Os escritórios jurídicos estão passando por algumas mudanças de conceitos. O perfil conservador com infraestrutura clássica, arquivos físicos cheios de pastas e processos empilhados, que chamavam a atenção de clientes ao associar o volume de dados à movimentação de negócios estão sendo substituído por escritórios com ambientes modernos e com tecnologias aplicadas aos mais diversos processos.
Neste mercado com uma forte predominância de conservadorismo algumas bancas ainda resistem em iniciar a transformação digital. Este receio, de certa forma é compreensível, considerando que a legislação brasileira ainda obriga que as empresas mantenham o documento físico por um determinado tempo, conforme tabela de temporalidade. Porém, o setor cresceu exponencialmente e processos precisaram ser otimizados para acompanhar a velocidade deste crescimento. Neste momento entrou em cena a transformação digital dos escritórios jurídicos que comprovadamente vêm se revolucionando com a implantação de tecnologias voltadas ao acesso e segurança da informação.
Este é um mercado que lida com prazos e necessita de uma dinâmica operacional que requer agilidade, acesso compartilhado, automatização de funções pós digitalização, armazenamento da informação para visualização simultânea de toda uma área, catalogação automatizada pelo dado considerado relevante, entre outros procedimentos que minimizarão a interferência manual de colaboradores.
Hoje em dia é difícil compreender que um profissional jurídico tenha que aguardar que um colaborador perca minutos ou horas localizando um documento para fundamentar sua análise e, a partir dela, fazer a sua prescrição jurídica. Em um mercado completamente volúvel, se destacam aqueles que identificam rapidamente um diagnóstico e as ações de remediação baseados em dados consistentes, analisados sob uma visão panorâmica, seja de processos anteriores, artigos, livros, leis, enfim, todas as ferramentas possíveis para validar sua contestação. Com isto, os advogados estão respaldados com as mais potentes armas que a categoria pode obter, a informação. E é com esta arma munida de dados relacionados graças a existência de softwares para a transformação digital que conseguem direcionar automaticamente informações digitalizadas para pastas preestabelecidas e digitalmente acessíveis, que os grandes escritórios estão conseguindo vencer os mais difíceis conflitos ao assumirem o desafio da transformação.
Quando falo em transformação digital não estou me referindo a digitalização simplória. O que precisa ser avaliado é a necessidade posterior a captura. Há toda uma necessidade de imersão para entender o processo interno e construir com base na cadeia de cada banca um projeto eficiente para um determinado modelo de escritório.
Afirmo que não é mais o tamanho ou capacidade de um scanner ou outro tipo de máquina que titula ele como o mais adequado para um determinado padrão de negócio. Em algumas visitas à conceituadas bancas me bateu um certo sentimento de perplexidade ao notar a aquisição de máquinas gigantes, que muitas vezes não atendem a necessidade ou não traz melhorias adequadas para aquele processo. Já acompanhei casos de que a substituição de um grande scanner por um de menor porte, porém com inteligência tecnológica embarcada e valor agregado mais acessível, conseguiria suprir a necessidade e ainda otimizar em 80% um projeto de automação de processos, mas, infelizmente parece que o cliente não recebeu esta orientação. Seria injusto da minha parte atribuir um lapso desta esfera a um determinado setor ou má intenção do fornecedor por não saber a procedência e política interna de cada corporação. Mas, faço o apelo para os escritórios buscarem mais de uma opinião, pesquisarem sobre a inteligência aplicada em cada equipamento, quais benefícios eles trazem para o negócio além da simples captura, liderança no setor e, a partir daí, estabelecer a parceria com base em dados concretos e know how na oferta de transformação digital do negócio.
Felizmente, o Brasil, apesar do triste cenário econômico, está respaldado tecnologicamente dos melhores recursos para amparar as bancas jurídicas nas mais complexas necessidades de transformação digital, que poderão trazer benefícios reais aos seus negócios e principalmente a seus clientes.
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