escritório precisa dar toda confiança necessária para que o advogado possa exercer sua profissão sem riscos.
As palavras-chave para o acompanhamento de suas publicações precisam ser escolhidas de modo a prevenir falhas de grafia que por ventura possam ocorrer em tribunais.
Toda a conferência também precisar ser feita por profissionais especializados.
Neste ponto, é importante lembrar que o Acompanhamento de Publicações é fundamental para não perder prazos processuais e intimações.
Para ser o melhor software jurídico é preciso apresentar uma ferramenta de acompanhamento, moderna, de extrema eficiência, confiabilidade e segurança.
Monitoramento processual automático
Para ganhar o título de melhor software jurídico o sistema precisa apresentar a função de monitoramento processual.
Como essa ferramenta funciona?
Após o cadastro de seus processos jurídicos que você deseja acompanhar nos tribunais, as atualizações passarão a ser constantes e sempre que houver alguma movimentação do processo.
Na prática
Após o cadastro dos processos para o acompanhamento, o advogado não precisa mais acessar página por página dos tribunais, incluir seus dados (usuário e senha) e preencher os captchas – letras e números distorcidos que devem ser digitados para confirmar a consulta – para visualizar o andamento do processo.
Tudo isso passa a ser feito de maneira automática.
Todas as informações acerca da movimentação processuais podem ser acessadas a qualquer momento e por qualquer membro da equipe com autorização.
Para isso basta ter um dispositivo conectado à internet.
Benefícios
Monitorar processos de maneira automatizada representa ganho de tempo, controle sobre seus processos e um diferencial estratégico.
Dessa forma toda a informação é atualizada e gera notificações.
Automatize o controle de tarefas
Contar com uma agenda inteligente que lhe permita reunir informações sobre todos os seus compromissos, gerando alertas, notificações e relatórios é fundamental.
Esse item deve ter relevância na sua busca pelo melhor software jurídico.
Esteja sempre no controle de suas tarefas, mas utilize a agenda inteligente de seu software jurídico para automatizar sua organização com os compromissos.
Alguns exemplos:
– Seus prazos processuais serão seguidos de forma sistêmica, já que o advogado receberá alertas e notificações.
– A relação com seus colaboradores e sócios será facilitada, isso porque há opção de compartilhar seus compromissos e agendar reuniões por meio da ferramenta.
– Garanta que você, os sócios e os colaboradores tenham uma ampla e integrada visão das tarefas e dos compromissos do escritório.
Faça testes e comprove qual o melhor software jurídico
Se a empresa que desenvolveu o sistema tem a certeza de que possui o melhor software jurídico ela não terá problemas em oferecer uma cortesia para que você teste suas ferramentas.
A dica é: use o máximo que puder durante o período de teste e veja se o software jurídico te atende da forma que você precisa. Só dessa forma você irá descobrir se as ferramentas são feitas para a sua demanda diária.
Faça o teste para as automações. Cadastre processos para Monitoramento Processual, faça o Acompanhamento de Publicações em Diários da Justiça, pesquise e veja o tamanho do acervo de Jurisprudência, além de incluir compromissos e tarefas na Agenda.
Não faça todo o teste sozinho. Afinal, você tem colaboradores que também vão usar as ferramentas. Convide sócios e colaboradores para conhecerem o sistema e depois faça a pergunta: esse é o melhor software jurídico para o nosso escritório?
Outra dica importante que deve ser colocada em prática durante o período de teste é saber como funciona o atendimento do suporte do software.
Para ser um melhor software jurídico também é preciso contar com um atendimento otimizado, prático e especializado.
Neste ponto é legal que você procure no site ou no próprio sistema os canais de contato com os atendentes.
Veja se há chats, e-mails de suporte, telefone ou algum campo no site que tire dúvidas e que aponte a melhor forma de usar o software jurídico.
Estratégia na escolha
Compare as ferramentas
Você já deve ter iniciado o processo de escolha do seu melhor software jurídico.
Por isso já deve ter constado que boa parte das ferramentas disponíveis nos principais softwares jurídicos se diferem muito entre si. Isso é dificulta as comparações.
