Escritórios de advocacia com alta reputação pelo uso de metodologias modernas de administração estão na vanguarda das inovações pioneiras que envolvem o trabalho em um ambiente móvel.
Os administradores de tais escritórios estão se esforçando para se manter atualizados e monitorar o avanço da tecnologia, permitindo altos níveis de conectividade de voz, dados e de imagem.
Esses escritórios estão olhando o futuro, mantendo um alto nível de eficiência na prática do direito e, ao mesmo tempo, equalizando trabalho/qualidade de vida/bem estar.
Esses escritórios também têm ciência dos problemas crescentes de trânsito e questões de segurança em grandes cidades, tais como São Paulo e Rio de Janeiro.
A maioria desses escritórios está envolvida em projetos de responsabilidade social, e estão contribuindo continuamente para a melhoria do meio ambiente.
Trabalhar em um ambiente altamente digitalizado, sem o uso de papel, é um passo correto em busca de um negócio mais "verde", e deveria ser o objetivo de qualquer escritório de advocacia hoje em dia.
Os clientes sinalizam que eles preferem trabalhar com um escritório de advocacia que tenha criado suas próprias regras de política de qualidade, especialmente aqueles que possuem um Sistema de Gerenciamento da Qualidade certificado pelo padrão ISO 9001:2008.
O uso de tecnologia móvel pelos poucos escritórios de advocacia totalmente digitalizados já existentes, tem possibilitado que esses escritórios regulem seus projetos de home office, e permitam que seus advogados trabalhem remotamente.
Um exemplo de um escritório1 de advocacia no Brasil e no mundo foi implantado com as seguintes características:
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Cada advogado (a) manifestou a sua preferência a respeito do horário de trabalho que ele/ela pretendia desempenhar nas instalações do escritório de advocacia (on site), comparado ao horário de trabalho que ele/ela pretendia desempenhar remotamente (off site), em relação aos dias de trabalho, levando em consideração a posição hierárquica do advogado em sua equipe respectiva, o sistema de trabalho da sua equipe, a necessidade de assegurar eficiência e qualidade no desempenho do trabalho individual e de equipe, preservando sempre os princípios de política de qualidade do escritório e outras regras aplicáveis.
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A administração examinou as preferências, discutiu as mesmas com as partes interessadas e projetou uma estrutura operacional que visa atender às aspirações individuais e os objetivos do escritório de advocacia. A estrutura implantada precisa ser constantemente monitorada e, considerando sua natureza inovadora, deve ser vista como dinâmica e sujeita a alterações a todo tempo.
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Os advogados sempre tiveram à sua disposição, nas instalações do escritório, a estrutura necessária compatível com a metodologia de trabalho proposta pelo profissional e aceita pelo escritório, dentro do contexto da estrutura operacional geral definida pelo escritório.
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A administração disponibilizou para uso de todos os advogados: (i) estações de trabalho móveis, (ii) telefonia móvel corporativa, (iii) acesso remoto à sua base de dados totalmente digitalizada, e (iii) salas de reuniões virtuais com capacidade para 25 participantes cada uma, as quais também são acessíveis remotamente.
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A extensão para acesso direto ao profissional (correio de voz), ao invés de ser fixa em uma estação de trabalho, foi transferida para o telefone celular corporativo, aumentando a disponibilidade da equipe jurídica, tanto internamente quanto para o cliente.
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O escritório promoveu melhorias em toda a sua infraestrutura de rede e servidores, e seu programa de e-mail foi terceirizado, e agora opera em um servidor em nuvem.
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A administração decidiu despersonalizar as salas dos advogados, desde o nível mais alto dos sócios, sendo que agora todo o ambiente de trabalho é compartilhável entre os profissionais de direito, compreendendo salas para uso individual e coletivo.
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O escritório possui uma Biblioteca virtual com acesso remoto.
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A arquitetura interna do escritório foi adaptada ao projeto móvel, aumentando sua eficiência através da adoção de um moderno modelo de espaço corporativo, no qual salas e estações de trabalho personalizadas não mais existem.
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Outro aspecto importante é que, como resultado da implantação do projeto móvel, não houve alteração no sistema de compensação financeira do advogado.
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Os advogados devem estar presentes pessoalmente na ocasião de reuniões no escritório ou no cliente, ou em relação a procedimentos de natureza judicial ou administrativa que possam exigir trabalho com a presença do profissional.
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Toda a equipe administrativa do escritório, incluindo estagiários e para-legais, continuam a operar pessoalmente nas instalações do escritório, assegurando a eficiência da plataforma operacional.
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O modelo operacional foi modernizado, e um espaço corporativo moderno e de ponta foi criado, definindo a forma de crescimento do escritório de agora em diante.
O modelo móvel de operação proporciona benefícios substanciais, incluindo, mas não se limitando, à economia no aluguel de espaço de escritório, melhor qualidade de vida e de trabalho para os advogados, eliminação do tempo desperdiçado no trânsito, melhoria do meio ambiente e redução dos custos operacionais do escritório em uma época em que as exigências dos clientes com relação aos escritórios de advocacia são pela prestação de serviços legais com melhor eficiência de custos e qualidade mais alta.
O modelo móvel de operação vem se mostrando uma vantagem competitiva para recrutar e reter profissionais talentosos, visando formas de trabalho flexíveis e remotas.
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1Barretto Ferreira e Brancher Sociedade de Advogados, com sede na Cidade de São Paulo, Brasil, na Rua Dr. Eduardo de Souza Aranha, 387, 15º andar – Juscelino Plaza Tower – CEP: 04543-121
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* Ricardo Barretto Ferreira da Silva é sócio do escritório Barretto Ferreira, Kujawski e Brancher - Sociedade de Advogados.