Carlos Henrique A. Silva
Gerenciamento eletrônico de documentos: ferramenta de modernização, eficiência e preservação do meio ambiente
Assim, o advento de novas tecnologias e a popularização das pesquisas e correspondências eletrônicas acabou gerando uma verdadeira enxurrada informacional, o que vem contribuindo para o crescimento do consumo de papel e abarrotando os arquivos de entidades públicas e privadas.
Esta consequência pode ser até mesmo constatada através de dados divulgados pela Bracelpa - Associação Brasileira de Celulose e Papel, segundo a qual a produção de papel no país aumentou em 36,1%, com crescimento médio de 3,1% ao ano e o segmento de celulose praticamente dobrou seu volume de produção, com um crescimento médio de 6,5% ao ano.
O Instituto Unilogos revelou ainda que 98% das informações nascem digitais e 95% das informações terminam em formato papel, ou seja, não obstante a nova era digital, os usuários mantêm o hábito da leitura tradicional (em papel impresso).
Diversos fatores contribuem para este cenário, dentre os quais: a insegurança em salvar um documento e, posteriormente, não conseguir recuperá-lo e o velho costume do manuseio do papel, o que tem se revelado altamente oneroso, tanto no que concerne aos custos empresariais, como no que tange ao meio ambiente.
Uma das alternativas para resolver essa problemática é o sistema denominado GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que representa um conjunto de ferramentas capaz de armazenar, recuperar e descartar documentos eletrônicos em qualquer formato.
Neste diapasão, dentre suas ferramentas, o GED apresenta três muito importantes: o controle de impressão, sistema eficiente de pesquisa de documentos, desburocratização e segurança no tocante a sigilo de documentos armazenados.
O controle de impressão permite ao administrador utilizar a ferramenta do sistema para customizar parâmetros e restringir de forma eficaz que determinado documento digital torne-se analógico. Esse mecanismo de segurança também possibilita configurar permissões de impressão para cada tipo de usuário e tem se tornado forte aliado na redução de custos com cópias, transporte e espaço. Além dos benefícios supracitados, tal ferramenta contribui reduzindo o consumo de energia e o impacto ao meio ambiente.
O sistema de pesquisa de documentos é sinônimo de facilidade. Isso porque ele dispõe de diversos campos para indexação e classificação de palavras-chave, além de servir de ferramenta de busca através de textos contidos no corpo do documento. Assim, esta ferramenta de simples acesso pode ser utilizada com grande eficiência na consulta realizada.
No tocante às questões de desburocratização e segurança no arquivamento de documentos eletrônicos, ressalta-se o projeto do "Porto Sem Papel", promovido pela SEP - Secretaria de Portos da Presidência da República. O software em comento está sendo utilizado para diminuir a documentação em trânsito, reduzindo assim a burocracia, o custo da impressão e alocação de documentos físicos.
De acordo o Diretor do Departamento de Sistemas de Informações Portuárias da SEP, Luis Fernando Resano, "o PSP eliminando o trâmite de 112 documentos, em diversas vias, e 935 informações em duplicidade junto às seis autoridades anuentes (Polícia Federal, Anvisa, Delegacia da Receita Federal, Vigiagro e Autoridade Portuária), preservando todos os seus aspectos inerentes ao sigilo e a segurança das informações nele produzidas. Isso irá reduzir em média 25% o tempo de estadia dos navios nos portos".
Só através destes exemplos é possível notar que a adoção do GED pode proporcionar grande impacto tantos no cenário público como no privado, reduzindo custos, modernizando os processos de gestão de documentos, tornando mais eficientes e modernas as ferramentas de pesquisa, preservando o meio ambiente, enfim um verdadeiro avanço tecnológico no segmento de gestão de informações e documentos.
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* Carlos Henrique A. Silva é bibliotecário do escritório Kincaid | Mendes Vianna Advogados
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