Nossa dica é que formate uma planilha. Nela coloque as funcionalidades, vantagens, benefícios, o que há de automação e o que se encaixa exatamente no que você busca para seu escritório.
De posse dessas informações você conseguirá ter de forma mais simples um meio de comparar. Esse método vai aumentar suas chances de fazer uma contratação satisfatória e te atingir os resultados estabelecidos.
Determine o seu objetivo e mantenha o foco
O que você está buscando no melhor software jurídico? Quer ampliar e automatizar o acompanhamento de publicações? Quer monitorar os processos nos tribunais? Economizar tempo com tarefas repetitivas?
Tenha essas questões bem claras e vá em busca das repostas.
Contrate exatamente aquilo que você precisa. Mantenha esse foco durante suas pesquisas para escolha do software jurídico.
Não se perca entre as funcionalidades oferecidas. Filtre o que realmente lhe importa e que vai fazer diferença para sua produtividade.
Só assim você terá um sistema que te atenda e queOutro truque dessas empresas tenha as ferramentas imprescindíveis para que seu escritório mantenha o crescimento de forma organizada e com uma gestão de sucesso.
Confiabilidade
Há muitos detalhes para serem avaliados no processo de escolha do melhor software jurídico para seu escritório. É importante conhecer o nível de confiabilidade que seu software lhe fornece.
Nesse quesito a nossa primeira dica é de que busque depoimentos de pessoas que usam ou usaram o sistema.
Veja a relevância desses depoimentos e o que essas pessoas dizem sobre o sistema. Essa é uma forma de medir a satisfação dos clientes que já conhecem o sistema e tiveram sua experiência.
Além do site do próprio software jurídico é bom que você acesse as redes sociais do seu fornecedor.
Veja as avaliações, comentários, dúvidas, respostas e interação com os clientes e pessoas que se interessam pelo software.
Essa é uma forma de mensurar a confiabilidade e credibilidade que a empresa tem diante de seus clientes.
Pense nos seus próximos passos
Sabe-se o quanto a adoção de um software jurídico – seja ele para substituir o atual ou para a implementação de uma nova cultura de gestão – vai impactar na sua estratégia.
Então faça uma avaliação do seu modelo de negócio, sua estratégia de crescimento e como planeja sua expansão.
Qual a razão? Ora, se é para escolher o melhor software jurídico, que ele te atenda em todas as etapas do seu negócio.
Na prática isso significa que seu software jurídico precisa ter a opção atender o exato tamanho de sua demanda.
Também avalie se é possível incluir novos colaboradores para acessar o sistema, afinal, seu escritório vai crescer e você vai precisar contratar.
Esse ponto é de suma importância para o processo de escolha. É um meio de prevenir problemas futuros.
Então confira quais os planos ofertados e se há possibilidades de mudanças para que seu crescimento também seja acompanhado pelo seu software jurídico.
A funcionalidade, o design e a simplicidade com que o sistema adotado se apresenta é fundamental. Imagine você ter que gastar horas e horas de treinamento para novos colaboradores e sócios.
O melhor software jurídico está armazenado em nuvem
Para que seja realmente considerado o melhor software jurídico, seu sistema precisa contar com armazenamento em nuvem.
Mas o que é armazenamento em nuvem? Na verdade, não há nada de complicado em seu funcionamento, tudo é muito simples, fácil e prático.
Esse tipo de facilidade funcionada da seguinte maneira: seria como uma espécie de computador virtual que utiliza a capacidade de armazenamento e memória de servidores interligados por meio da internet.
Para garantir a segurança dos seus arquivos, a maioria das empresas que oferecem esses serviços guardam os seus dados em duplicidade, isto é: os arquivos são salvos mais de uma vez e, muitas vezes, em servidores diferentes.
Assim, se um deles não estiver funcionando, ele automaticamente achará o arquivo para você no outro servidor, sem que você nem note isso.
Outro truque dessas empresas é "quebrar" os arquivos em pedaços menores e guardar uma parte em cada lugar, evitando que alguém não autorizado consiga acessá-los indevidamente e, além de tudo isso, os dados podem ser criptografados.
