Encontros, incentivos, congressos e exibições, juntos, deram origem à sigla MICE, do inglês "meetings, incentives, congress and exhibitions". Trata-se de uma segmentação do que tradicionalmente se chamava "eventos", com a particularidade de estar necessariamente relacionada ao turismo, envolvendo viagens para outras cidades ou países. Atualmente, segundo dados da International Congress and Convention Association (ICCA), esses eventos, de grande ou pequeno porte, movimentam 350 milhões de dólares na América Latina. Até por terem como objetivo qualificar e ajudar a reter talentos, em tempos nos quais não é comum ficar durante muito tempo no mesmo emprego, a soma não para de aumentar. Com a exceção dos incentivos, que são prêmios por desempenho concedidos majoritariamente para fins de entretenimento, os demais eventos desse segmento envolvem atividades profissionais e educacionais.
O recurso aos eventos, seja como estratégia para obter clientes, seja para divulgar a sua marca, não é algo raro nas organizações jurídicas. E como afirma Jorge Duarte em "Assessoria de Imprensa e Relacionamento com a Mídia", esta é "uma atividade típica de relações públicas" e, portanto, de comunicação. De fato, sociedades de advogados e outras organizações que atuam no setor devem incluir em suas estratégias a organização de eventos, ainda que, em sua maioria, de pequeno porte, como cafés-da-manhã, coquetéis, palestras, workshops e seminários para seus mais variados stakeholders, desde colaboradores a prospects, clientes e até a imprensa. Caso seja financeiramente viável, o investimento bem planejado em MICE também pode render muitos bons frutos. É possível imaginar uma infinidade de eventos desse tipo feitos sob medida para advogados brasileiros, incluindo roteiros dentro do próprio Brasil ou para cidades estrangeiras como Lisboa e Coimbra, Amsterdã e Haia, Paris e Versalhes, Washington DC, Filadélfia e Nova York, entre outras.
A importância dos eventos é ainda maior em uma era em que as tecnologias da comunicação passaram a intermediar todo tipo de relações, tornando os contatos interpessoais diretos um grande diferencial a ser explorado. Desta forma, o marketing tradicional vem cedendo espaço cada vez mais ao chamado marketing de relacionamento, às relações públicas e à comunicação organizacional. Sociedades de advogados brasileiras poderiam inclusive estar um passo à frente no que diz respeito a atividades dessas áreas, em virtude de suas severas restrições ao investimento em publicidade, esta ferramenta que é uma das mais utilizadas pelo marketing tradicional. As limitações impostas pela OAB apontam para uma oportunidade. Pode-se afirmar, assim, que, ao lado da assessoria de imprensa, a organização de eventos diversos é fundamental para o sucesso dos negócios de um escritório jurídico.
O principal desafio de uma iniciativa nessa área é a logística de transportes e de organização de um evento a distância. Para vencer essa etapa, contudo, existem diversas agências especializadas capazes de atender de maneira bastante satisfatória seus clientes. No mais, é encarar os desafios de organizar qualquer evento, composto basicamente de 20 elementos a serem definidos, conforme explica Sergio Zobaran no livro "Evento É Assim Mesmo! – do Conceito ao Brinde":
1) Conceito – qual a ideia básica e, se possível, original?
2) Objetivo
3) Público
4) Local
5) Data e hora – "em função do local, da época do ano, dos hábitos e de outras variáveis do público-alvo", checar feriados
6) Convite – em mãos, por correio ou e-mail?
7) Lista de convidados – relação completa, incluindo eventuais autoridades e VIPs
8) Confirmação de presença – RSVP? Se sim, passivo ou ativo?
9) Manobristas e/ou estacionamento
10) Recepcionistas
11) Seguranças
12) Som – "fundamental"
13) Luz – "das velas ao sky tracker e aos fogos de artifício, luz é ‘tudo de bom’ e indispensável"
14) Decoração/cenografia – "plantas e flores, velas, mobiliário, tapetes e cortinas, banners, urnas, tablados e palcos, totens e toldos, biombos, vitrines e expositores, ventiladores, aspersores e água e aparelhos de ar-condicionado frio ou quente"
15) Comida – "o que iremos oferecer, de que forma, em que horário"
16) Bebida
17) Brindes
18) Equipamentos diversos – "computadores e notebooks, equipamentos de som, câmeras de vídeo, projetores diversos como datashows, telões e video walls"
19) Suporte – ambulâncias, bombeiros, equipe de limpeza, transportes, crachás, pulseiras de acesso, rádios
20) Atração – "musical, circense, performática ou teatral, mostras e exposições, animação artística em geral ou adereços que podem ser apresentados em momentos diversos desde a entrada"
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*Ana Costa e Cesar de Lima e Silva são sócios da Cellera Comunicações.