Investir em alternativas que contribuam para o aumento da produtividade dos colaboradores possibilita ao gestor constatar com antecedência qual setor ou profissional está acumulando atividades, e de que forma é possível reprogramar as demandas para que elas sejam atendidas no prazo determinado. A sobrecarga é um fator que pode comprometer diretamente no fluxo de trabalho e interferir na qualidade dos serviços jurídicos prestados. No post "Como melhor delegar tarefas em escritórios de advocacia", disponível no blog do SAJ ADV, abordamos a importância do papel do gestor no sucesso da banca ao conseguir alinhar crescimento, atendimento de qualidade e aumento da produtividade.
Veja a seguir alguns pontos que devem ser levados em consideração para evitar as sobrecargas de trabalho por meio de uma gestão de escritório de advocacia eficiente.
Atuação estratégica por meio da otimização das rotinas de trabalho do escritório
Como em qualquer empresa, a gestão de escritório de advocacia necessita de organização e planejamento das rotinas para evitar acúmulos de demanda, que podem ocasionar o descumprimento de obrigações relevantes. Portanto, a organização é um fator que auxilia diretamente no aumento da produtividade em escritórios de advocacia.
Efetuar o planejamento estratégico do escritório e realizar um acompanhamento periódico das principais atividades só é possível se o gestor priorizar a otimização das rotinas de trabalho. Para isso, é necessário investir tempo na organização, fazendo uma observação cuidadosa das principais tarefas. Durante essa etapa, muitas vezes pode-se constatar que a sobrecarga de trabalho está relacionada à utilização de métodos ultrapassados, que consomem mais tempo do que deveriam dos colaboradores.
Dessa forma, o gestor deve determinar estratégias que oportunizem aos profissionais produzirem mais em menos tempo. Adotar um sistema automatizado para registro das principais atividades realizadas no escritório é uma delas. A utilização deste tipo de ferramenta garante que a equipe se concentre essencialmente na realização de suas tarefas. Isso diminui o tempo gasto com procedimentos operacionais, que passam a ser automatizados por tecnologias que proporcionam o acompanhamento e a execução de tarefas específicas.
Ou seja, investir na otimização das rotinas do escritório é uma das iniciativas que permite ao gestor uma atuação mais estratégica e dirigida aos resultados planejados a curto, médio e longo prazo.
Comunicação entre departamentos e colaboradores para uma gestão integrada
Para evitar retrabalho ou mesmo o esquecimento na realização das atribuições pertinentes à rotina de um advogado, é importante definir de forma clara as tarefas correspondentes a cada um dos profissionais do escritório. A comunicação entre os colaboradores/setores também é indispensável para evitar sobrecargas e garantir maior produtividade do trabalho do advogado.
A separação física de departamentos pode impactar a comunicação entre os profissionais, influenciando negativamente no compartilhamento de informações relevantes. Por isso, a gestão integrada é tão importante para que o gestor e os colaboradores mantenham o controle das demandas jurídicas. Ao centralizar as informações em um local onde todos tem acesso, tanto de forma presencial quanto remota, torna-se viável definir os responsáveis por cada tarefa e determinar o prazo para a realização das atividades. Essa iniciativa garante que o gestor tenha uma visão geral de todas as demandas e profissionais envolvidos, assim como permite acompanhar a atualização do status das atividades a serem realizadas, determinando mudanças necessárias no planejamento por motivo de sobrecarga.
A partir da utilização de uma agenda compartilhada, é possível que todos os colaboradores tenham acesso às principais informações sobre contratos e processos, e sejam notificados com relação a tarefas e prazos que precisam ser realizados. Um exemplo são as audiências e reuniões com clientes. Nesse caso, escolher ferramentas gratuitas, como o Google Agenda, é uma alternativa a ser considerada, tanto para o gerenciamento correto das atividades quanto para a mudança de planejamento estratégico, quando se verifica sobrecarga em um determinado setor.
Invista em tecnologia para a gestão de escritório de advocacia
Investir na contratação de um software jurídico é uma alternativa considerada viável porque facilita a organização da atividade advocatícia. No eBook "Tecnologias para gestão advocatícia", fica evidente como a integração de novas tecnologias pode influenciar positivamente na gestão de escritório de advocacia. A automatização dos principais procedimentos operacionais de grandes escritórios - até mesmo de advogados autônomos - pode ser garantida com a adoção de softwares jurídicos especializados.
A implementação de um software jurídico dedicado pode integrar processos, atendimentos, agendas e contatos em uma única ferramenta. Além de recorrer à tecnologia mobile para a realização das principais atividades de um advogado de forma remota e integrada.
Alternativas que podem evitar sobrecargas de trabalho, já que o profissional consegue trabalhar em suas atividades mesmo estando fora do escritório, participando de reuniões ou audiências, entre outros compromissos. Além disso, essa tecnologia permite ainda que o profissional mantenha uma comunicação ágil entre a equipe e os seus clientes. Com um software jurídico, o advogado também pode realizar o gerenciamento, o compartilhamento de documentos e a automatização de relatórios, entre outras funções necessárias para a organização e a realização do fluxo das demandas.
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