Quando você se conecta ao seu software jurídico é possível executar todas as tarefas rotineiras do seu escritório de advocacia, mesmo não estando nele.
Tudo pode ser feito por meio do smartphone ou tablet. Isso te garante a mobilidade. Veja a seguir:
Mobilidade
Tenha sempre o controle em suas mãos. Do celular é possível acessar as informações de clientes, acompanhar processos e acessar suas intimações.
Esse recurso faz com o software jurídico atenda o advogado que passa boa parte do seu tempo se locomovendo entre clientes, fóruns, tribunais e outros compromissos.
Por isso é tão importante, quando falamos em mobilidade, o fato de seu software jurídico possibilitar o acesso via dispositivos móveis.
Conte com esse recurso que é possível por meio do armazenamento em nuvem.
Serviços especializados
Todas as tecnologias que precisam estar presentes no melhor software jurídico demandam um know-how de suporte, manutenção, planejamento, entre outros serviços que fogem do conhecimento dos advogados e podem tornar-se um problema quando mal geridos.
Seu software jurídico para ser o melhor, também precisa ter como responsáveis empresas com histórico de dedicação e prestação de serviços para o universo jurídico.
A empresa contratada também deve contar com profissionais especializados, prontos para atender a qualquer demanda e dúvidas.
Veja também a empresa que desenvolve o software jurídico pretendido usa o que há de mais moderno e esteja na vanguarda do serviço prestado.
As mudanças devem ser bem-vindas
Esteja preparado para as mudanças que serão promovidas com a escolha do melhor software jurídico para o seu escritório.
Fique aberto para uso de novas ferramentas.
Mantenha-se receptivo e isso vai garantir que seu escritório se destaque entre os concorrentes, além de lhe reforçar a imagem de que sua gestão está vanguarda no que diz respeito a gestão de escritórios de advogados.
Novos softwares tendem a tornar a relação custo x benefício mais vantajosa e atrativa. Esteja preparado para mudar a forma como você e sua equipe fazem certas coisas, afinal, não há novos resultados sem mudanças substanciais.
Conte com o melhor software jurídico e ganhe produtividade, economia de tempo e eficiência na execução do trabalho.
A principal dica que temos para esse período de transição é de que apesar da necessidade de alguns acertos, os benefícios promovidos são sensíveis a todos no escritório.
Envolvimento da equipe
Temos dito repetidamente como a tecnologia já faz parte da realidade da Justiça brasileira.
É possível enxergar claramente que essa mudança de cultura impacta profundamente no dia a dia da equipe do escritório de advocacia.
Por isso é tão importante que na sua busca pelo melhor software jurídico seja levado em consideração como todos do escritório vão compreender a importância de suas ferramentas.
Esse engajamento precisa ser iniciado junto com o processo de escolha do melhor software jurídico para o seu escritório. Como? Bem, se todos os colaboradores e sócios vão usar o sistema no futuro, é prudente que façam os testes junto com os gestores.
Esse convite vai fazer com que todos tenham uma empatia maior com a cultura da tecnologia dentro do escritório.
Além disso, é uma forma de aproximar todos os integrantes da equipe em um projeto que trará benefícios para a banca.
É importante que nesse período de testes a equipe elabore feedbacks sobre o uso do software jurídico. Veja o que todos estão achando sobre as funcionalidades, se elas realmente são úteis para as tarefas do escritório.
É importante que cada funcionário explore bem o novo sistema de acordo com as suas funções no escritório.
Veja como será interessante para o advogado ter o software jurídico ajustado à rotina do escritório, contando com uma equipe preparada para adoção de uma nova metodologia de trabalho.
Com o uso um bom software jurídico, é possível ter equipes de alta performance em escritórios de advocacia.
Pronto para escolher o melhor Software Jurídico?
Depois de conhecer ferramentas, receber dicas e saber o quão é importante é ter um software jurídico para o seu escritório, te indicamos fazer o teste de 15 dias gratuitos do Portal Aviso Urgente. Acesse também o site e conheça nossas ferramentas, planos e tudo mais que vai lhe confirmar qual melhor software jurídico e quais os seus benefícios.
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*Marcos Aurélio Silva é analista de produção de conteúdo da Aviso Urgente.