Fazer o registro dos atendimentos de forma eficaz é essencial para manter a organização de um escritório de advocacia. Com a ajuda de uma funcionalidade onde seja possível registrar as peculiaridades de cada atendimento - o problema que o cliente trouxe e cada ação realizada pelo escritório, como reuniões, ligações e envio de documentos - é possível conhecer mais a fundo as necessidade dos clientes e oferecer um atendimento mais ágil e eficiente. Com isso, os advogados podem atendê-los de forma personalizada, estabelecendo vínculos que ajudam em sua fidelização. Um software jurídico pode ajudar nessa tarefa, acompanhando os atendimentos de forma prática e intuitiva.
Para consolidar a excelência do atendimento é necessário estabelecer uma cultura interna que tenha como objetivo atender os clientes eficientemente. Isso requer um sistema que permita gerenciar todas as etapas de modo ordenado. Com um software jurídico é possível fazer esse monitoramento desde a data do primeiro encontro, quando os clientes apresentam suas motivações. Além disso, é possível acompanhar os grupos de trabalho responsáveis por cada caso e a situação do atendimento.
Ciclo de vida do cliente pode ser acompanhado com um software jurídico
Escritórios de advocacia precisam ter uma estratégia de relacionamento com os clientes. Isso ajuda a fortalecer os laços com eles desde o começo, estabelecendo as bases de uma relação de confiança mútua. Isso é fundamental para compreender os desafios e dificuldades de cada cliente. Uma boa afinidade entre o advogado e o contratante permite que os objetivos sejam alcançados de forma mais eficiente.
O ciclo de vida dessa relação é o acompanhamento do tomador de serviço desde o momento em que ele demonstra o primeiro interesse em buscar ajuda jurídica até a hora do último pagamento. É um sistema que consiste na busca por clientes em potencial, acompanhamento do fluxo de trabalho, delegação de tarefas, gerenciamento de documentos e cobranças. Um software jurídico oferece ferramentas capazes de agilizar esse monitoramento.
Para facilitar esse acompanhamento, o módulo de Gestão do SAJ ADV oferece a funcionalidade de Atendimento. Ela permite cadastrar o problema inicial do cliente e gerenciar o contrato de forma dinâmica, cadastrando tarefas específicas para os usuários do sistema. Além disso, é possível anexar arquivos que poderão ser utilizados no processo que será aberto e cadastrar os envolvidos do futuro processo. Essa funcionalidade do software jurídico também permite o gerenciamento de casos consultivos e extrajudiciais, ajudando a administrar a gestão do escritório.
Facilidades oferecidas pelo software jurídico
Por meio da funcionalidade de Atendimento do software jurídico SAJ ADV é possível registrar e centralizar todas as informações necessárias para dar início ao processo junto ao Tribunal de Justiça, além de criar um histórico, registrando as ligações, reuniões e documentos relativos ao caso. Com isso é possível ter controle sobre qualquer atividade realizada ao longo do atendimento. Depois que o processo der entrada no TJ é possível fazer seu cadastro no sistema e vincular esse processo ao atendimento, armazenando um histórico completo do cliente, da abordagem inicial à conclusão do processo.
Entre outras facilidades oferecidas pelo software jurídico, estão a possibilidade de alterar ou atualizar dados básicos do atendimento, a criação de tarefas, a consulta e cadastro de lançamentos financeiros, comentários entre a equipe, consulta, inclusão ou vínculo de processos referentes ao atendimento.
O software jurídico também permite monitorar todos os envolvidos no atendimento, pesquisar tarefas realizadas, conferindo as datas de conclusão previstas e deadlines. O gerenciamento de arquivos e processos também é facilitado, permitindo o vínculo e a inclusão de novos documentos quando necessário. Também é possível realizar os apontamentos de horas referentes a atividades relacionadas ao atendimento, indicando se há necessidade de realizar faturamento, além de consultar lançamentos financeiros vinculados ao atendimento.
Além de ajudar na organização de tarefas cotidianas, acompanhar o atendimento por meio de um software jurídico é estratégico para que os advogados atendam o cliente da melhor forma possível, desde o contato inicial até o fim da causa. Ao conquistar sua confiança, o escritório de advocacia estabelece uma ligação com os clientes que pode perdurar por vários anos.
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