Em pesquisa divulgada pela revista The Economist no último mês, ficou clara a tendência que se percebe nos últimos anos: a tecnologia é forte aliada dos empreendedores que precisam aprimorar a gestão de suas empresas. Prova disso é que, segundo o estudo, 69% das PMEs brasileiras consideram prioridade para os próximos 12 meses usar a tecnologia de forma mais eficiente e 31% delas colocam entre suas três principais medidas para 2013 o aumento do investimento em TI. Nesse processo de sensibilização para o uso da tecnologia, ganha destaque outro ponto: 71% das empresas pesquisadas consideram que a inadequação ou desatualização dos sistemas internos de TI são vistas como barreiras para o seu crescimento. É justamente nesse gargalo que surge o grande aprendizado: os gestores não precisam adotar qualquer nova tecnologia, mas saber quais são as adequadas aos serviços que ele presta.
A realidade pesa ainda mais para a escolha dos softwares de gestão que são transversais a quase todos os tipos de pequenas e médias empresas. A escolha da tecnologia, então, deve levantar alguns pontos como, primeiramente, a escolha do fornecedor do software. A escolha de um software de gestão alimenta expectativas exageradas tanto do lado do empreendedor quanto da pessoa responsável pela venda, o que pode gerar um descompasso entre o que é oferecido e produto final. É fundamental, portanto, que o representante conheça os códigos de programação do software e, nesse ponto, fica clara a diferença entre a aquisição com representante ou direto do fabricante. Muitas vezes, o fornecedor se propõe a fazer todas as alterações que o cliente julga necessária e não consegue manter o compromisso até o final. O erro mais comum que os empreendedores costumam cometer nesse momento é o de terceirizar para consultorias a responsabilidade pela escolha do sistema - que não conhecem minuciosamente a rotina e as necessidades da empresa e restringem a análise de um amplo leque de fornecedores que não sejam parceiros.
Mais do que analisar os cases de sucesso apresentados pelo fornecedor, o empreendedor também deve estar disposto a apurar referências com usuários do software, para ter mais informações sobre performance, dificuldade, pós-venda e estabilidade econômico-financeira da empresa fornecedora. É importante relembrar que tecnologias que atendem bem a determinados segmentos podem não ser adequadas a outros. Também na hora de escolher o software de gestão apropriado, o gestor deve reservar parte do orçamento – já expressivo – também para imprevistos. Isso porque existem despesas que não são consideradas na hora da aquisição, como viagens e contato com outros usuários. Ou seja, é importante pesar que um projeto desse precisa ser bem analisado e controlado. O recomendável é sempre que o interessado negocie um valor único para o pacote de soluções que contemple as licenças de uso, o treinamento e a implantação. Para evitar erros, é interessante olhar para as soluções que realmente cumpram a necessidade da empresa e não os mais baratos.
O último passo concentra-se em fazer uma simulação da aderência do software nas máquinas da empresa, para esclarecer dúvidas e delimitar o que o ERP pode e o que ele não pode fazer naquele ambiente. Nesse momento, são levantados os principais pontos de melhoria que devem ser providenciados tanto pela empresa quanto pelo fornecedor. De acordo com o perfil do negócio, a realidade da empresa e seus objetivos, devem ser feitas as devidas adequações à solução. É na conclusão desse processo, que o empreendedor consegue ter a dimensão real do produto que tem nas mãos e toma conhecimento das possíveis dificuldades de integração com os sistemas antigos que já rodavam nas máquinas da empresa ou da necessidade de adquirir demais programas que podem vir a cobrir necessidades específicas de cada empresa.
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* Marco Flávio Neves é diretor da TWT INFO, desenvolvedora nacional de softwares de gestão para a área de serviços
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