A única diferença entre um escritório virtual e uma banca normal é o endereço físico. Não há uma sede. Os profissionais trabalham de onde quiserem, até mesmo de suas casas. Toda a gestão é feita pela web, com o suporte de um software para advogados. A criação e a presença dos escritórios virtuais não é de hoje. Uma reportagem da The Atlantic, importante veículo jornalístico norte-americano, citou, em 2015, um virtual law firm (escritório de advocacia virtual) criado em 2008: a Rimon PC. A matéria traz várias bancas baseadas na comunicação online, gerenciadas através de um software para advogados e de plataformas de mensagens digitais.
Vantagens e desafios dos escritórios de advocacia virtuais
Os escritórios de advocacia virtuais conseguem operar de qualquer lugar com acesso à internet e com custo reduzido, por não exigir gastos com estrutura física. É uma boa possibilidade para jovens advogados, que conseguem trabalhar com outros profissionais independentemente da distância — inclusive em comarcas diferentes.
Porém, há três grandes desafios para profissionais que querem trabalhar ou abrir o seu próprio escritório de advocacia virtual. Detalhamos abaixo cada um deles:
1. Controle financeiro
A gestão financeira é um desafio para qualquer advogado, principalmente na comparação "contas pessoais versus contas da empresa". É preciso tomar ainda mais cuidado em escritórios de advocacia virtuais, já que cada profissional pode gerenciar a questão financeira de forma individual e separada.
2. Controle e divisão de atividades
A produtividade no trabalho remoto é um desafio para qualquer profissional. Nos escritórios virtuais, é importantíssimo delegar tarefas e estabelecer uma rotina de trabalho. Porém, lembre-se: a única pessoa que pode fiscalizar o seu trabalho é você mesmo.
3. Controle de prazos
Um componente importantíssimo do controle de processos judiciais é o acompanhamento e o cumprimento de prazos, principalmente prazos de intimação. Considere ainda que, no contexto de escritórios de advocacia virtuais, os profissionais podem morar em regiões diferentes. Ou seja, suas instituições ou fóruns podem atuar em horários diferenciados.
Como um software para advogados resolve os desafios acima?
Uma maneira de tornar o trabalho mais produtivo e integrado é organizar a rotina a partir de softwares para advogados. O sistema deve proporcionar a centralização das principais informações sobre a sua banca e ajudar os profissionais a controlarem as atividades.
Para mostrar as vantagens dos softwares para advogados em escritórios virtuais, destacamos abaixo os três maiores desafios e como uma plataforma digital contribui para cada uma delas.
1. Finanças e relatórios de gestão
O uso de softwares para advogados contribui para "separar" as finanças pessoais das contas do escritório. Afinal, todos os dados financeiros estarão ali dentro, facilitando o acesso e o acompanhamento de todos os associados.
Um software jurídico profissional pode ajudá-lo a cadastrar despesas, receitas e outros pontos que fazem parte dos resultados do escritório, como o envio de faturas.
Outro recurso interessante de softwares para advogados é a geração de relatórios. Com eles, os profissionais podem analisar clientes, fluxo de caixa e até as contas internas da banca.
2. Divisão de atividades simplificada com um software para advogados
Os melhores softwares para advogados do mercado contam com módulos para organização pessoal e controle de atividades. Com eles, os profissionais podem gerenciar tarefas, audiências, reuniões e até compromissos pessoais. A ferramenta dá mais segurança aos associados do escritório virtual e permite o acompanhamento da produtividade por todos.
3. Prazos e intimações
Os recursos de organização pessoal e controle de atividades citados acima contribuem muito para a otimização do tempo. Porém, algumas ferramentas especializadas conseguem ir além. O SAJ ADV, por exemplo, tem os módulos de intimação e de processos integrados, o que permite identificar os responsáveis pela intimação e pela contagem adequada dos prazos. Vale lembrar que essas datas podem ser contabilizadas segundo o Código de Processo Civil (CPC) antigo, de 1973, ou o novo CPC.
Dicas adicionais para gestores interessados em escritórios de advocacia virtuais
Por fim, é importante destacar dois conselhos para profissionais de escritórios de advocacia virtuais, extraídos de dois artigos técnicos sobre o tema.
1. Endereço profissional
O primeiro conselho, destacado pela Legal Productivity, é a criação de um endereço profissional. É importante ressaltar que, mesmo virtualizando as atividades com apoio de softwares para advogados, é preciso que o escritório mantenha um endereço profissional para receber documentos.
No Brasil, é possível recorrer às tradicionais caixas postais, gerenciadas pelos Correios, para receber correspondências. Além disso, existem serviços mais modernos: alguns escritórios compartilhados (também conhecidos como coworkings) oferecem serviços de recepção de documentos e criação de endereço profissional.
2. Cultura e confiabilidade
Um argumento importantíssimo é citado no artigo How Real Are Virtual Law Firms? (Quão reais são as firmas de advocacia virtuais?), redigido por Chad E. Burton para a American Bar Association. Ele coloca a confiança entre os advogados como fator primordial para a sustentabilidade do negócio. Mesmo com todas as tecnologias de apoio, os advogados do escritório virtual devem ter extrema integração e parceria. Afinal, como aponta Burton, "você não consegue ver o que os outros estão fazendo no dia a dia". Um dos conselhos de Burton, aplicável em qualquer banca, é especialmente importante entre os membros de um escritório virtual. Em uma tradução livre: "quanto mais forte o senso de confiança entre os advogados de um time, melhor será a operação".
Se você tiver dúvidas sobre a aplicação de software para advogados em escritórios virtuais, fale com nosso time. Também estamos buscando relatos de profissionais que adotaram esse regime. Se você tem alguma experiência para compartilhar conosco, escreva-nos abaixo, na área de comentários, ou mande seu recado na sessão de contato.
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