O advogado Marcus Vinicius Guimarães Sanches, do Guimarães Sanches Advogados, de São Paulo (SP), notou uma melhora na produtividade de sua equipe depois que passou a usar o SAJ ADV. O escritório tem cerca de 6,7 mil tarefas cadastradas para atender mais de 7 mil processos em que trabalha.
Veja como o advogado conseguiu melhorar a produtividade no escritório de advocacia com o SAJ ADV
DESAFIO
O Guimarães Sanches Advogados tem um grande número de processos para acompanhar. São mais de 6 mil processos que geram cerca de 70 intimações por dia. A equipe do escritório tinha algumas dificuldades para controlar tantos prazos e demandas. Era preciso preencher muitas planilhas manualmente e definir tarefas que às vezes não ficavam tão claras para a equipe.
Havia ainda os riscos da perda de informações, já que a quantidade de demandas era alta demais. “Com o controle manual de prazos e processos, ficávamos sempre com receio de não conseguir identificar possíveis falhas no acompanhamento. Quando se tem tantos dados e um controle não tão assertivo, o escritório não consegue ter uma boa segurança em relação à eficiência de suas atividades”, explica Marcus Vinicius Guimarães Sanches, um dos sócios do escritório.
SOLUÇÃO
Para melhorar a produtividade no escritório de advocacia diante de tantas demandas, Sanches buscou um software jurídico que pudesse armazenar um grande número de informações. A implantação do SAJ ADV na banca trouxe mais segurança à equipe e proporcionou ainda mais sinergia entre os colaboradores. Com o software, foi possível deixar bem definidas as atividades entre os 13 usuários do sistema.
O SAJ ADV ainda permite a criação de grupos de trabalho, que facilita a delegação de tarefas e o acompanhamento delas. A partir dessa funcionalidade, Sanches conseguiu organizar melhor as demandas do escritório e acompanhá-las de perto. "Além de as tarefas ficarem mais claras para todos da equipe, posso ainda acompanhar as entregas e as pendência de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet. Mesmo que eu esteja trabalhando remotamente, fico por dentro das atividades do escritório em tempo real", conta Sanches.
Veja como o uso da tecnologia mobile pode ajudar a melhorar a produtividade no escritório de advocacia.
RESULTADO
A partir da implementação do SAJ ADV em seu escritório, Sanches notou melhora da sinergia da equipe em pouco tempo. A partir das 70 intimações que o escritório recebe em média por dia, foi possível dividir as demandas entre os grupos de trabalho de forma organizada. Em um ano de uso do sistema, cerca de 5 mil tarefas foram criadas para melhorar a gestão da equipe.
O SAJ ADV proporcionou o armazenamento de todo o banco de dados do escritório na nuvem. Mais importante do que a economia de espaço, é a organização das informações e a segurança dos dados. Dessa forma, toda a equipe consegue visualizar as demandas e as pendências do escritório.
"Conseguimos criar tarefas com facilidade a partir de cada intimação que chega por meio do sistema. O SAJ ADV auxilia no acompanhamento de todas as intimações, no controle de prazos e facilita a distribuição das tarefas. Nossa equipe ficou muito mais organizada e produtiva depois da automatização das atividades", argumenta o advogado.
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A implementação do SAJ ADV no Guimarães Sanches Advogados otimizou a rotina da equipe. O time conseguiu melhorar a produtividade no escritório de advocacia por meio da definição clara das tarefas. Mesmo com mais de 6 mil processos para acompanhar e cerca de 70 intimações geradas todos os dias, Marcus Vinicius Guimarães Sanches conseguiu se destacar no mercado jurídico usando a tecnologia como aliada.
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